Costos por confirmar: cuando una entrada trae un costo nuevo

Qué hace

Cuando recibes mercancía, Cuentela saca cuánto te cuesta cada pieza: el costo sin IVA más el IEPS, más el IVA si tu negocio no lo acredita, entre las piezas que trae. Con ese número pone al día el costo de tu catálogo, el que usa para tus márgenes.

Pero si es la primera vez que ese producto tiene costo, o cambió más que tu tolerancia (30 % si no la cambias), el costo no se aplica solo: se queda en Compras › «Costos por confirmar» para que el dueño (o quien tenga el permiso «Costos del catálogo y de recetas») lo vea. La mercancía se recibe igual; lo único que espera es el costo. En esta pantalla, «confirmar» es que el dueño o quien tenga ese permiso apruebe el cambio al costo del catálogo; el precio que todavía no te confirma el proveedor es otro pendiente.

• «Aplicar al catálogo» cambia el costo de tu catálogo. Lo que ya está en tus locales conserva el costo con que entró, y lo que ya vendiste no cambia. Tampoco fija a cuánto cuentan tus próximas ventas: si llevas inventario, salen al costo promedio de tu local, que se movió al recibir la entrada (lo que tenías al costo de antes junto con lo que llegó). Aplicar mueve tus márgenes: la utilidad estimada de la ficha del producto.
• «Descartar» deja el costo que tenías.

También llega aquí el precio que aceptas en una factura del proveedor, si cambia mucho.

Qué no hace

• Sólo lo ve y lo decide el dueño o quien tenga «Costos del catálogo y de recetas». A los demás no les sale la pestaña.
• No revalúa lo que ya tienes en existencia ni tus ventas pasadas.
• Si el costo del producto ya se cambió con fecha posterior a la llegada de esa mercancía, manda ese cambio.
• Si se cancela la entrada, su costo pendiente se descarta. Si llega otra entrada del mismo producto, su costo toma el lugar del que esperaba.
• Si en la configuración de Compras está apagado actualizar el costo, recibir no toca el costo de tu catálogo.

Cómo se hace

1. En «Compras», entra a «Recibir» y abre «Costos por confirmar». Las dos dicen cuántos esperan.
2. En cada producto compara «Lo que tenías» con «Lo que salió en la entrada». Abajo dice por qué se frenó, de qué proveedor y de qué entrada.
3. Pulsa «Aplicar al catálogo» para usar el costo nuevo, o «Descartar» para quedarte con el que tenías.

Para ver el producto antes de decidir, pulsa su nombre: se abre su ficha en Catálogo.

Cambiar cuándo se frena: en la pestaña «Configuración» de Compras, «Avisarme si un costo cambia más de» es el porcentaje de tolerancia, de 0 a 100 % y con dos decimales como mucho. Para que recibir nunca toque tu catálogo, apaga «Actualizar el costo de mi catálogo cuando recibo mercancía». Lee encender y configurar Compras.

Qué pasa si…

…el proveedor todavía no me dice cuánto me cobrará. Esta bandeja no confirma el precio por él. Si en la entrada pusiste una estimación, no la apliques al catálogo como costo confirmado. Si esa propuesta está aquí, el dueño puede pulsar «Descartar» para conservar el costo anterior del catálogo: la entrada y la mercancía recibida se quedan como se apuntaron. La utilidad de la ficha usa ese costo anterior y sigue siendo estimada; no es la ganancia real de esta compra cuyo precio falta conocer. Además, dejar «Costo» vacío al recibir usa el último costo de ese proveedor si existe; sin uno, se recibe sin costo. Vacío no es una marca de precio provisional.

…no soy el dueño ni tengo «Costos del catálogo y de recetas» y abro la pantalla. Sale «Los costos por confirmar los ve y los decide quien es dueño del negocio: es lo que te cuesta cada cosa.»

…al recibir sale «Es un costo nuevo o muy distinto». Ese renglón dejó su costo esperando aquí. Si eres el dueño o tienes «Costos del catálogo y de recetas», el acuse te ofrece «Confirmar costos».

…sale «Es la primera vez que le pones costo». Ese producto no tenía costo: confírmalo para que tus márgenes lo usen.

…sale «No pusiste costo, así que el del catálogo se quedó como estaba». El renglón no tenía costo ni había uno anterior del proveedor. La próxima vez escribe el costo al recibir.

…apliqué el costo nuevo y la venta que siguió salió con otro costo. Es lo esperado si llevas inventario: la venta toma el costo promedio de tu local, no el que aplicaste. Si te quedaban 6 a $30 y llegaron 12 a $40, cada venta cuenta $36.67 hasta que te llegue otra compra. Venta por venta lo ves en Inventario: pulsa «Contar o ajustar» en el producto y baja a «Movimientos», donde cada «Se vendió» dice «Salió a $… c/u, el promedio del local». Lee utilidad.

…«Aplicar al catálogo» dice «El costo directo … supera el precio de venta vigente …». El costo que llegó es mayor que el «Precio» de esa presentación, y lo que se vende no puede costar más de lo que se cobra: sube el «Precio» en Catálogo y aplica otra vez, o pulsa «Descartar». Si es un insumo que ya no se vende (en Restaurante › «Insumos» está como «Sólo cocina»), el costo no se compara con ningún precio y se aplica. Lee costo y utilidad de un producto.

…apliqué y me equivoqué. Corrige el costo a mano en la ficha del producto. Lee costo y utilidad de un producto.

Relacionados

• Recibir mercancía: lo que te llega sube a tu inventario — Apunta en «Me llegó mercancía» lo que te trajo el proveedor; en un solo paso sube a tu inventario, pone al día su pedido y su costo, y deja apuntado lo que le debes.
• Costo y utilidad de un producto (sólo tú los ves) — Anota cuánto te cuesta cada presentación y Cuentela te dice cuánto te deja; sólo lo ve la dueña o el dueño y viene con la suscripción.
• Encender Compras, dar permisos y configurarla — Compras viene apagada. El dueño la enciende en Mis Herramientas, reparte los permisos «Compras» y «Paga a proveedores» en Equipo y ajusta en la pestaña «Configuración» de Compras el IVA, los costos, las tolerancias y los avisos.
• Facturas de proveedores: subir el XML y cuadrarla con lo que llegó — Sube el XML que te manda tu proveedor; Cuentela lo revisa con el SAT, lo compara con lo que te llegó y lo apunta en lo que le debes. Aquí también aplicas sus notas de crédito.