Pedidos a proveedores: armarlo, mandárselo y seguirlo

Qué hace

En Compras › «Pedidos a proveedores» apuntas qué le pediste a cada quien, en cuánto y cómo va. Cada pedido tiene su folio y pasa por estos estados:

• Pedí: lo armaste, pero todavía no se lo mandas.
• Enviado: se lo mandaste por WhatsApp, por correo o por tu cuenta.
• Confirmado: él dijo que sí, por su enlace o porque tú lo anotaste.
• Llegó parte o Llegó todo: según lo que recibes en «Recibir mercancía». Cuando llega todo, el pedido se cierra solo.
• Cancelado, o Cerrado si decidiste que ya no llega el resto.

Al mandarlo, Cuentela te da un enlace y un mensaje armado para pegar en su WhatsApp. Él abre el enlace sin cuenta, ve lo que le pides y puede confirmar el pedido diciendo qué día te lo lleva y dejarte un recado. Lo que no puede es cambiar las cantidades ni los precios: eso se lo pides en una cotización.

Lo que ya le compras sale con su clave, su caja y el último costo. Lo demás que le pidas de tu catálogo queda en «Lo que le compro» de ese proveedor al guardar el pedido.

Con lector de pantalla, cada campo de un renglón y su «Quitar» dicen de cuál es, por ejemplo «Cuánto de «Azúcar»» o «Quitar «Azúcar»»; el de lo que pides, «Qué le pides en el renglón 2».

Qué no hace

• No manda el WhatsApp por ti: te da el mensaje y el enlace para que los copies y los pegues en su conversación.
• El enlace se enseña una sola vez. Si se le perdió, «Volver a enviar» le da uno nuevo y el anterior deja de servir.
• Por correo sólo se puede si hay un correo: el suyo o el que escribas.
• Un pedido que ya recibió algo no se cancela: se cierra con «Ya no llega el resto», o le devuelves lo que llegó mal.
• Lo que pides se cambia sólo mientras está en «Pedí» o enviado.
• Un pedido que se queda en «Pedí» noventa días sin tocarse se cancela solo.

Cómo se hace

Encontrar un pedido: arriba de la lista, en una sola fila como en Catálogo, escribe en «Folio, proveedor o lo que pediste», elige a quién en «Todos los proveedores» y pon las fechas en «Pedidos desde» y «Hasta»: es la fecha en que lo pediste, no la de cuándo lo esperas. Al final de la fila toca cómo van, por ejemplo «Enviado» o «Llegó parte»; puedes tocar varios.

Armar el pedido:

1. En «Compras», entra a «Pedir» (abre en «Pedidos a proveedores») y pulsa «Nuevo pedido». «Volver a Pedidos a proveedores», arriba del título, te regresa a la lista.
2. En «¿A quién le pides?» elige el «Proveedor». Si lo abriste desde la ficha del proveedor (pestaña «Pedidos», «Nuevo pedido», arriba de sus pedidos), ya viene elegido, con lo que le compras.
3. En «¿Qué le pides?», escribe en «Busca qué le pides» y pulsa «Agregar» en cada cosa: lo que ya le compras sale primero y dice «Se lo compras»; lo de tu catálogo que todavía no, «Todavía no se lo compras». Para algo que no tienes, pulsa «Agregar algo que no está en mi catálogo».
4. Ajusta cuánto, cómo lo compras (caja, pieza, kilo) y «Cuánto trae»: en piezas, o en kilos o litros si lo cuentas en gramos o mililitros (el kilo trae 1; el costal de 25 kg, 25). Pon también a cómo. Si dejas el costo vacío, se pone el de la última vez. La cantidad llega hasta 999,999,999 con tres decimales; el costo va desde 0 con cuatro decimales; las piezas que trae, de 0.0001 a 100,000 con cuatro decimales, y vacío es 1, la pieza suelta.
5. En «Cuándo y a dónde» llena «¿Para cuándo lo esperas?» y la «Nota para el proveedor». Enciende «Compartir mi dirección con él» sólo si la necesita para entregarte.
6. Pulsa «Guardar el pedido», en la barra de abajo, que se queda a la vista mientras bajas. Queda en «Pedí» y se abre su ficha. «Cancelar», a su lado, te regresa a la lista; si ya capturaste algo, primero te pregunta.

Mandárselo:

1. En la ficha pulsa «Enviar».
2. Elige «Por WhatsApp», «Por correo», «Por los dos» o «Sólo márcalo como enviado». Por correo, revisa «¿A qué correo?».
3. Pulsa «Mandárselo». Se abre la pestaña «Cómo se lo mandé» con el «Enlace para el proveedor» y el «Mensaje para WhatsApp».
4. Pulsa «Copiar», pégalo en su WhatsApp y pulsa «Ya lo copié».

Seguirlo: en la lista ves el estado de cada pedido. En la ficha, «Lo que le pedí» dice cuánto llegó y cuánto falta de cada cosa, y «Lo que llegó» enseña las entradas de ese pedido. El nombre de cada producto de «Lo que le pedí» abre su ficha en Catálogo.

Si se lo pediste por teléfono y ya te llegó: abre el pedido, que sigue en «Pedí», y pulsa «Ya me llegó». La entrada abre con «Este pedido lo hice por teléfono» encendido; al apuntarla, el pedido se da por pedido. Lee recibir mercancía.

Si te confirmó por teléfono: pulsa «Confirmar a mano», elige «¿Por dónde te lo dijo?», escribe «¿Para cuándo te lo prometió?» y pulsa «Anotar que me lo confirmó».

Cambiarlo: pulsa «Cambiar lo que pedí» y luego «Guardar los cambios».

Cuando llegue: pulsa «Ya me llegó». La entrada se llena con lo que falta; lee recibir mercancía.

Cerrarlo o cancelarlo: con una parte recibida, «Ya no llega el resto» y «Sí, ciérralo»: lo que llegó se queda. Sin nada recibido, «Cancelar» y «Sí, cancélalo»: su enlace deja de servir. En las dos puedes escribir por qué.

El papel: «Ver PDF» abre el pedido para imprimirlo o guardarlo.

Qué pasa si…

…el proveedor me dejó un recado al confirmar. Sale arriba de las pestañas del pedido, «Te escribió tu proveedor: «…»», con su día y hora, y en «Historial» como «Recado: «…»». Si lo corrige, ves el último. Él también lo vuelve a ver al abrir su enlace. Lo que tú anotas con «Confirmar a mano» queda en el historial, pero no se le enseña a él.

…confirman o reciben el pedido desde otra pantalla. La lista y la ficha vuelven a consultar el pedido en el panel y la app. El panel conserva la edición que todavía no guardaste. Las fotos o documentos que otra persona agrega o quita también se vuelven a consultar en la ficha.

…en el renglón sale «3 Cajas = 72 Latas» o un aviso en rojo. Si en Catálogo dijiste lo que trae esa presentación, el renglón dice cuánto suma lo que pides («3 Bolsas = 3 kg» en un insumo que se cuenta en gramos). Si el factor no cuadra con lo que trae, sale, por ejemplo, «Lo que trae dice 1 kg por Bolsa; aquí dice 1 g.», con un botón «Usar» que trae ese factor (1,000 g): púlsalo para ponerlo. Si el tuyo es el bueno, déjalo. Algo que todavía no le compras y ya dice lo que trae entra al pedido con ese factor. Lee presentaciones.

…«Guardar el pedido» (o «Guardar los cambios») no se enciende y en «Cuándo y a dónde» sale un aviso de la cantidad, el costo o la equivalencia. Hay una cifra que no se puede guardar, y el aviso dice cuál y de qué renglón:

• «La cantidad de «…» tiene que ser mayor que cero.», «La cantidad de «…» lleva más de tres decimales: lo más fino que se guarda es 0.001.» o «La cantidad de «…» es demasiado grande: revisa si se te fue un cero.» Un 0 o −1 escritos ya no dejan el renglón fuera sin avisar.
• «La equivalencia de «…» tiene que ser mayor que cero; si viene suelta, déjala en 1.», «La equivalencia de «…» es demasiado grande: lo más es 100,000 por unidad.» o «La equivalencia de «…» lleva más de cuatro decimales.»
• «El costo de «…» no puede ser negativo.» o «El costo de «…» lleva más de cuatro decimales.»

Corrige esa cifra y el botón se enciende. Es la misma regla que al recibir con «Ya me llegó». Un 0 en las piezas que trae ya no se cambia solo por 1, y con un renglón malo no se guarda sólo el bueno: hay que corregirlo.

…sale «Escribe a qué correo se lo mandamos, o mándaselo sólo por WhatsApp». Elegiste el correo y no hay a dónde mandarlo: escribe uno en «¿A qué correo?» o elige «Por WhatsApp».

…el proveedor no me contesta por el enlace. No hace falta que confirme: puedes recibir su mercancía igual. Si te dijo que sí por otro lado, usa «Confirmar a mano».

…se me perdió el enlace. Pulsa «Volver a enviar»: le damos uno nuevo y el anterior deja de servir.

…llegó menos de lo que pedí. En el panel, entra a «Compras» › «Pedir» › «Pedidos a proveedores», abre el pedido y pulsa «Ya me llegó». La entrada se llena con lo pendiente: en «Cuánto» escribe sólo lo que recibiste esta vez; si pediste diez piezas y llegaron seis, cambia 10 por 6, no escribas las cuatro que faltan. Pulsa «Apuntar lo que me llegó». El pedido queda en «Llegó parte» y, en «Lo que le pedí», «Llegó» dice 6 y «Falta» dice 4. Déjalo abierto si esperas las otras cuatro; cuando lleguen, recíbelas desde el mismo pedido. «Ya no llega el resto» sólo se usa si sabes que no te lo van a surtir. En la app, el botón del pedido se llama «Me llegó».

…el proveedor no sale en la lista. Si lo marcaste «Ya no le compro», no se ofrece para pedirle: vuelve a encenderlo en su ficha con «Volver a comprarle».

…no me sale «Cancelar». El pedido ya recibió mercancía: ciérralo con «Ya no llega el resto».

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