Prestadores y horarios: quién atiende y cuándo

Qué hace

Un prestador es una persona de tu equipo que atiende citas. En Agenda, pestaña «Prestadores y horarios»:

• Agregas a quien atiende y lo pausas cuando no quieras que le caigan citas nuevas. Cada renglón tiene su botón «Editar»; con lector de pantalla, ese botón dice de quién es, por ejemplo «Editar a Solís».
• Le pones su horario semanal: qué días trabaja y de qué hora a qué hora.
• Le pones excepciones: un día libre, o un horario especial ese día sin cambiar su semana. Cada una sale en su ficha con su rango, en la hora de tu negocio, y si deja la hora disponible, por ejemplo «8 oct, 23:00 a 9 oct, 00:00 · No disponible».
• Dices quién puede prestar cada servicio, para que la agenda sólo ofrezca horas con quien sí hace esa atención.

En la pestaña «Configuración» están las reglas de agenda: la zona horaria, con cuánta anticipación se puede agendar, cada cuántos minutos se ofrece una hora y hasta cuántos días por delante.

Con todo eso se calculan las horas libres que ves al agendar una cita y las mismas que ve tu clientela al reservar: a quien sólo agregaste no le sale ninguna hasta que guardas su horario y la enciendes en cada servicio que hace.

Agenda viene con la suscripción de Cuentela, que incluye 3 prestadores disponibles para citas.

Qué no hace

• Un prestador siempre es una persona de tu equipo. No se da de alta un sillón ni a alguien sin cuenta: primero se invita en Equipo. Y una persona no puede tener dos agendas.
• Agregar a alguien no le guarda horario ni lo enciende en ningún servicio, aunque al abrir su ficha con «Editar» veas de lunes a sábado, de 09:00 a 18:00, encendidos: eso lo propone la pantalla, no está guardado, y el «Disponible» de su renglón tampoco lo dice (sólo es «Disponible para citas»). El horario se guarda cuando pulsas «Guardar prestador y horario» y sale «Prestador y horario guardados.»; el servicio, cuando lo enciendes en «Quién puede prestar cada servicio». Le faltan las dos: con una sola sigue sin salirle ninguna hora, ni al agendar, ni en la app de tu clienta, ni en tu bot de WhatsApp.
• Cada día lleva un solo horario, de la entrada a la salida.
• Una excepción es de un solo día: para varios días, agrega una por día.
• Desde el panel no se borra un prestador ni una excepción. Al prestador lo pausas apagando «Disponible para citas»; una excepción la corriges abriéndola.
• Cambiar un horario, pausar a alguien o cambiarlo de local no mueve ni cancela sus citas ya agendadas: ésas se mueven o se cancelan una por una, desde el calendario.

Cómo se hace

Agregar a quien atiende

1. En Agenda, entra a «Prestadores y horarios» y pulsa «Agregar prestador».
2. Escribe su «Nombre» y elige en «Persona del equipo» a quién corresponde.
3. Si quieres, dale un «Color (opcional)» para reconocerlo en el calendario. Deja encendido «Disponible para citas».
4. Pulsa «Agregar prestador». La ficha se cierra y la ves en la lista con «Disponible».
5. Todavía no le salen horas: ponle su horario (abajo) y enciéndela en cada servicio que hace.

Ponerle su horario de la semana

1. En su renglón, pulsa «Editar».
2. En «Horario semanal» enciende los días que trabaja y escribe su entrada y su salida, por ejemplo 09:00 y 18:00. Usa 24:00 si termina a medianoche. Si nunca le guardaste horario, ya verás de lunes a sábado, de 09:00 a 18:00: es la propuesta, no lo guardado.
3. Revisa los siete días y pulsa «Guardar prestador y horario», aunque no hayas cambiado nada. Se guarda la semana tal como la ves y sale «Prestador y horario guardados.».

Un día libre o un horario especial

1. En su ficha, baja a «Excepciones».
2. En «Inicia» y «Termina» pon el día y las horas.
3. Para bloquear esas horas deja apagado «Horario disponible»; para abrir un horario especial, enciéndelo.
4. Si quieres, escribe una «Nota (opcional)» y pulsa «Agregar excepción».
5. La excepción sale en la lista de arriba, con su día y sus horas en la hora de tu negocio. Para corregirla, tócala: vuelve al formulario.

Decir quién hace cada servicio

1. En «Quién puede prestar cada servicio», elige el «Servicio». Sin elegirlo no sale nadie. Si tienes más de 30 servicios, arriba sale «Buscar servicio»: escribe su nombre o su clave, y «Ver más servicios» trae los siguientes.
2. Enciende a cada persona que lo hace y apaga a quien no. Se guarda en cuanto lo mueves: no hay botón para guardar y ahí no sale ningún aviso. Si al volver a elegir el servicio sigue encendida, quedó. A quien tiene apagado «Disponible para citas» no la puedes encender.
3. Compruébalo: pulsa «Nueva cita», elige ese «Servicio» y, en «Prestador», a esa persona (si no sale, no quedó encendida); pon el día en «Fecha y hora» y pulsa «Ver horarios disponibles». Son las mismas horas libres que ve tu clienta al elegir ese día en su app, y los botones dicen la hora de tu negocio: toca uno y «Fecha y hora» pone esa misma hora (citas).

Las reglas de tu agenda

1. Entra a la pestaña «Configuración».
2. En «Reglas de agenda» ajusta «Zona horaria», «Anticipación mínima (minutos)», «Cada cuántos minutos» (de 5 a 120) y «Máximo de días por delante».
3. Pulsa «Guardar reglas».

Quién ve qué

• Tú, como dueña o dueño, ves y mueves las citas de todo el negocio.
• Para que alguien de tu equipo vea Agenda en su menú, en Equipo enciéndele el permiso «Atiende citas» (área «Citas»). Para que también cambie prestadores, horarios y reglas, «Configura la agenda»: atender citas no lo trae.
• Quien atiende citas ve sólo las suyas, en «Mi agenda»: no ve ni puede mover o cancelar las de otra persona. Tampoco administra la agenda: sólo le sale «Calendario», sin «Prestadores y horarios» ni «Configuración», salvo que le des «Configura la agenda». Para que vea y mueva las de todo el equipo, enciéndele también «Ve la agenda de todos». Sólo tú cambias permisos.

Darle «Ve la agenda de todos» a alguien que atiende citas

1. Entra a Equipo y pulsa «Ver permisos de …» con su nombre.
2. En el área «Citas», deja encendido «Atiende citas» y enciende «Ve la agenda de todos». Con eso ve, mueve y cancela las citas de todas.
3. Pulsa «Guardar los permisos». Sale «Permisos guardados» y su tarjeta dice «Opera: Atiende citas, Ve la agenda de todos.».
4. Que abra Agenda otra vez o toque «Actualizar»: donde decía «Mi agenda» ya dice «Agenda», y en «Prestador» sale «Todo el equipo».

Qué pasa si…

• …ya pusiste a quien atiende en la agenda y no sale ninguna hora para que te reserven mañana, aunque trabaje todo el día; o no salen horas de alguien, o tu bot de WhatsApp dice que no hay horarios. «Agregar prestador» sólo la da de alta: no guarda su horario ni la enciende en ningún servicio, y con una sola de las dos sigue sin salir nada. Revisa cuatro cosas: que su horario esté guardado (abre «Editar» y pulsa «Guardar prestador y horario», aunque ya veas su semana: la ficha la enseña aunque nunca se haya guardado), que esté encendida para ese servicio en «Quién puede prestar cada servicio» (elige el «Servicio» y mueve su interruptor: se guarda solo, sin aviso), que tenga encendido «Disponible para citas» y que ese día no tenga una excepción que lo bloquee. Compruébalo con «Nueva cita» y «Ver horarios disponibles». Tu clienta ve las horas al volver a elegir el día en su app (antes le salía «No encontramos horarios libres ese día.»); no hay que avisar ni publicar nada más.
• …vas a sumar a otra persona que atiende (una muchacha nueva) y no sabes si la agregas directo en la agenda o primero la das de alta en otro lado. Primero invítala en Equipo con «Invitar a alguien al equipo»: tu plan trae una plaza de equipo además de ti, y si ya la ocupa alguien, Equipo dice «Ya ocupaste tus plazas de equipo. Libera una o compra otra en «Plazas de equipo», más abajo.» (plazas). Cuando acepte, «Agregar prestador», guarda su horario con «Guardar prestador y horario» y enciéndela en cada servicio que hace.
• …la persona no aparece en «Persona del equipo». Primero invítala en Equipo; después ya la puedes elegir.
• …sale «Esa persona ya es el prestador «…». Una persona no puede tener dos agendas: se le encimarían las citas». Esa persona ya tiene su agenda: edita la que ya tiene en vez de agregar otra.
• …escribes mal una hora. Sale «Escribe la hora así: 09:00.» o «La hora de salida tiene que ser después de la de entrada.» Puedes escribir 930 y se guarda como 09:30.
• …sale «Una excepción no puede cruzar más de un día local». Cada excepción cabe en un solo día. Para una semana de vacaciones, agrega una por cada día.
• …llegas al tope de tu plan. Al agregar o volver a encender a alguien sale «Tu plan incluye 3 prestadores y ya están ocupados. Para darle el lugar a otra persona, apaga «Disponible para citas» de alguien». Si ya tenías más encendidos de los que caben, el aviso dice las dos cifras: «Tu plan incluye 3 prestadores y traes 4 disponibles para citas». Hoy no hay plazas extra de agenda a la venta. Los que tienen apagado «Disponible para citas» no ocupan lugar.
• …«Agregar prestador» está apagado. Hay un prestador que dice «Falta asignar» y arriba sale el aviso «Falta decir quién es … dentro del negocio». Ábrelo con «Editar» y elige en «Persona del equipo» a quien lo atiende.
• …das de baja en Equipo a alguien que atiende citas. Si tiene citas por delante no te deja: sale «Tiene … por delante: reasígnalas a otra persona o cancélalas antes de darla de baja». Sin citas por delante, su agenda se apaga y se conserva su historial.
• …tienes más de un local. En su ficha sale «¿En qué local atiende?». Cada persona tiene una sola agenda: si la cambias de local, te enseñamos sus citas futuras para que decidas qué hacer con cada una.
• …alguien del equipo ve «Mi agenda». Atiende citas y ve sólo las suyas, con su nombre junto a «Prestador». Si debe ver las de todos, enciéndele «Ve la agenda de todos».
• …quien ve «Mi agenda» necesita mover la cita de una compañera. No puede: la cita ni le aparece, y el sistema no le deja moverla, cancelarla ni pasarle una suya. La mueves tú, la compañera desde su propia agenda o alguien con «Ve la agenda de todos». Tú lo haces en Agenda, «Calendario»: abre la cita, pulsa «Reprogramar», cambia la «Fecha y hora» y pulsa «Guardar nuevo horario» (citas). Si esa persona te cubre seguido, dale «Ve la agenda de todos» como dice arriba.

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