Quién recibe cada aviso: dueño, equipo, equipo con permiso y cliente

Qué hace

Cada aviso que Cuentela manda al teléfono o al navegador está declarado para un grupo de personas, y el grupo se resuelve cuando el aviso sale. Son seis grupos:

• La persona a quien se refiere el aviso, casi siempre tu cliente: la cuenta a la que pertenece el pedido, la devolución o la cotización.
• Todo el equipo. La persona dueña y el equipo operativo, sin mirar permisos. No incluye a quien esté suspendido por el plan ni a quien se haya quedado sin plaza; la persona dueña nunca se descarta.
• Sólo las personas dueñas.
• Una persona en concreto, la que nombra el propio aviso, por ejemplo quien lleva una entrega o quien pidió una imagen.
• La persona dueña y quien tenga un permiso encendido. Aquí el permiso tiene que estar encendido: si no, el aviso no llega. Tampoco llega a quien esté suspendido por el plan.
• El equipo con el permiso abierto. La persona dueña siempre; el resto del equipo si no está suspendido por el plan ni por plazas y tiene ese permiso encendido. Nada viene encendido de origen: «Atiende pedidos» lo tiene sólo quien lo tiene encendido en Equipo.

Un mismo hecho puede avisar a dos grupos con textos distintos. Cuando entra un pedido, tu cliente recibe «Pedido {folio} recibido» y el equipo con «Atiende pedidos» recibe «Nuevo pedido {folio}».

Al cliente

• «Pedido {folio} recibido», «¡Va en camino!», «Te llegó tu pedido {folio}», «Tu devolución del pedido {folio}» (cuando no la aceptan) y «¡Aceptaron tu devolución!», «Tienes una cotización», «Tu canje de puntos» y «Recordatorio de pago».
• Su visita en el programa de puntos: «Tu visita ya cuenta» cuando el negocio la confirma, «Tu visita no se confirmó» cuando la rechaza y «Tu visita ya no se puede confirmar» cuando pasó el tiempo o cambió la regla de visitas. Antes sólo lo sabía si tenía la app abierta.
• La excepción: quien un negocio dio de alta y todavía no confirma. A la persona que la dueña o el equipo dio de alta a mano, importándola de un Excel o en la caja, y que aún no contesta «¿Eres cliente de …?» en su app (o contestó «No soy yo»), no le llega ningún aviso de ese negocio: ni el push ni lo que su app recibe en vivo. Cuando contesta «Sí, soy su cliente» —o activa su cuenta con el enlace de «Invitar a activar» o con el QR «Activa tu cuenta» del ticket—, empiezan a llegarle.

A todo el equipo

• «Tu tienda no pudo aceptar a un cliente», cuando el cupo de clientes del plan gratuito dejó fuera a alguien que quiso comprarte.

Sólo a las personas dueñas

• Fiado: «Te están pidiendo fiado». Un canje de puntos no tiene aviso propio: nace como pedido desde el carrito y se avisa como cualquier pedido.
• Clientes dados de alta: «Un cliente dice que ese teléfono no es suyo», cuando la persona a quien diste de alta contesta «No soy yo» en su app. El texto dice «Revisa su ficha: lo que le apuntaste se queda ahí.»
• Pagos de clientes: «Pago por conciliar».
• Timbres: «Te quedan pocos timbres», «Te quedaste sin timbres», «Tus timbres están por vencer» y «Ya tienes tus timbres».
• Compras: «Le pagaron a un proveedor», sólo cuando el pago lo registra alguien del equipo.
• Plan y asistente: «Se acabó tu prueba» y «Tu asistente de WhatsApp se quedó sin tokens».

A una persona en concreto

• «Te asignaron una entrega», a quien lleva el pedido, salvo cuando la entrega le llega como oferta.
• «Ya no llevas el pedido {folio}», a quien lo llevaba y lo pierde.
• Marketing: «Tu imagen está lista» o «Tu video está listo», a quien lo pidió, cuando ya está en Marketing; y «No se pudo crear tu imagen» o «No se pudo crear tu video», también a quien lo pidió, cuando no salió: en una imagen dice «No se te cobró», y en un video, que tus respuestas volvieron a tu bolsa. Si se cancela porque archivas una pieza que todavía no empezaba a crearse, no hay aviso. Le llega a esa persona aunque no sea la dueña; el resto del equipo no se entera.

A la persona dueña y a quien tenga el permiso encendido

• «Facturación»: «Te pidieron factura» y «No se pudo timbrar una factura» (o una nota de crédito o un complemento de pago). Este último sale cuando el timbrado se rechaza y también cuando se abandona tras varios intentos.
• «Costos del catálogo y de recetas»: «Un costo por confirmar» y «El costo de un producto cambió».
• «Inventario»: «El traslado {folio} llegó con diferencia». Sale sólo cuando la diferencia nace; revisarla o resolverla no avisa.
• «Compras»: «El proveedor canceló una factura», «Una factura no cuadra con lo que llegó» (o «Una factura trae N diferencias») y el aviso diario «Te falta pedir N productos».
• «Paga a proveedores»: «Esta semana vencen {monto}» y «Se te venció una cuenta».
• «Conversaciones»: «Un cliente te escribió por {canal}», cuando la conversación espera a una persona, y «Alguien quiere hablar con una persona».

Al equipo con «Atiende pedidos»

• «Nuevo pedido {folio}», «La caja vendió mercancía apartada», «El cliente ya lo tiene», «Salió a reparto», «Entrega por llegar», «Pedido {folio} entregado» y «Te piden una devolución del pedido {folio}».
• «Se canceló solo el pedido {folio}», sólo cuando el pedido se cancela por no confirmarse a tiempo o por no recogerse.

Al equipo con «Atiende citas» o «Ve la agenda de todos»

• Citas: «Te apartaron una cita», «Un servicio quedó por agendar», «Movieron una cita» y «Cancelaron una cita». Son sólo para quien atiende la agenda: el código no declara ningún aviso al teléfono de la clienta por su cita, ni un recordatorio.

Al equipo con «Inventario»

• Inventario: «Hay que resurtir» (o «Hay que resurtir N productos»), «Se agotó un producto» (o «Se agotaron N productos») y «Un producto quedó por debajo de lo apartado». Salen de un movimiento de inventario y sólo cuando pasa alguno de esos hechos; si pasan varios a la vez sale uno solo, en ese orden de prioridad: por debajo de lo apartado, agotado y por resurtir.

En pantalla, no al teléfono: el programa de puntos

• Las visitas por confirmar, los canjes y los movimientos de puntos llegan en vivo a «Puntos y visitas» de la persona dueña y de quien tiene «Atiende el programa de puntos». Antes los veía llegar sólo la persona dueña, y una visita sin confirmar vence a los 10 minutos.
• Los cambios de la regla de puntos y de los locales con visitas los ve llegar, además, quien tiene «Configura el programa de puntos».
• Son pantallas abiertas que se vuelven a leer solas, no avisos al teléfono.

Al equipo con «Autoriza devoluciones»

• «{persona} pide permiso para devolver {monto}», cuando alguien del equipo pide desde su caja devolver una venta sin tener permiso para hacerlo. El texto dice «Apruébala o recházala en el panel, en Mostrador», y al tocar el aviso se abre «Más»: la app no resuelve esas devoluciones, se aprueban en el panel, en Mostrador, en «De la caja, por aprobar». Ya no le llega a quien sólo tiene «Atiende pedidos».

Qué no hace

• No asegura que el aviso llegue a un aparato. Se manda a los aparatos que la persona registró al activar los avisos; sin ninguno, no se manda nada y no es un error. Que el aparato lo enseñe depende del sistema del teléfono o del navegador.
• No te enseña a quién le llegó un aviso. Ni el panel ni la app tienen una lista de los avisos mandados ni de los teléfonos de tu equipo. Que un pedido haya entrado no prueba que el aviso sonó en el teléfono de nadie.
• No le avisa a la clienta de su cita. Los avisos de cita son del equipo con acceso a la agenda.
• No manda a todo el equipo los avisos de «Hay que resurtir» y «Se agotó». Los recibe quien tenga «Inventario».
• No manda a todo el equipo los avisos de dinero de Compras. «Esta semana vencen» y «Se te venció una cuenta» van a la persona dueña y a quien tenga «Paga a proveedores»; los costos van a la persona dueña y a quien tenga «Costos del catálogo y de recetas».
• No avisa de lo que hace alguien de tu equipo desde el panel. Apartar mercancía a mano, abrir o editar un local o guardar un cambio del escaparate no mandan aviso al teléfono de nadie.
• No avisa de cada paso de un traslado. El aviso propio de un traslado sale sólo cuando llega con diferencia.

Cómo se hace

Para saber por qué te llega, o no te llega, un aviso:

1. Ubica el título del aviso en la lista de arriba y mira en qué grupo está.
2. Si es un aviso con permiso, entra a «Equipo» (sólo la persona dueña da permisos), abre «Ver permisos de …» con el nombre de la persona y revisa el permiso que dice el grupo: «Atiende pedidos», «Autoriza devoluciones», «Inventario», «Compras», «Paga a proveedores», «Facturación» o «Conversaciones».
3. Revisa que la persona tenga los avisos activos en su aparato: en su app, en «Más», el renglón «Avisos» debe decir «Encendidos en este teléfono». Los pasos están en Activar los avisos de pedidos.
4. Si el aviso es sólo de los dueños, no hay permiso que dar: ese aviso no sale para el equipo.
5. Que le lleguen otros avisos no prueba que le toque éste: «Tu tienda no pudo aceptar a un cliente» va a todo el equipo sin mirar permisos, «Se agotó un producto» y «Hay que resurtir» a quien tiene «Inventario», y «Nuevo pedido» sólo a quien tiene «Atiende pedidos».

Qué pasa si…

…entró un pedido y a tu empleado no le avisó en el teléfono, y a ti sí. Son tres cosas distintas; revísalas en este orden:

• Si le toca ese aviso. «Nuevo pedido» le llega sólo a la persona dueña y al equipo con «Atiende pedidos». En «Equipo», si su tarjeta no nombra «Atiende pedidos», ese aviso no se le manda aunque su teléfono tenga los avisos encendidos: enciéndeselo en «Ver permisos de …» y pulsa «Guardar los permisos». Tampoco le llega si está suspendido por el plan o se quedó sin plaza.
• Si su teléfono está dado de alta para los avisos. Con «Atiende pedidos», el aviso sale sólo a los teléfonos donde esa persona encendió los avisos de la app y sigue con la sesión abierta: en su app, en «Más», el renglón «Avisos» debe decir «Encendidos en este teléfono».
• Si el teléfono los deja salir. «Apagados; reactívalos en Ajustes del teléfono» es el permiso del sistema: en Ajustes del teléfono, en Cuentela, hay que encender Notificaciones.

Cuentela no te enseña a quién le sonó el aviso, y que el pedido haya entrado no lo prueba. Lo que sí ve quien tiene «Atiende pedidos» es el pedido en su bandeja. Cuando lo arregles, el aviso le llega desde el siguiente pedido: el que ya entró no se vuelve a mandar.

…en la app de alguien de tu equipo, «Avisos» no dice «Encendidos en este teléfono». «Recibe pedidos y cambios aunque no mires la app» quiere decir que todavía no los activa (por ejemplo, tocó «Ahora no»): que toque el renglón y permita las notificaciones. «No disponibles en este dispositivo» quiere decir que ese aparato no recibe avisos del sistema, por ejemplo porque abre Cuentela en el navegador: que use la app instalada en un Android o un iPhone. «Apagados; reactívalos en Ajustes del teléfono»: que encienda las notificaciones de Cuentela en Ajustes del teléfono. Si cerró sesión en ese teléfono, o se la cerraron desde «Dónde estás abierto», deja de recibirlos hasta que vuelva a entrar.

…una cajera pidió permiso para devolver y a mi encargada no le llegó el aviso. El aviso «{persona} pide permiso para devolver {monto}» sale sólo a la persona dueña y a quien tiene «Autoriza devoluciones» encendido, con los avisos activos en su teléfono. Revisa en «Equipo», en «Ver permisos de …», que lo tenga («Atiende pedidos» ya no basta) y pulsa «Guardar los permisos». Aunque el aviso no llegue, la devolución espera en Mostrador, en «De la caja, por aprobar», y en la campana, como «Devoluciones de la caja por aprobar».

…a alguien le llega «Tu tienda no pudo aceptar a un cliente», pero no el aviso de un pedido nuevo. Su teléfono sí recibe avisos de Cuentela: el de cupo va a todo el equipo, sin mirar permisos. El de pedido nuevo pide «Atiende pedidos»: revisa en «Equipo» si su tarjeta lo nombra.

…alguien de tu equipo recibe un aviso en el teléfono y ya le apagaste ese permiso. Con la app abierta, la app lo enseña sólo si su cuenta puede abrir la pantalla a la que lleva, según los permisos que la app le conoce. Si lo toca desde el aviso del sistema, la app comprueba su sesión, el negocio y esos permisos y, si no puede abrirlo, dice «No pudimos abrir este aviso. Revisa que aún tengas acceso.»

…alguien está suspendido por el plan. No recibe los avisos de todo el equipo, ni los del equipo con permiso, ni los de la persona dueña y un permiso. Quien se quedó sin plaza tampoco recibe los de todo el equipo ni los del equipo con permiso. La persona dueña nunca se descarta.

…«Conversaciones» está apagada o el plan venció. Los avisos de mensajes de clientes y «Alguien quiere hablar con una persona» no se mandan, lleguen por la app, por correo o por WhatsApp. Apagar sólo «Ventas por WhatsApp» no los calla: lo que te escriben por la app y por correo sigue avisando.

…un traslado llega con diferencia. Se avisa a la persona dueña y a quien tiene «Inventario». Cuando alguien la revisa o la resuelve, ya no hay otro aviso.

…una factura no se puede timbrar. Se avisa a la persona dueña y a quien tiene «Facturación», con el desenlace en el texto: se rechazó, o se abandonó tras varios intentos.

…una persona del equipo registra un pago a un proveedor. La persona dueña recibe «Le pagaron a un proveedor»; si lo registra la propia persona dueña, no hay aviso.

…tu encargada confirma visitas y no las ve llegar sola en «Puntos y visitas». Revisa en «Equipo», en «Ver permisos de …», que tenga «Atiende el programa de puntos» y guarda los permisos: sólo la persona dueña y quien lo tiene encendido ven llegar las visitas por confirmar y los canjes con la pantalla abierta. Con «Configura el programa de puntos» sin «Atiende» no le salen las visitas ni los canjes: esos datos no son suyos.

…nadie tiene la app ni los avisos activos. El aviso no sale a ningún aparato y no se marca como error: el aviso al teléfono es para quien no está mirando la pantalla, y las pantallas abiertas se enteran por la conexión en vivo. Lo pendiente de pedidos, compras, traslados y demás se cuenta en La campana de pendientes.

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