Citas: ver horarios, agendar, confirmar, mover y cancelar

Qué hace

En Agenda ves las citas de tu negocio y las atiendes. Tiene tres pestañas: «Calendario», «Prestadores y horarios» y «Configuración». Este artículo es del calendario; quién atiende y en qué horario se arregla en prestadores y horarios.

• Ves las citas por día, por semana o en lista, y las filtras por prestador y por estado. En la lista, que junta varios días, cada cita dice su día y su hora, por ejemplo «7 oct, 10:00 - 11:30»; si cruza la medianoche, también el día en que acaba, «8 oct, 23:15 - 9 oct, 00:00».
• Agendas tú una cita con «Nueva cita», arriba de la Agenda (tocar un día del calendario no abre nada): eliges el «Servicio», quién lo atiende y la hora. En «Servicio» sólo salen las opciones que se reservan con cita; una que cobras en el mostrador sin cita, como un peinado sencillo, no sale y no ocupa tu agenda. Antes de agendar puedes ver las horas libres de esa persona en el día que elijas.
• Esas horas salen de su horario de la semana, de sus días libres, de las citas que ya tiene (con los márgenes del servicio) y de las reglas de tu agenda: la anticipación mínima y hasta cuántos días por delante agendas.
• Desde la ficha de cada cita la confirmas, la cambias de hora o de prestador, la cancelas o marcas cómo terminó.

Cada cita lleva su estado: «Retenida» (el horario está apartado y falta confirmarla), «Confirmada», «En curso», «Completada», «Cancelada» o «No asistió».

Agenda viene con la suscripción de Cuentela y necesita la herramienta «Agenda» encendida.

Qué no hace

• La cita que agendas no queda firme sola: nace «Retenida» y, si no la confirmas en 15 minutos, se cancela. El aviso «La cita quedó agendada.» no te lo recuerda.
• No le avisa a tu clienta. Si agendas, confirmas, mueves o cancelas su cita no le llega notificación ni mensaje: lo ve sólo cuando abre su app. Tampoco se le manda recordatorio antes de la cita, y no hay nada que activar para eso: recuérdaselo tú.
• No cuenta visitas ni canjea puntos: completar una cita no avanza la tarjeta de visitas ni usa una recompensa. Eso se hace al cobrar en la caja, o en Puntos y visitas. Los puntos por compra de una cita, en cambio, sí esperan a «Completar» (lee «Qué pasa si…»).
• No cobra, ni anticipo. La cita que agendas no lleva pedido ni pago: nada se le cobra por adelantado para apartarla. «Completar» no registra dinero, y cobrar el pedido de la cita no la completa: son dos pasos. La cita que tu clienta reservó en su app ya trae su pedido; se cobra ese pedido, no el servicio otra vez.
• No agenda en fechas pasadas ni después del último día que tu negocio agenda por delante.
• Una cancelación no se deshace, y una cita completada o marcada «No asistió» ya no se mueve.
• En «Servicio» sólo salen las opciones que se reservan con cita (si un servicio tiene una opción con cita y otra sin cita, sólo sale la que se reserva), y en «Prestador» sólo quien puede dar ese servicio.
• En la app del negocio, «Nueva cita» todavía encuentra también las opciones sin cita cuando las buscas en «Servicio». Con una de ésas, el botón dice «Registrar servicio» y sólo deja una cita «Por agendar», sin horario y sin cobro aunque elijas un «Cobro asociado»; no sale en este calendario. Para cobrar ese servicio, usa la caja.
• Las citas «Por agendar» también nacen en la caja, y este calendario no las enseña. Cada servicio que se vende en la caja nace así, sin hora. Si se reserva con cita y la venta ya llegó a Cuentela, el acuse de la caja deja ponerle hora con «Ponerle hora». Con la hora puesta aparece aquí; sin ella, no sale en «Día», «Semana» ni «Lista», que sólo acomodan citas con hora.

Cómo se hace

Ver los horarios libres y agendar

1. En Agenda, pulsa «Nueva cita».
2. En «Servicio» elige la atención. Si tienes más de 30 servicios, arriba sale «Buscar servicio»: escribe su nombre o su clave y la lista trae los que coinciden. Las horas libres dependen de cuánto dura.
3. En «Prestador» elige quién la atiende; por ejemplo, Solís.
4. En «Fecha y hora» pon el día; por ejemplo, mañana. La hora la escoges en el paso siguiente.
5. Pulsa «Ver horarios disponibles». Salen las horas libres de esa persona ese día: toca una y queda puesta en «Fecha y hora». Si después cambias el «Servicio», el «Prestador» o la «Fecha y hora», esas horas se borran porque eran de lo de antes: vuelve a pulsarlo.
6. Si quieres, elige en «Cliente (opcional)» de quién es la cita y escribe algo en «Notas (opcional)». En las notas caben 500 caracteres; abajo ves cuántos llevas.
7. Pulsa «Agendar cita».
8. Confírmala enseguida: búscala en «Lista», tócala y pulsa «Confirmar». Sale «La cita quedó confirmada.» y su estado dice «Confirmada»: ésa ya no se cancela sola.

Si en el calendario estás mirando ese día o filtraste por esa persona, la cita nueva ya empieza con ellos.

Mirar tu agenda

• Cambia entre «Día», «Semana» y «Lista». Las flechas te llevan un día o una semana para adelante o para atrás, y «Hoy» te regresa. En «Lista» cada cita dice su día además de su hora.
• En «Prestador» elige a una persona o «Todo el equipo»; en «Estado», qué citas quieres ver.
• Pulsa «Actualizar» para traer lo último.

Mover, cancelar o cerrar una cita

Toca la cita en el calendario o en la lista para abrir su ficha.

• Moverla: pulsa «Reprogramar», cambia el «Prestador» o la «Fecha y hora» y pulsa «Guardar nuevo horario». Para ver lo libre, pulsa «Ver horarios disponibles» después de elegir el prestador y el día, y toca una hora: si los cambias, las horas que ya salieron se borran. Salen también las horas que sólo se enciman con la misma cita que mueves: una cita de 12:00 a 13:00 se puede pasar a las 12:15. Otra cita de esa persona sí las tapa.
• Cancelarla: escribe el «Motivo de cancelación», pulsa «Cancelar cita» y luego «Sí, cancélala».
• Atenderla: pulsa «Iniciar» cuando empieza, «Completar» cuando termina, o «No asistió» si no llegó. Pulsa «Completar» aunque ya la hayas cobrado: sin eso no le llegan sus puntos por esa cita.

Qué pasa si…

• …le apartaste una hora a tu clienta, dice «Retenida» y pensaste que le llegaría el aviso: ¿ya quedó firme o se puede caer? Todavía no está firme: «Retenida» sólo aparta la hora 15 minutos y, si no la confirmas, se cae sola. Ábrela en «Lista» y pulsa «Confirmar»: sale «La cita quedó confirmada.» y dice «Confirmada», que ya no se cancela sola. A tu clienta no le llega ningún aviso, ni al agendarla ni al confirmarla, ni un recordatorio antes, y no se le cobra anticipo: avísale tú, por ejemplo por WhatsApp. Si la agendaste con su nombre en «Cliente (opcional)», la ve en su app, en tu tienda, en «Citas».
• …quieres decirle a tu clienta dónde ve en su app la cita que le agendaste. En su app de Cuentela abre tu tienda y toca «Citas», abajo: en «Mis citas» sale el servicio, el día y la hora, quién la atiende y su estado («Pendiente de confirmar» mientras la tienes «Retenida», «Confirmada» cuando la confirmas). Sólo le sale si la agendaste con su nombre en «Cliente (opcional)»: con «Sin cliente asociado» no le sale a nadie. La ve al abrir la app; no le llega aviso.
• …buscas cómo recordarle la cita a tu clienta y no sabes si la Agenda se lo manda sola o si se activa en algún lado. Hoy no le llega ningún recordatorio ni aviso, ni al agendar, ni al confirmar, ni antes de la cita, y no hay nada que encender para eso. Los avisos de citas que sí salen —cuando reservan, mueven o cancelan una— son para tu equipo con acceso a la Agenda («Atiende citas» o «Ve la agenda de todos»), no para tu clienta. Avísale tú y, si quieres, recuérdaselo un día antes, por ejemplo por WhatsApp.
• …quieres saber si la Agenda le cobra a tu clienta un anticipo o algo por adelantado para apartar la cita. No: la cita que agendas no lleva pedido ni pago, y nada se cobra al agendarla ni al confirmarla. Si quieres que te deje algo por adelantado, lo acuerdas y lo cobras tú aparte: la Agenda no lo liga a la cita.
• …tu clienta ya tuvo su cita y se la vas a cobrar en la caja, ligada a la cita y con sus puntos. Abre la cita y pulsa «Completar»: sale «La cita quedó completada.». La cita que reservó en su app ya trae su pedido: no le vendas el servicio otra vez. En la caja, abre «Pedidos de la app»; en «Preparando» está su pedido con «Aceptado · falta avisarle que pase» y «Falta cobrar $…». Pulsa «Ya puede pasar» y, en «Listos», «Cobrar $…: ya lo atendí». Con la cita «Completada» y el pedido cobrado, en el orden que sea, sus puntos llegan una sola vez. Lee cobrar en la caja.
• …ya le cobraste la cita y a tu clienta no le llegaron sus puntos. Revisa que la cita diga «Completada»: cobrar no la completa, y un servicio con cita sólo suma puntos con su cita completada y su pedido cobrado. Ábrela y pulsa «Completar»: los puntos le llegan en ese momento, sin cobrar otra vez. Si la marcaste «No asistió», ya no cambia y ese servicio no suma.
• …cobraste un servicio en la caja y quieres ponerle hora. Hazlo en el acuse de la venta, antes de «Nueva venta»: pulsa «Ponerle hora», elige el día en «¿Qué día?», a quién en «¿Con quién?» si hay horas de dos o más personas, y toca una hora libre. La caja aparta esa hora y la confirma enseguida, así que aquí sale «Confirmada», con quien atiende, y no se cae a los 15 minutos como una «Retenida». Si el acuse no trae «Ponerle hora», o sale «Esa hora se acaba de ocupar. Escoge otra.», lee vender servicios, con cita o sin cita.
• …una cita que agendaste se canceló sola. La cita que agendas nace «Retenida»: aparta el horario 15 minutos mientras la confirmas. Si no pulsas «Confirmar» en ese tiempo, se cancela en cuanto alguien abre o actualiza la agenda, y en su tarjeta ves «Cancelada: Retención vencida». Agéndala otra vez y confírmala al momento.
• …al confirmar sale «La transición de cita no está permitida». Ya pasaron los 15 minutos y la cita se canceló. Pulsa «Actualizar» y vuelve a agendarla.
• …no sale ninguna hora al pulsar «Ver horarios disponibles», o a tu clienta le sale «No encontramos horarios libres ese día.». Esa persona no tiene hueco ese día para ese servicio: no trabaja ese día, ya tiene citas, o las horas quedan fuera de tu anticipación mínima. Si la acabas de agregar, lo más común es que le falte su horario guardado («Editar» y «Guardar prestador y horario», aunque ya veas su semana) o encenderla para ese servicio en «Quién puede prestar cada servicio»: hacen falta las dos. Si no, prueba otro día u otra persona. Lee prestadores y horarios.
• …quieres saber si ya hay horas para que te reserven mañana, sin pedirle a tu clienta que se fije. Pulsa «Nueva cita», elige el «Servicio», a esa persona en «Prestador» y mañana en «Fecha y hora», y pulsa «Ver horarios disponibles». Son las mismas horas libres que ve tu clienta al reservar en su app, y los botones dicen la hora de tu negocio: toca uno y «Fecha y hora» pone esa misma hora. No tienes que agendar nada: cierra la ficha sin pulsar «Agendar cita».
• …recuerdas que al pulsar «Ver horarios disponibles» los botones salían muy tarde, por ejemplo de 15:00 hasta 23:00, aunque trabaja de nueve a seis, y no sabes si así le salen a tu clienta. Ya se corrigió: los botones dicen la hora de tu negocio, la misma que ve tu clienta en su app (por ejemplo «09:00 - 10:00») y la misma que pone «Fecha y hora» al tocarlos: el de las 09:00 dice 09:00. Antes enseñaban la hora sin tu zona horaria, en la Ciudad de México 6 horas de más, pero era un defecto de la pantalla, no de tu agenda: las horas libres siempre fueron las correctas. Si todavía los ves corridos, recarga el panel para que cargue la versión nueva. No le muevas a la «Zona horaria» de «Configuración» por eso.
• …después de una cita desaparecen más horas de las que dura. Cuentan los márgenes del servicio: con un facial de 60 minutos y 15 minutos después, una cita a las 10:00 ocupa hasta las 11:15, así que ya no salen las 09:00 ni las 09:30 (su margen chocaría con la de las 10:00) ni las 11:00. Es normal: los márgenes se cambian en la ficha del servicio, en Catálogo, con «Margen antes» y «Margen después».
• …quieres comprobar que tu servicio sin cita (un peinado que cobras en el mostrador) no ocupa tu agenda y que sólo se reserva el tratamiento largo. Pulsa «Nueva cita» y abre «Servicio»: sólo salen las opciones con «Se reserva con cita» encendido, con su duración, por ejemplo «Peinado y tratamiento · Tratamiento de hidratación profunda (90 min)». Si el peinado no sale, no ocupa agenda: se cobra en la caja. Si sale y no debería, apágale «Se reserva con cita» en su ficha de Catálogo. Hazlo en el panel: la app del negocio hoy enseña las dos (lee «Qué no hace»).
• …tienes muchos clientes y no encuentras a quién darle la cita. Con más de 100, arriba de «Cliente (opcional)» sale «Buscar cliente», con «Tienes más clientes de los que caben en la lista: búscalo por nombre o teléfono.». Escribe su nombre o su teléfono, pulsa «Buscar» y elígela en «Cliente (opcional)». La persona que ya habías elegido se queda en la lista aunque busques a otra.
• …tienes muchos servicios y el que buscas no sale en «Servicio». La lista trae tus primeros 30 servicios. Si tienes más, arriba de «Servicio» sale «Buscar servicio»: escribe su nombre o su clave y la lista trae los que coinciden; «Ver más servicios» trae los siguientes. Lo que ya elegiste se queda en la lista aunque busques otra cosa. Si no hay red, dice «No pudimos traer tus servicios…» con «Reintentar». Si lo encuentras y aun así no sale, revisa que esa opción tenga encendido «Se reserva con cita».
• …no aparece el servicio. Sólo salen los servicios a la venta con «Se reserva con cita» encendido. Revísalo en vender servicios con cita.
• …no aparece la persona en «Prestador». Sólo salen quienes están disponibles para citas y encendidos para ese servicio, y agregar a alguien no lo enciende en ninguno. Se arregla en «Quién puede prestar cada servicio», en la pestaña «Prestadores y horarios»: elige el «Servicio» y mueve su interruptor; se guarda solo, sin aviso.
• …sale «Esa fecha ya pasó. Elige un día de hoy en adelante.» o «Esa fecha queda fuera del horizonte del negocio…». Cambia el día: debajo de «Fecha y hora» ves hasta qué fecha agenda tu negocio. En cuanto cambias la fecha, o cualquier otro dato de la cita, el aviso se quita; luego pulsa otra vez «Agendar cita» o «Guardar nuevo horario». Si cierras la ficha sin agendar, el aviso se va con ella: no se queda en el calendario.
• …cambiaste el día, la persona o el servicio y se borraron las horas que ya habías visto con «Ver horarios disponibles». Así debe ser: eran las de lo que tenías antes, y tocar una te habría puesto otra vez ese día. Pulsa de nuevo «Ver horarios disponibles» y salen las del día nuevo. Lo mismo si cambias el día, la persona o el servicio mientras dice «Consultando…»: termina sin horas y hay que volver a pulsarlo.
• …«Ver horarios disponibles» está apagado. Le falta el «Servicio», el «Prestador» o el día. Si sólo falta el día, abajo dice «Elige el día en «Fecha y hora» para ver sus horarios.»: pon la fecha en «Fecha y hora» y se enciende.
• …«Agendar cita» está apagado y debajo de las notas dice, por ejemplo, «Las notas caben en 500 caracteres: quítale 12.». Tus notas se pasan de 500 caracteres por ese número. Bórrale eso o resúmelas: el botón se enciende en cuanto caben. Cuentela no las corta sola, para que tú decidas qué quitar. Mientras caben, abajo dice cuántos llevas, por ejemplo «480 de 500». Si las notas caben y sigue apagado, le falta el «Servicio», el «Prestador» o la «Fecha y hora».
• …sale «El horario solicitado no respeta la anticipación del servicio». La hora está demasiado cerca de ahora o demasiado lejos para lo que permiten tus reglas y las del servicio.
• …sale «El recurso no está disponible en ese horario» o «El recurso acaba de ser reservado en ese horario». Esa hora ya no está libre para esa persona. Pulsa «Ver horarios disponibles» y elige otra. Al mover una cita, lo mismo se dice «El nuevo horario no está disponible».
• …le cambias la hora o le cancelas a tu clienta. No le llega aviso; la ficha te lo recuerda: «…no le llega notificación ni mensaje: los cambios de esta cita sólo los ve al abrir su app». Avísale tú.
• …cancelas la cita de un pedido que no se ha cobrado. Si ese pedido sólo tenía servicios con cita y todas quedaron canceladas, el pedido también se cancela, con el mismo motivo. Si ya recibió dinero o lleva algo más, el pedido se queda como está.
• …ves «Mi agenda» en lugar de «Agenda». Atiendes citas y ves sólo las tuyas. Para ver y mover las de todo el equipo hace falta el permiso «Ve la agenda de todos».

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