Manual del encargado de inventario: qué ve, qué hace y qué no puede

Qué hace

El «encargado de inventario» no es un puesto aparte: es una persona del equipo con el permiso «Inventario» («Cuenta, ajusta y traslada mercancía entre locales.»). Ningún permiso viene concedido: la persona dueña lo tiene sin dárselo y nadie más lo tiene hasta que se lo enciende. En el editor lleva la marca «Opera», y el puesto «Almacén» lo trae encendido junto con «Compras».

En el panel, con la herramienta «Inventario» encendida, esa persona ve «Inventario» en el menú, con cuatro partes:

• «Existencias»: busca por producto, presentación o clave, filtra («Hay que resurtir», «Agotados», «Falta contarlas»…) y, con varios locales, elige el local en «Sucursal». En la hoja de cada presentación, «Contar o ajustar» abre «Contar lo que hay» y «Sumar o restar», el aviso «Avísame cuando queden», «Lotes» (cada uno con «A dónde fue»), «Por entregar», «Dónde está» (con varios locales) y «Movimientos». Lee existencias y contar o ajustar.
• «Conteo masivo» y «Ajuste por Excel»: contar o ajustar muchas presentaciones de una vez. Lee conteo masivo y ajuste por Excel.
• «Traslados»: mandar y recibir mercancía entre locales y revisar las diferencias. Sólo sale con dos o más locales (cuentan también los cerrados). Lee traslados entre locales.

Una quinta pestaña, «Kardex valuado», sale sólo con el permiso del mismo nombre, que «Inventario» no trae. Lee kardex valuado.

En la app, el mismo permiso con la herramienta «Inventario» abre la pantalla «Inventario»: buscar y filtrar, y en cada presentación «Contar», «Ajustar», «Poner aviso» (o «Cambiar aviso») y «Movimientos», donde cada lote se toca para ver a dónde fue. Con dos o más locales, «Contar» y «Ajustar» guardan en el local que se elige arriba con su botón; con «Todo el negocio», en el local asignado a esa persona o, si no tiene uno, en la matriz, y el cuadro lo dice con «En …». Se llega por el icono «Inventario: qué hay de cada cosa» en «Catálogo» o por «Más». Lee contar y ajustar desde el teléfono.

Lo que cuenta o ajusta queda guardado y se anota en «Movimientos», con su nombre —bajo cada renglón dice «Por» y quién lo asentó—: no hay un paso de aprobación.

Qué no hace

Esto sigue siendo de la persona dueña:

• «Tienes en mercancía». El valor de la mercancía sólo se lo enseñan a ella, y el servidor se lo niega a cualquier otra persona. El costo de cada movimiento tampoco le llega a nadie más, salvo en el kardex valuado, con su propio permiso.
• Encender o apagar el control de existencias, decidir «Vender aunque no alcance», «Lo agotado, a la vista» y qué pasa con «Lotes vencidos». Están en la última pestaña de Inventario, «Configuración», que sólo ven ella y quien tenga el permiso «Configura el inventario» (en Equipo, dentro de «Inventario»): al encargado, si ella no se lo ha dado, ni le sale (si abre su dirección, la página le dice que es de la persona dueña), y el servidor sólo les acepta esos cambios a ellos. En la app, el icono de ajustes de «Inventario» tampoco le sale sin ese permiso. Si el control está apagado, el encargado puede seguir contando: Inventario dice «Sólo la persona propietaria puede encenderlo; puedes seguir contando mientras tanto.»
• Cambiar los permisos del equipo y las herramientas.

Y esto pide otro permiso además de «Inventario»:

• «Apartar» y «Liberar» salen en el panel con «Inventario», el mismo permiso con el que la base los guarda: quien lleva el inventario ya los tiene, sin necesitar «Atiende pedidos».
• «Mínimo y máximo» y «Qué me falta pedir» piden «Compras», con la herramienta Compras encendida. Leer el mínimo de un local, en cambio, no pide «Compras»: con un local elegido en «Sucursal», «Hay que resurtir» ya compara contra el mínimo de ese local si lo tiene y, si no, contra el del negocio, y la tarjeta lo dice. Lee resurtir con varios locales.
• Dar de alta productos y cambiar precios es del permiso «Catálogo».
• Ver a quién se le vendió un lote («A dónde fue»): el nombre y el teléfono del cliente piden «Atiende pedidos»; la compra, la devolución y el proveedor, «Compras». Con sólo «Inventario» ve el folio del pedido y por dónde llegó.

En la app no hay apartar, traslados, conteo masivo, Ajuste por Excel, kardex valuado ni «Tienes en mercancía»: eso es del panel.

«Inventario» no enseña ventas, cortes, caja, reportes ni costos. Lo que sí ve, en el panel y en la app, es el precio de venta de cada presentación (el mismo de tu tienda) y, en «Movimientos», los renglones «Venta» con las piezas que salieron y su pedido, sin dinero. Sin «Pedidos», «Ver el pedido» no le abre ese pedido: la app lo regresa a «Más».

Cómo se hace

La persona dueña le da el perfil:

1. En «Configuración», pulsa «Ver mis herramientas» y confirma que «Inventario» esté encendida en «Tus módulos». En el teléfono, «Más» y «Mis Herramientas».
2. Entra a «Equipo», pulsa «Ver permisos de» y el nombre de la persona.
3. En «Permisos de esta persona», enciende «Inventario» (o elige el puesto «Almacén» en «Empezar con un puesto»). Nada más viene encendido, así que no ve tus ventas ni el dinero si no se lo das. Para apartar mercancía le basta «Inventario»; «Atiende pedidos» sólo hace falta si además va a ver tus pedidos (con su monto). Si ya estaba en tu equipo y tiene otros encendidos que no quieres, «Ninguno» apaga todos los que se ven; luego enciende sólo lo suyo.
4. Pulsa «Guardar los permisos».
5. Si el negocio tiene varios locales y esa persona sólo debe ver uno, elígelo en «¿En qué local trabaja?».

Quien lleva el inventario, el día a día:

1. Entra a «Inventario» y busca la presentación.
2. Pulsa «Contar o ajustar»; cuenta con «Contar lo que hay» y mueve con «Sumar o restar».
3. Para muchas a la vez, usa «Conteo masivo» o «Ajuste por Excel».
4. Para el aviso de resurtido, escribe en «Avísame cuando queden» y pulsa «Guardar».
5. Para ver qué pasó con una presentación, baja a «Movimientos». Lee leer los movimientos.
6. Si tu proveedor retira un lote, en «Lotes» pulsa «A dónde fue» en ese lote: ves a qué pedidos, a qué clientes y a qué locales se fue. Lee lotes y caducidad.

Quien lleva el inventario, desde su teléfono:

1. En la app, entra a «Más» y pulsa «Inventario». Si sólo tiene «Inventario», la app abre directo en «Más», sin la barra de abajo.
2. Con dos o más locales, toca antes arriba el botón del local que cuenta. En lo que contó, pulsa «Contar». Arriba dice en qué local cuenta, con «En …», y cuánto tiene el sistema ahí, como «Ahora mismo: Quedan 10.».
3. En «Cuántos hay» escribe lo que contó (9 si contó nueve) y pulsa «Fijar la cifra». La tarjeta queda en «Quedan 9» y el conteo se anota en «Movimientos».

Qué pasa si…

…quiero que el que me cuenta la bodega (mi sobrino, un ayudante) no ande viendo cuánto vendo ni lo de la caja. Dale sólo «Inventario». En Equipo, en «Ver permisos de …», enciende «Inventario» y pulsa «Guardar los permisos»; su tarjeta dice «Opera: Inventario.». En su teléfono la app abre en «Más» con «Inventario», y ahí cuenta con «Contar», «Cuántos hay» y «Fijar la cifra». En el panel su menú trae «Inventario» y «Mi cuenta»; si abre otra sección por su dirección, lo regresa a Inventario. No ve tus ventas, los cortes, «Tienes en mercancía» ni los costos. Sí ve el precio de venta de cada cosa y las salidas por venta en «Movimientos», sin dinero. Lee permisos del equipo.

…en su teléfono no le salen «Contar o ajustar», «¿Cuánto contaste?» ni «Fijar lo contado». Ésos son del panel. En la app cada cosa trae «Contar»: abre «Contar lo que hay», se escribe en «Cuántos hay» y se guarda con «Fijar la cifra».

…no ve «Inventario» en el menú. Le falta el permiso «Inventario» o la herramienta «Inventario» está apagada en «Mis Herramientas». Si abre su dirección sin el permiso, el panel lo lleva a la primera sección que sí tenga.

…no sale «Traslados». Sólo sale con dos o más locales (cuentan también los cerrados) y el permiso «Inventario».

…«Contar lo que hay» y «Sumar o restar» se ven detrás de un candado. El negocio no tiene suscripción ni prueba vigente: el candado dice «Ver qué incluye». «Avísame cuando queden» y «Movimientos» no están detrás del candado. Lee qué es gratis y qué cuesta.

…no le sale «Apartar». Le falta el permiso «Inventario». «Liberar» sólo sale junto a los apartados a mano; los de un pedido o de una caja no se sueltan desde ahí.

…tiene un solo local asignado. En «Existencias» ve el inventario de ese local, sin selector de local, y contar o ajustar vale para ese local; si pide otro, el servidor se lo niega. En la app, con «Todo el negocio» o desde la ficha del producto, «Contar» y «Ajustar» también caen en su local, y el cuadro lo dice con «En …». «A dónde fue» sólo se le ofrece en los lotes de su local. Lee manual del encargado de un local.

…le quitas el permiso. «Inventario» desaparece de su menú y el servidor deja de contestarle lo de Inventario.

…en la app no encuentra el conteo masivo o el Excel. No existen en la app: se hacen en el panel.

Relacionados

• Existencias: cuánto tienes de cada presentación — En Inventario, la pestaña «Existencias» enseña cuánto hay de cada presentación, qué hay que resurtir, qué se agotó y qué se vence; ahí buscas, filtras, eliges el local y abres cada una con «Contar o ajustar».
• Contar o ajustar: fijar lo que hay, o sumar y restar — En Inventario › «Existencias», el botón «Contar o ajustar» de cada presentación sirve para fijar lo que contaste (reemplaza la cifra) o para sumar o restar lo que entró o salió. Lo que llegó puede traer su lote y su caducidad.
• Conteo masivo: contar muchas presentaciones de un jalón — En Inventario › «Conteo masivo» armas una lista de hasta 200 presentaciones, escribes lo que hay de cada una y guardas todo junto; lo contado reemplaza la cifra que tenía el sistema.
• Ajuste por Excel: sumar y restar existencias desde una hoja — En Inventario › «Ajuste por Excel» bajas tu catálogo en una hoja, escribes lo que entró o salió de cada presentación (y el lote y la caducidad de lo que entró, si los tiene) y la subes; Cuentela lo suma o lo resta y te dice qué filas se quedaron fuera y por qué.
• Traslados: mover mercancía de un local a otro — En Inventario › «Traslados» mandas mercancía de un local a otro, la recibes contando lo que de verdad llegó y revisas y resuelves lo que llegó con diferencia.
• Apartar mercancía: «me lo guardas, ahorita paso» — Desde la hoja de una presentación en Inventario apartas piezas para un cliente por un plazo; siguen en el estante, pero nadie más las puede comprar hasta que venza el plazo o las liberes.
• Leer los «Movimientos» de una presentación: qué significa cada renglón — Cada presentación guarda su historia en «Movimientos». Aquí ves qué dice cada renglón, de qué lote salió o a cuál entró (y, desde ese lote, a dónde fue), cuándo suma y cuándo resta, y de dónde sale cada nombre, desde «Se vendió» hasta «Llegó de otro local».
• Contar y ajustar las existencias desde la app, y poner el aviso de resurtido — Cómo se mira el inventario en la app del negocio (con sus lotes, lo que se vence y a dónde fue cada lote), cómo se cuenta o se ajusta una presentación (también con el lote y la caducidad de lo que llegó), cómo se pone el aviso de resurtido y qué pasa con el plan, los permisos, la señal y los locales.
• Encender el inventario: «Llevar control de existencias» y «Vender aunque no alcance» — El inventario tiene tres piezas que se confunden. La herramienta «Inventario» muestra la sección, «Llevar control de existencias» hace que los pedidos descuenten y que lo que llega a cero se apague solo, y «Vender aunque no alcance» decide qué pasa cuando piden más de lo contado. Los dos interruptores están en Inventario › «Configuración», junto con «Lo agotado, a la vista» y «Lotes vencidos», que decide qué pasa con lo que ya venció.
• Los 44 permisos del equipo, uno por uno — La lista completa de los 44 permisos que puedes darle a cada persona de tu equipo, en las ocho áreas en que los reparte el editor, con su marca («Opera», «Administra», «Supervisa» o «Consulta»), qué abre cada uno, cuáles dependen de otro y las plantillas por puesto. Ninguno viene encendido: lo que no enciendes, no lo tiene.
• Permisos del equipo: qué puede hacer cada quien — En Equipo, «Ver permisos de …» abre los interruptores de esa persona por área, cada uno con su marca («Opera», «Administra», «Supervisa» o «Consulta»). Nada viene encendido de origen; «Empezar con un puesto» da un punto de partida. Apaga sólo lo que quieras quitarle, por ejemplo «Cobranza», sin tocar «Reparte», y pulsa «Guardar los permisos».
• Resurtir con varios locales: el mínimo del negocio y el de un local — Con varios locales, tanto «Hay que resurtir» en Inventario como «Qué me falta pedir» en Compras comparan un local contra su propio mínimo si lo tiene y, si no, contra el del negocio. Aquí ves cuál manda en cada pantalla y cómo ponerle su propio mínimo a un local.
• Si te asignaron un local: qué ves, qué opera tu caja y qué no puedes tocar — Con un local asignado ves y operas sólo ese local en pedidos, ventas, inventario y corte; pedir otro local da «Ese local no está en tu alcance». No hay permisos por sucursal, y los permisos de caja tienen una sola regla de local: el asignado manda; sin asignado, los que la dueña deje encendidos; con todos encendidos, todos.
• Lo que sólo puede hacer el dueño, aunque otra persona tenga todos los permisos — Hay cosas que ningún permiso del equipo concede: invitar, cambiar permisos, dar de baja, Mis Herramientas, sucursales, suscripción, la configuración del negocio y configurar cajeros. Cancelar facturas ya no es una de ellas: lo hace quien tenga el permiso «Cancela facturas». Aquí están las principales, y lo que Cuentela no trae.