Manual de quien lleva la libreta: qué permisos necesita y qué sólo hace la dueña

Qué hace

Quien lleva la libreta es la dueña, el dueño, o una persona del equipo con el permiso «Libreta de fiado». La libreta en sí es gratis y no se apaga: «Fiado» es parte del corazón de Cuentela. Sumar a alguien más del equipo que la lleve viene con la suscripción.

El permiso no viene concedido. «Libreta de fiado» se enciende como cualquier otro: en una invitación nueva empieza apagado. En el panel, en la app, en la caja y en el servidor la regla es una sola: lo tiene quien lo tiene encendido. Quien ya estaba en tu equipo antes de este cambio y lo tenía sin escribir, lo conservó escrito.

Lo que abre «Libreta de fiado»

• «La libreta»: ver quién te debe, con sus cubetas de antigüedad y filtros. Lee la libreta.
• La cuenta de un cliente (con «Ver la cuenta»): «Te debe», «Antigüedad», si el fiado está «Autorizado» o «No autorizado», sus «Movimientos» y, cuando los hay, su «Tope de crédito», cuánto «Le quedan» y lo «Apartado por cajas».
• «Me pagó»: apuntar un abono, con su forma de pago. Un abono no puede pasar de lo que el cliente debe.
• «Corregir»: asentar un ajuste, «Le bajo» o «Le subo», siempre con su motivo en «¿Por qué?». No se borra nada: el ajuste es un renglón nuevo.
• «Recordar»: recordarle al cliente lo que debe, y cambiar el enlace de su cuenta.
• «Soltar», en el panel: devolverle al cliente el crédito que una caja apartó para fiar sin internet, con su motivo.
• «Estado de cuenta»: el estado de cuenta, que además puede ver quien tiene «Atiende pedidos».
• En la app del negocio, la pestaña «Cobros» trae la libreta, la cuenta de cada cliente y sus acciones «Me pagó», «Corregir», «Recordar» y «Estado de cuenta».
• En la caja, fiar una venta y cobrar un abono con «Cobro de fiado».

Lo que pide además

• «Atiende pedidos» o «Libreta de fiado» para el estado de cuenta. Pero se llega a él desde la cuenta del cliente en «La libreta», así que en la práctica hace falta «Libreta de fiado».
• Llevarse el estado de cuenta en PDF o Excel pide, a quien es del equipo, el permiso «Facturación»; y que el negocio tenga el plan de pago y «Facturación electrónica» encendida.
• «Relación fiscal del pago», en «Me pagó», sólo sale si el negocio tiene «Facturación electrónica» encendida y tú tienes «Facturación».
• «Cobranza» es otro permiso: abre el «Reporte de cobranza» y el cobro de pedidos, no la libreta. Tener uno no da el otro.
• «Clientes» abre la ficha del cliente y es el permiso para invitar a un cliente.

Lo que sólo hace la dueña

• Darle fiado a un cliente y ponerle su tope: «Le fías» y «Hasta cuánto le fías», con «Guardar condiciones de fiado» en su cuenta (o en su ficha en Clientes). En la app, «¿Le fías?». El servidor lo exige: es una decisión del dueño.
• Dar y quitar permisos, en Equipo.
• Cancelar una invitación: «Cancelar» y «Sí, cancélala» en Clientes. El servidor lo exige.
• Habilitar el fiado desde la caja o crear a alguien sólo con su nombre. Necesita internet y que la caja haya entrado con la cuenta de la dueña; en una caja con turnos no se hace.
• «Invitar a un cliente» desde Cobros: el botón sólo sale a la dueña.

Qué no hace

• No hay un permiso para sólo ver la libreta, ni uno para el límite. «Libreta de fiado» es un solo interruptor: abre «La libreta» y deja apuntar abonos a la vez. «Cobranza» y «Clientes» no lo sustituyen: con ellos se ve el corte de caja o, en la ficha del cliente, hasta cuánto se le fía, pero no la libreta ni «Me pagó». El límite no lo da ningún permiso, ni todos encendidos.
• Quien sólo tiene «Libreta de fiado» no decide a quién se le fía ni hasta cuánto. En la ficha ve «Le fías» y «Hasta cuánto» de lectura, con «Esto lo cambia la dueña o el dueño del negocio.»
• No ve el «Reporte de cobranza» ni registra cobros de pedidos: eso es de «Cobranza».
• No da permisos: en Equipo, quien no es la dueña ve con quién trabaja y nada más.
• No borra ni edita movimientos. Un error se corrige con «Corregir», que deja el renglón original y suma otro.
• No pasa del tope del cliente. Un «Le subo» que dejaría la deuda arriba de su límite lo rechaza el servidor con el mismo aviso que un fiado: «El fiado no alcanza…».
• No cobra ni fía en la caja sin el permiso. En la caja el servidor pide ser la dueña o tener «Libreta de fiado» encendido.
• No cobra un abono en la caja sin internet.
• No cancela invitaciones. Y para invitar a un cliente el servidor pide «Clientes»: el botón «Invitar» de la app sale a quien tiene «Clientes» o «Libreta de fiado», pero sin «Clientes» el servidor lo rechaza.

Cómo se hace

Darle el permiso a alguien (la dueña):

1. En el menú, abre «Equipo».
2. En la persona, pulsa «Ver permisos de …». En «Permisos de esta persona», «Libreta de fiado» está en el área «Clientes», con la marca «Opera».
3. Enciéndelo y pulsa «Guardar los permisos».

Si la persona va a fiar o cobrar abonos en la caja y la caja no se lo permite aunque en Equipo se vea encendido, apágalo, guarda, vuelve a encenderlo y guarda. Al guardar sólo viaja lo que cambió, y los seis permisos que vienen dados sólo se escriben cuando cambian: encenderlo de nuevo lo deja dado expresamente.

El día de quien lleva la libreta (panel):

1. En «Cobros y cortes» (o «Cobros»), abre «La libreta» y pulsa «Ver la cuenta» del cliente.
2. Cuando te pague, pulsa «Me pagó», escribe «¿Cuánto te dio?», elige «¿Con qué te pagó?» y pulsa «Apuntar el abono».
3. Si algo quedó mal apuntado, pulsa «Corregir», elige «Le bajo» o «Le subo», escribe «¿De cuánto?» y «¿Por qué?», y pulsa «Asentar el ajuste».
4. Para cobrarle, pulsa «Recordar».
5. Si el cliente reclama una cifra, pulsa «Estado de cuenta».
6. Si en la cuenta sale una caja con crédito apartado que ya no se usa, pulsa «Soltar» y escribe por qué.

Lo que hace la dueña:

1. Para darle fiado a un cliente: en su cuenta de «La libreta» (o en su ficha de Clientes), enciende «Le fías», pon «Hasta cuánto le fías» si quieres un tope (en blanco o en cero, sin techo) y pulsa «Guardar condiciones de fiado» (en la ficha, «Guardar los cambios»).
2. Para cancelar una invitación a un cliente: en Clientes, abre «Invitaciones», pulsa «Cancelar» junto a la invitación pendiente y confirma con «Sí, cancélala».

En la app del negocio: abre «Cobros», entra a la cuenta del cliente y usa «Me pagó», «Corregir», «Recordar» o «Estado de cuenta». La dueña ve además «¿Le fías?».

En la caja: para fiar, elige «Fiado» al cobrar (fiar desde la caja). Para un abono, pulsa «Caja» y elige «Cobro de fiado».

Qué pasa si…

…mi encargada lleva la libreta pero no le deja subirle el límite a un cliente ni apuntar abonos. Son dos cosas distintas. Apuntar abonos es el permiso «Libreta de fiado»: sin él, en la app su pestaña «Cobros» dice «No tienes permiso de fiado en este negocio» y «Pídele a quien lleva el negocio el permiso de «Libreta de fiado» desde Equipo.», y en su tarjeta de Equipo no aparece «Libreta de fiado». Enciéndele sólo ése: en Equipo, «Ver permisos de …», «Libreta de fiado» (área «Clientes») y «Guardar los permisos»; sale «Permisos guardados». No hace falta «Cobranza», «Clientes» ni «Seleccionar todos». Subir el límite («Hasta cuánto le fías») no lo da ningún permiso: lo cambias tú en la ficha del cliente. Con señal, su app se entera sola. Para comprobarlo: en su «Cobros» ya sale la libreta y, en la cuenta del cliente, «Me pagó», «Corregir» y «Recordar»; en la ficha del cliente, «¿Le fías?» sigue diciendo «Autorizar fiado es cosa del dueño del negocio.».

…quien lleva la libreta apuntó un abono de más. Lo corrige ella misma con «Libreta de fiado», sin la dueña: en la cuenta del cliente pulsa «Corregir», elige «Le subo», escribe la diferencia y el motivo, y confirma («Asentar el ajuste» en el panel; en la app, «Corregir la cuenta» y el botón «Corregir»). El abono original no se borra: el ajuste entra como renglón nuevo. Si apuntó de menos, apunta lo que faltó con otro «Me pagó».

…quiero saber qué de la libreta sólo hago yo. Ningún permiso lo da, ni todos encendidos: darle o quitarle el fiado a un cliente y fijar o cambiar su límite («Le fías» y «Hasta cuánto le fías»; en la app, «¿Le fías?»), dar y quitar permisos en Equipo, cancelar una invitación a un cliente y, en la caja, habilitarle el fiado a alguien. Todo lo demás de la libreta —verla, «Me pagó», «Corregir», «Recordar», «Estado de cuenta» y «Soltar»— es de quien tiene «Libreta de fiado».

…«La libreta» dice que no tienes el permiso. Sale «No tienes permiso de fiado en este negocio» y, debajo, «La libreta de fiado sólo la ve quien tiene el permiso «Libreta de fiado»». Si tienes «Cobranza», debajo sale «Ver el reporte de cobranza». Pídele el permiso a la dueña.

…alguien con «Libreta de fiado» encendido en Equipo no puede fiar en la caja. La caja dice, con una persona elegida, «Tu cuenta no puede dejar ventas a fiado: cobra esa parte con otro medio. Fiar pide «Libreta de fiado»; la dueña o el dueño lo da en Equipo.» y, con Público general, «Dejar la venta a fiado pide «Libreta de fiado». La dueña o el dueño lo da en Equipo.». Si una venta con fiado llega al servidor de alguien sin el permiso escrito, no se aplica —ni venta, ni deuda, ni corte— y queda para la revisión de la dueña. Con un abono cobrado en la caja, el servidor dice «Quien cobró no tenía permiso de fiar: el abono no se registró y espera la decisión del dueño». Si se lo acabas de encender, su caja todavía trae los permisos de antes: con turnos y PIN, que bloquee la pantalla y vuelva a escribir su PIN; sin turnos, que recargue la caja. Si sigue igual, revisa en Equipo que esté encendido y guardado.

…intento abonar más de lo que debe. El panel lo dice antes de mandarlo: «No puedes abonar más de lo que debe: son …». Si entre tanto otra persona le cobró, el servidor lo rechaza con «El abono excede el saldo pendiente…». Si al cliente le sobró dinero, se corrige con «Corregir».

…«Apuntar el abono» o «Asentar el ajuste» se queda apagado y dice «Hasta dos decimales: lo más fino son los centavos (0.01).». La cantidad trae más de dos decimales, por ejemplo 12.505. Déjala en centavos, 12.50 o 12.51, y se enciende: la libreta lleva el dinero en centavos y el panel no redondea solo.

…terminó el ciclo del plan sin renovarse. El equipo se suspende, de forma automática y reversible; la dueña nunca se suspende. Una persona del equipo suspendida recibe del servidor que no puede operar en el negocio, y eso incluye la libreta. La dueña sigue llevándola, porque la libreta es gratis. Pedir un estado de cuenta en PDF o Excel, en cambio, necesita el plan de pago.

…se fue el internet. En el panel, «Me pagó» y «Corregir» se mandan al servidor en el momento: sin internet sale un aviso de error y no queda nada apuntado. En la app, la lista dice «Esto es lo de la última vez» y «Me pagó» va directo, sin cola, para que se vea que no pasó. En la caja, «Cobro de fiado» no se puede, y fiar una venta sólo alcanza para lo que esa caja tenía apartado.

…alguien tiene el permiso «Atiende pedidos» y no «Libreta de fiado». El servidor le daría el estado de cuenta, pero no tiene por dónde llegar: «La libreta» le dice que no tiene el permiso.

…la persona está acotada a un local. Al decir «¿A qué caja entró el dinero?» sólo se le ofrecen las cajas de su local.

…quiero apagar «Fiado» o «Clientes» en Mis Herramientas. No se puede: «Fiado» es parte de «El corazón de Cuentela: siempre encendidos.», y «Clientes» siempre está encendido porque la libreta necesita una persona para cada deuda, abono y recordatorio.

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