Manual de quien atiende desde el teléfono: pedidos, cobros y catálogo con permisos

Qué hace

Esta guía es para quien atiende el negocio desde la app del teléfono y no usa la caja: una persona del equipo con su propia cuenta. Lo que ves y lo que puedes tocar lo decide la persona dueña con los permisos de «Equipo». La persona dueña tiene sin que nadie se los dé todos los permisos que nombra esta guía.

• La barra de abajo sólo trae lo que tu cuenta puede abrir. «Pedidos» sale con el permiso «Atiende pedidos». «Cobros» sale con cualquiera de estos dos: «Libreta de fiado» o «Cobranza». «Corte de caja» no la abre. «Catálogo» sale con «Catálogo». «Más» sale siempre. Si sólo te queda «Más», la barra de abajo no se pinta. La pestaña «Agenda» tiene reglas propias, que están en qué ves según tus permisos y herramientas.
• Nada viene dado: cada permiso se enciende uno por uno. Lo que no tienes encendido, no lo tienes, sea «Atiende pedidos», «Cobranza», «Catálogo» o cualquier otro. Cuando la persona dueña invita a alguien desde el teléfono, el diálogo arranca con todo apagado y, arriba, «Empezar con un puesto» enciende lo de un puesto. Quien ya estaba en el equipo antes de este cambio conservó lo que tenía.

En «Pedidos»

Con el permiso «Atiende pedidos»:

• La bandeja trae los filtros «Todos», «Por surtir», «En camino o listos», «Entregados» y «Cancelados». Si los pedidos cargados llevan servicios, «Por surtir» y «Entregados» se llaman «Por atender» y «Atendidos»; si hay de las dos cosas, «Por surtir o atender» y «Entregados o atendidos». Con más de una sucursal hay otra fila con «Todas las sucursales» y un botón por local; el local cerrado dice «(cerrada)». Otra fila filtra por dónde entró: «Todos los canales», «App», «Tienda en línea», «WhatsApp» o «Mostrador».
• Cada pedido de la lista dice su estado, cómo va el pago, por dónde entró —«App», «Tienda en línea», «WhatsApp» o «Mostrador»— y, cuando el servidor lo manda, su sucursal.
• El globito de la pestaña suma los pedidos por atender y las devoluciones por resolver. Si estás en otra parte de la app cuando entra un pedido, sale un aviso «Entró el pedido» con su folio y, cuando el aviso trae a qué pedido llevar, un botón «Ver».
• Dentro de un pedido los botones dependen de su estado y de tus permisos. Dejarlo listo o mandarlo («Ya va en camino», «Ya está listo para recoger» o «Ya puede pasar»), cerrarlo («Ya lo entregué» o «Ya lo atendí»), apuntar la guía, «Cancelar el pedido» y «Registrar una devolución» piden «Atiende pedidos». «Registrar que me pagó» pide «Cobranza». Aceptar o rechazar un pedido que espera tu respuesta también lo exige el servidor con «Atiende pedidos». Los pasos están en aceptar o rechazar un pedido y en avanzar y cerrar un pedido.

En «Cobros»

• «Libreta de fiado» abre la libreta: quién te debe y la cuenta de cada cliente, con apuntar un abono, corregir la cuenta y recordar el cobro. Está en la libreta de fiado en la app.
• «Cobranza» es el dinero que entra: registrar que un cliente pagó un pedido, cobrar lo que falta al cerrarlo y ver el «Corte de caja» de la app. Ese corte es el reporte de cobranza, no el del turno de la caja: lee lo que vendes en la caja, visto desde la app.
• «Más de Cobros», arriba, trae lo que en el panel son pestañas de Cobros, cada una con su permiso: con «Cobranza», «Dónde está tu dinero» y, si el negocio reparte, «Efectivo por repartidor»; con «Corte del período» o «Supervisa cajas», «Cortes Mostrador», el historial de los cortes de las cajas; con «Supervisa cajas», «Casos y salud». Las dos últimas, con la herramienta Mostrador encendida.
• «Corte de caja» y «Corte del período», como permisos, no abren la pestaña «Cobros»: la abren «Libreta de fiado» o «Cobranza». Si ya la tienes por uno de ellos, «Corte del período» (o «Supervisa cajas») te da «Cortes Mostrador» en «Más de Cobros», con Mostrador encendida; «Corte de caja» ya no, porque es cerrar tu propio turno a ciegas en la caja y no ver cortes. Sin «Libreta de fiado» ni «Cobranza», pero con «Corte del período» (o «Supervisa cajas») y Mostrador encendida, esos mismos cortes están en «Más» › «Cortes Mostrador» («Los cortes de cada caja: lo esperado, lo contado y la diferencia»); si ya tienes «Cobros», ese renglón de «Más» no sale, porque no se repite. También los ves en el panel, en «Cobros y cortes» › «Cortes Mostrador», o, con «Supervisa cajas», en Más › «Mostrador».

En «Catálogo»

Con el permiso «Catálogo» ves tu catálogo con su buscador, los cortes «Todo», «A la venta», «Agotados hoy» y «Dados de baja», las categorías (si las hay) y el botón «Agregar». Si además tienes el permiso «Compras» y la herramienta Compras está encendida, la ficha de cada producto trae «Proveedores», con «Ver quién me lo surte» en cada presentación. El alta y la edición están en agregar o editar un producto.

En «Más»

• Lo que depende de un permiso (y casi siempre de que la herramienta esté encendida), por ejemplo: «Clientes» con «Clientes»; «Equipo» con «Ve al equipo», que sólo deja ver, o con «Supervisa cajas», para manejar el PIN de caja de quien trabaja en tus locales; «Reportes» con «Reportes»; «Mostrador» con «Monta y configura cajas» o «Supervisa cajas» (con «Corte de caja» sólo sale para cerrar tu turno si perdiste el equipo); y «Reparto» con «Coordina el reparto» o «Configura el reparto». La lista entera está en qué ves según tus permisos y herramientas.
• Lo que ve cualquier persona: «Tu nombre» (cuando la app ya sabe tu nombre), «Mi cuenta», «Dónde estás abierto», «Cómo se ve la app», «Ayuda de Cuentela», «Avisos», «Cambiar de modo» (o «Cambiar de modo o negocio» si atiendes más de un negocio) y «Cerrar sesión».
• La tarjeta del negocio, arriba, lleva a la configuración del negocio a la dueña y a tu perfil a quien es del equipo.

Qué no hace

• No trae lo de la caja. En la app no se abren turnos, no se cuenta el cajón ni se hace el corte del turno, y tu PIN de caja no se define aquí: eso se hace en la caja y en el panel. Lee el manual del cajero. Lo que sí se ve, con su permiso, son los cortes ya hechos, en «Cortes Mostrador». Y quien tiene «Monta y configura cajas» o «Supervisa cajas» tiene «Más» › «Mostrador»: ve las cajas, quién está atendiendo y los cortes, y en «Turnos y cortes» › «Configuración de caja» pone y cambia su propio PIN de caja; quien supervisa además cierra ahí, con su PIN de caja, el turno de alguien que dejó su caja abierta. Quien sólo tiene «Corte de caja» entra a «Mostrador» para ver la caja de su turno abierto y, si perdió el equipo, cerrar su turno. Lee Mostrador desde la app.
• Un permiso no abre al otro. «Libreta de fiado» abre la libreta y no el «Corte de caja» de la app, que pide «Cobranza». «Cobranza» abre el cobro de pedidos y ese corte, y no la libreta.
• No cobra sin «Cobranza». Sin ese permiso sí puedes entregar un pedido con «Ya lo entregué», pero el cobro queda para quien lo tenga: el pedido queda «Entregado» y «Por cobrar», nunca como pagado, hasta que esa persona apunte el dinero.
• No decide a quién se le fía. Autorizar el fiado y ponerle tope a un cliente es sólo de la persona dueña.
• No suma gente ni cambia permisos. «Sumar a alguien», «Permisos» y «Sacar del equipo» son sólo de la persona dueña.
• No enseña lo que es de la dueña. «Configuración», «Sucursales», «Mis Herramientas» y «Suscripción» sólo salen a ella.
• No dice por qué falta una pestaña. Si no cumples lo que pide, simplemente no sale. Y si abres un aviso o un enlace de una sección para la que no tienes permiso, la app te manda a «Más» sin decirte nada.

Cómo se hace

Saber qué te falta y pedirlo:

1. Busca arriba la pestaña o el botón que no te sale y lee qué permiso pide.
2. Pídele a la persona dueña que lo encienda. Ella abre «Más», entra a «Equipo», toca «Permisos» en tu tarjeta, enciende lo que necesitas en «Permisos de esta persona» y toca «Guardar».
3. Con tu app abierta, el cambio se nota solo: la app vuelve a leer tu negocio.

Atender un pedido y cobrarlo:

1. En «Pedidos», toca el pedido.
2. Toca el botón que le toca: «Ya va en camino», «Ya está listo para recoger» o «Ya puede pasar» y, cuando ya salió, «Ya lo entregué» o «Ya lo atendí».
3. Si el cliente te pagó y el pedido todavía debe algo, toca «Registrar que me pagó» (pide «Cobranza»), elige «Efectivo», «Transferencia» u «Otro» en «¿Cómo te pagó?», escribe cuánto o déjalo vacío para cobrar lo que falta, y toca «Apuntar el pago». Si no tienes «Cobranza», ese botón no sale: sigue con el procedimiento de abajo.

Entregaste sin «Cobranza» y el cliente te pagó:

1. En el pedido, toca «Ya lo entregué». La pregunta «¿Ya lo entregaste?» dice que lo que falta por cobrar lo registra quien tenga «Cobranza». Toca «Sí, ya lo entregué».
2. Sale «Pedido entregado. El cobro se registra aparte». El pedido queda «Entregado» y, en «El cobro», sigue «Por cobrar» con lo que «Falta»: no queda como pagado.
3. Dale el dinero y el número de pedido a quien tenga «Cobranza». La persona dueña lo tiene siempre.
4. Esa persona lo apunta en el mismo pedido. En el panel lo encuentra en Pedidos, en la columna «Entregados» con «Por cobrar», y pulsa «Registrar un cobro». En la app toca «Registrar que me pagó». El pedido pasa a «Pagado».

Ver la libreta o el corte:

1. Abre «Cobros».
2. Con «Libreta de fiado» ves la libreta. Con «Cobranza», el ícono de la caja registradora, arriba, abre el corte de cobranza.
3. Lo demás de Cobros está arriba, en el botón de los tres puntos, «Más de Cobros»: toca la pantalla que buscas.

Qué pasa si…

…no te sale una pestaña o un renglón. Mira arriba qué permiso pide. La app no te avisa: sólo no lo pinta.

…un pedido dice «Este pedido lo mueve alguien más». Sale en un pedido que sigue por surtir o en camino cuando tu cuenta no tiene ningún botón para él; abajo dice «Tu cuenta no tiene ese permiso en este negocio.» Un pedido cerrado al que no le toca nada dice «Este pedido ya está cerrado» y «No hay nada más que hacerle.»

…cierras un pedido y no tienes «Cobranza». Si el pedido todavía debe algo y no se pactó a fiado, la confirmación dice que el pedido queda como entregado (o atendido) y que lo que falta lo registra quien tenga «Cobranza». Al terminar, el aviso es «Pedido entregado. El cobro se registra aparte». El pedido sigue «Por cobrar»: si el cliente ya te pagó, pásale el dinero a quien tenga «Cobranza» para que lo apunte en ese pedido. Los pasos están arriba, en el procedimiento de cuando entregaste sin ese permiso.

…en «Cobros» no tienes «Libreta de fiado» pero sí «Cobranza». La pestaña sale, pero en lugar de la libreta la pantalla muestra el rechazo del servidor —«No tienes permiso de fiado en este negocio»—, «Pídele a quien lleva el negocio el permiso de «Libreta de fiado» desde Equipo.» y «Ver el corte de caja».

…tienes «Corte del período» y te apagaron «Libreta de fiado» y «Cobranza». La pestaña «Cobros» ya no sale: «Corte del período» sola no la abre (y «Corte de caja» tampoco). Los cortes de las cajas los sigues viendo en la app, en «Más» › «Cortes Mostrador», con Mostrador encendida, y en el panel, en «Cobros y cortes» › «Cortes Mostrador». Cuando vuelvas a tener «Libreta de fiado» o «Cobranza», vuelve «Cobros» y los cortes pasan a «Más de Cobros» › «Cortes Mostrador»; el renglón de «Más» deja de salir.

…repartes y no tienes «Cobranza». No hace falta: con «Reparte» cobras en la puerta el pedido y la propina. Sólo si tu cuenta no tiene ni «Reparte» ni «Cobranza», en el modo Repartir, cuando la entrega tiene dinero por cobrar, la tarjeta «Qué cobras» dice «Tu cuenta no registra cobros en este negocio, así que esta entrega con dinero de por medio te la va a rechazar. Pídele a quien te mandó que te dé «Cobranza», o que cobre él.»

…te quedas sin señal en «Pedidos». La bandeja sigue con lo de la última vez, con un aviso arriba y el botón «Reintentar». Lo que se apunta y lo que necesita señal en el momento está en trabajar sin señal.

…cierras sesión con cosas por mandar. La app lo avisa: «Faltan N cosas por mandar y se pierden».

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• Libreta de fiado en la app: apuntar un abono, corregir la cuenta y recordar el cobro — En la pestaña «Cobros» de la app ves quién te debe y, en la cuenta de cada cliente, apuntas lo que te pagó con «Me pagó», corriges la cuenta con «Corregir» y le recuerdas el cobro con «Recordar». El abono necesita señal en el momento, y autorizar el fiado y poner su tope es sólo de la persona dueña.
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