Dar de alta un proveedor y llevar su ficha

Qué hace

En Compras › «Proveedores» llevas el directorio de quienes te surten. De cada uno guardas su teléfono y WhatsApp, cuántos días te da para pagarle (cero es de contado), si sus precios ya traen IVA, lo que quedaron («pasa los martes», «pedido mínimo de 5 cajas»), etiquetas para encontrarlo y qué tal te responde.

Al abrir un proveedor ves su ficha con pestañas: «Datos», «Contactos», «Lo que le compro», «Pedidos», «Cotizaciones» y «Bitácora». La bitácora anota sola cuándo se dio de alta y cada cambio de días de crédito o de condiciones, con quién lo hizo.

Compras es una herramienta que el dueño enciende y viene con la suscripción.

Qué no hace

• No borra proveedores. «Ya no le compro» lo saca de tu lista de trabajo, pero sus compras, lo que le debes y su bitácora se quedan, y lo puedes volver a encender. Mientras esté apagado no sale para elegirlo al pedir, pedir precio, recibir o devolver.
• No acepta dos proveedores con el mismo nombre (aunque cambien mayúsculas) ni dos con el mismo RFC. El RFC genérico del SAT tampoco: si no tienes el suyo, déjalo vacío.
• Los días de crédito van en días enteros, de 0 a 180; en blanco es de contado. Un proveedor lleva hasta diez contactos y hasta diez etiquetas distintas: las repetidas se quitan solas.
• Cambiar los días de crédito no mueve lo que ya le debes: cada deuda conserva la fecha con la que nació.

Cómo se hace

Dar de alta un proveedor:

1. En el menú entra a «Compras»: se abre «Proveedores».
2. Pulsa «Nuevo proveedor». Se abre su pantalla, con «Volver a Proveedores» arriba.
3. En «Quién es» escribe «¿Cómo se llama?». Es lo único obligatorio.
4. Si quieres, llena «Nombre comercial (si tiene otro)», «RFC (opcional)» y «Régimen fiscal (opcional)». El RFC sólo hace falta si te va a facturar.
5. En «Cómo lo contactas» escribe el «Teléfono» y el «WhatsApp» con sus diez dígitos, como 55 1234 5678: sólo entran números, se acomodan solos al teclear y Cuentela les pone la lada de México. Agrega su «Correo» y en «¿Dónde lo veo?» la dirección; con «Más datos de la dirección» salen el código postal, el municipio y el estado.
6. En «Cómo le pagas», en «¿Cuántos días te da para pagarle?» pon los días de crédito, en días enteros hasta 180. Cero, o en blanco, es de contado.
7. Deja encendido «Sus precios ya traen IVA» si te da precios con IVA; apágalo si no.
8. Anota en «Condiciones» lo que quedaron. En «Para encontrarlo después» escribe en «Etiquetas» palabras separadas por comas, hasta diez distintas. En «¿Qué tal te responde? (1 a 5)» lo calificas.
9. Pulsa «Guardar proveedor». Se abre su ficha, en su propia pantalla, con el aviso «Diste de alta a…», y ya aparece en la lista.

Buscar: arriba de la lista, en la barra de filtros, escribe en «Nombre, RFC o tu clave con él» el nombre, el RFC o la clave con la que él te maneja. Al lado, «Con los que trabajo», «Los que dejé de usar» y «Todos» cambian qué proveedores ves.

Su ficha: en la lista, pulsa «Ver su ficha» en la tarjeta del proveedor. Se abre en su propia pantalla; «Volver a Proveedores», arriba, te regresa a la lista.

• En «Datos» corriges lo que diste de alta, escribes «Notas» y pulsas «Guardar».
• En «Contactos» pulsa «Agregar contacto», escribe su nombre, qué hace ahí y sus teléfonos (igual: los diez dígitos), enciende «Con él me entiendo» en el principal y pulsa «Guardar contacto».
• En «Bitácora» escribe en «¿Qué pasó?», elige en «¿De qué es?» si es una nota, algo que salió mal o lo que quedaron, y pulsa «Apuntar».

Dejar de usarlo: en «Datos» pulsa «Ya no le compro» y confirma con «Sí, ya no le compro». Para regresarlo, búscalo en «Los que dejé de usar», abre su ficha y pulsa «Volver a comprarle».

Qué pasa si…

…alguien cambia un proveedor en otra pantalla. La lista y la ficha vuelven a consultar sus datos, tanto en el panel como en la app. En el panel, una captura de datos o contacto que estés editando se conserva: la consulta espera a que termines. Los cambios se recuperan también al volver a la aplicación o reconectar.

…el señor que me surte (el de los refrescos) nomás llega cada martes, me deja la mercancía y su notita, y no le hago pedido: ¿cómo lo guardo? No hace falta pedido: «Pedidos a proveedores» es para lo que le encargas antes. A quien te surte, Cuentela le dice «proveedor». Guárdalo una vez con «Nuevo proveedor»: su nombre, en «¿Cuántos días te da para pagarle?» los días (si le pagas hasta que vuelve el otro martes, 7; cero si le pagas ahí mismo) y en «Condiciones» «pasa los martes»; pulsa «Guardar proveedor». Luego pulsa «Ver su ficha» en su tarjeta, entra a «Lo que le compro», pulsa «Agregar productos», busca en «Busca en tu catálogo» lo que te trae, pulsa «Agregar» en cada cosa y luego «Guardar lo que me surte»: así, al recibir, «Buscar en lo que le compro» te lo ofrece. Cada martes apunta lo de su notita en «Recibir mercancía» › «Me llegó mercancía»; lee recibir mercancía.

…quiero dejar guardado al señor desde «Me llegó mercancía» y el botón «Apuntar lo que me llegó» se ve gris. Con «Es uno nuevo» el proveedor se guarda junto con lo que te llegó, y sin ningún renglón el botón no se deja pulsar. Para guardarlo solo, entra a «Proveedores» y pulsa «Nuevo proveedor». Si ya estás apuntando lo que te dejó, agrega cada cosa escribiendo en «Código de barras» su «Código / SKU» del catálogo y dale Enter.

…sale «Compras está apagada en este negocio». Compras es opcional y viene apagada. El dueño la enciende; lee encender Compras.

…sale «No tienes Compras asignada en este negocio». Pídele al dueño que te dé el permiso «Compras» en Equipo.

…me salgo de «Nuevo proveedor» con algo escrito. Sale «Tienes un proveedor a medio capturar. Si te sales ahora se pierde.». «Seguir aquí» te deja donde estabas, con lo escrito; «Salir sin guardar» lo tira. Si no escribiste nada, sales sin pregunta.

…«Nuevo proveedor» tiene un candado que dice «Compras» y «Ver qué incluye». Dar de alta y guardar cambios viene con la suscripción de Cuentela: $199 al mes o $1999 al año. Sin ella sigues viendo lo que ya capturaste.

…debajo del teléfono sale «Faltan dígitos: un número en México son 10.». Te faltó algún número: escribe los diez dígitos con su lada, como 55 1234 5678. Hasta que esté completo no se guarda, para que no se te quede un teléfono a medias.

…mi proveedor es de otro país. Si su número ya estaba guardado con + y su lada (por ejemplo +1 555 123 4567), se enseña y se queda así; al teclear uno nuevo, el campo acepta los números de México. En la app es igual.

…sale «Ya tienes un proveedor con ese nombre». Ponle algo que los distinga, como «Refrescos del Centro — bodega». Si el repetido es el RFC, búscalo en la lista en vez de darlo de alta otra vez.

…el RFC sale en rojo. Tiene que tener forma de RFC, y el genérico del SAT no identifica a nadie. Si no lo tienes, déjalo vacío.

…«Guardar proveedor» (o «Guardar» en la ficha, o «Guardar contacto») se apaga y sale un aviso de los días, el correo o las etiquetas. Hay algo que no se puede guardar, y el aviso dice qué:

• Días de crédito con −1, 2.5 o 181: «Los días de crédito van en días enteros, de 0 (de contado) a 180.». Ya no se cambia −1 por 0 ni 2.5 por 2.
• Un correo mal escrito, también el de un contacto: «Revisa el correo: así no le llegaría nada. Déjalo en blanco si no lo tienes.».
• Más de diez etiquetas distintas, por ejemplo once: «Son 11 etiquetas: lo más son 10. Quita 1 para poder guardar.». Las repetidas no cuentan, y ya no se pierde la undécima sin avisar.

Corrígelo y el botón se enciende.

…le cambio los días de crédito. Lo que ya le debes conserva su vencimiento; los días nuevos cuentan para lo próximo que recibas. La bitácora deja anotado el cambio.

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