Atender los pedidos de la app en la caja: «Por aceptar», «Programados», «Preparando», «Listos» y «Reparto»

Qué hace

La caja recibe los pedidos que tus clientes hacen desde la app, desde tu tienda en línea o por WhatsApp con tu bot, y los atiendes ahí mismo, sin pasar por el panel. La tarjeta no dice por dónde llegó: un pedido del bot sale igual que uno de la app, con su número y el nombre del cliente (el canal «WhatsApp» sólo lo dice el panel, en Pedidos). Viven en «Pedidos de la app», un cajón que tienen las dos pantallas que atienden gente: Mostrador y «Cobro y entrego». Se abre con el botón «Pedidos» que lleva el total, por ejemplo «Pedidos 3», arriba junto al nombre del negocio; en un teléfono va en el segundo renglón de la barra de arriba, al principio. Es la misma en la caja con cajeros y en la caja sin cajeros, y se relee sola cada 15 segundos o antes, si llega un aviso.

Qué entra. Sólo pedidos de clientes —de la app, de la tienda en línea o del bot de WhatsApp—, no ventas de mostrador, del local de esa caja, hechos en las últimas 24 horas, o con una hora de recogida que no se pasó hace más de 2 horas, o domicilios cuya entrega sigue viva. Trae hasta 50. Un pedido que el cliente va a pagar con tarjeta no aparece hasta que el pago entra. Un pedido para mañana o para otro día entra en cuanto llega. Uno que se hizo hace más de 24 horas deja de salir en la caja 2 horas después de la hora que pidió el cliente, aunque nadie haya pasado por él: sigue vivo en el panel.

Cinco pestañas, y cada pedido vive en una sola:

• «Por aceptar»: nadie ha dicho que sí. Es el pedido que espera tu respuesta, con plazo o ya pagado en línea, o un pedido de menú cuya comanda no se ha aceptado.
• «Programados»: ya lo aceptaste, nadie lo ha empezado y la hora que pidió el cliente está a más de 10 minutos, aunque sea mañana o en otro día. Ahí se queda hasta 10 minutos antes de su hora; entonces pasa solo a «Preparando». Nunca regresa a «Por aceptar».
• «Preparando»: lo que ya se empezó, y también lo aceptado que no es programado: sin hora, o con la hora a 10 minutos o menos.
• «Listos»: hecho y esperando a que pasen por él o a que salga a domicilio, o ya entregado por la cocina y sin cobrar.
• «Reparto»: los domicilios que ya salieron con quien los lleva y los que piden seguimiento: una incidencia, un paquete que regresó o uno que quedó listo sin que nadie lo tome.

Cada pestaña dice cuántos trae, por ejemplo «Reparto (3 · 1 atender)» cuando uno pide que hagas algo. Dentro de cada una van ordenados por la hora que pidió el cliente o, si no pidió hora, por cuándo llegaron.

Cada tarjeta trae el número del día (#), el cliente o «Cliente de la app» y, debajo, «Folio 601» —el folio que tu clienta ve en su app y que el panel muestra— cuando el pedido trae número del día y su folio es otro, cuándo lo quiere («Lo antes posible», «Pasa por él hoy a las 11:00 · en 35 min», «Pasa por él mañana a las 08:00» o «Pasa por él el 5/10 a las 08:00»; a domicilio, «A domicilio · lo quiere hoy a las 13:00»), en qué va (un programado dice «Aceptado · se aparta para su hora», o «Aceptado · se empieza cerca de su hora» si pasa por cocina), sus renglones con extras y nota, y el dinero: «Falta cobrar $60.00», «Ya pagado», «Pagado con tarjeta», «A cuenta» o, en un domicilio con repartidor, «Cobra quien lo lleve». La hora se pone al día sola: a medianoche «mañana» cambia a «hoy», y 10 minutos antes de esa hora el programado pasa a «Preparando», donde lo ve quien esté en la caja; no vuelve a «Por aceptar». Si el pedido pasa por cocina, la Cocina dice la misma hora: su tarjeta trae «Programado · para hoy a las 11:00 · en 35 min» y la comanda impresa, «PARA HOY A LAS 11:00».

«Por entregar» en «Cobro y entrego». Esa franja sólo existe con la cola de preparación encendida. Un pedido de la app que pasa por cocina también sale ahí, revuelto con las ventas del mostrador: con su número del día («#1», el mismo contador que el mostrador), el nombre del cliente y «Pedido de la app · folio … · pasa hoy a las …»; las del mostrador dicen el nombre que escribiste al cobrar o, sin nombre, «Para llevar» o «Mostrador», según cómo se cobró. La tarjeta no dice si ya está listo ni le avisa al cliente: para que su app diga «Listo, pasa por él», márcalo aquí con «Ya está listo» (abajo). Si todavía debe dinero, su botón dice «Cobrar $… y entregar»; si no, «Entregado». Un domicilio que lleva un repartidor de Cuentela no trae botón: dice «Los domicilios se entregan desde Reparto.», porque lo cobra quien lo lleva al entregarlo. Uno que tu negocio lleva por su cuenta («Lo entregas por tu cuenta: …» en la bandeja) trae «Cobrar $… y entregar», igual que en la bandeja. Si la caja todavía no sabe quién lo lleva, la tarjeta dice «Este domicilio se cierra en «Pedidos de la app».». Uno que no pasa por cocina (productos, no platillos de tu menú) nunca sale en «Por entregar», ni siquiera el día que pasan por él: búscalo en «Pedidos». La franja de las ventas de cafetería se explica en cobrar en «Cobro y entrego».

El permiso. Ver, aceptar, rechazar, preparar y marcar listo pide «Atiende pedidos de la app en la caja» o «Atiende pedidos» (el de la bandeja del panel y la app): es el mismo trabajo. Cobrarlo y entregarlo pide además «Cobra en la caja». Nada de esto viene encendido: la persona dueña lo da en Equipo, en la ficha de cada persona, y ella misma lo tiene de oficio. Elegir o cambiar a quien lleva un domicilio pide además «Coordina el reparto».

Qué no hace

• No enseña nada sin el permiso. La bandeja dice «No tienes encendido «Atiende pedidos de la app en la caja»».
• No cobra con tarjeta. Lo que el cliente pagó en la app sale como «Pagado con tarjeta», y la ventana de cobro sólo ofrece «Efectivo» y «Transferencia». Si se pidiera cobrar con esa forma de pago, el servidor responde «El pago con tarjeta en línea no se cobra en la caja».
• No le cobra a un pedido a cuenta. Lo que el cliente pidió «a mi cuenta» ya está en su libreta: la caja lo entrega sin cobrar (el botón dice «Entregar: queda a su cuenta») y lo que debe se abona en la libreta. Si se intentara cobrarlo aquí, la caja diría «Lo fiado se abona en la libreta del cliente».
• No cobra ni prepara lo que no has aceptado. Dice «Acéptalo antes de cobrarlo» o «Acéptalo antes de prepararlo».
• No entrega un domicilio que ya tiene repartidor. El servidor responde «Un pedido a domicilio lo entrega el reparto», y la tarjeta ni ofrece «Entregar»: cobra quien lo lleva.
• No imprime ticket al cobrar y entregar, aunque «Imprimir al cobrar» esté encendido. Cobrar un pedido de la app desde esta bandeja (o desde «Por entregar») sólo cobra y entrega: la caja dice «Cobrado y entregado el pedido #…» y no saca nada por la impresora. Es a propósito: el pedido ya tiene su comprobante en el teléfono de tu cliente, y el ticket del mostrador es de una venta de la caja, que aquí no se hace —se cobra el pedido que ya existía—. Por eso tampoco sale en «Últimas ventas». No es una falla de la impresora.
• No cancela lo que ya está en cocina ni lo que ya salió. Un pedido que pasa por cocina y ya se aceptó responde «Este pedido ya está en cocina: cancélalo desde la cocina»; uno que ya salió, «Ese pedido ya salió: si no se pudo entregar, que el repartidor lo regrese».

Cómo se hace

Abrir la bandeja

1. En Mostrador o en «Cobro y entrego», pulsa el botón de arriba que dice «Pedidos 3» (con tu total). Se abre «Pedidos de la app».
2. Elige la pestaña: «Por aceptar», «Programados», «Preparando», «Listos» o «Reparto». La primera vez abre en «Por aceptar»; después recuerda la que dejaste. Cada pestaña dice cuántos trae, por ejemplo «Programados (1)»: si la que se abrió dice «Ningún pedido esperando», mira las otras.
3. Cuando termines, pulsa «Cerrar pedidos» (o Esc). En un teléfono, en Mostrador y en «Cobro y entrego», el cajón deja a la vista una orilla de la venta: también se cierra tocándola.

Aceptar o decir que no

1. En «Por aceptar», pulsa «Aceptar». La caja dice «Aceptaste el pedido #…». Si el pedido lleva comanda, aceptarlo la manda a cocina.
2. Para decir que no, pulsa «No puedo surtirlo» (con servicios, «No puedo atenderlo»). Elige un motivo, «Se nos acabó», «Ya vamos a cerrar» o «No alcanzo a prepararlo», o escríbelo en «O escríbelo tú» (de 3 letras en adelante). La ventana avisa que se lo dirán a tu cliente tal cual.

Prepararlo y marcarlo listo

1. Si el pedido pasa por cocina, pulsa «Empezar a prepararlo» y después «Ya está listo».
2. Si no pasa por cocina, pulsa «Ya está alistado»; antes, si quieres, «Empezar a alistarlo». Si lleva servicios, el botón es «Ya puede pasar» (a domicilio, «Ya está listo») y el de antes, «Empezar a prepararlo».
3. La caja avisa «Empezaste el pedido #…» y, al marcarlo listo, «El pedido #… está listo: le avisamos a …», y el pedido pasa a «Listos», donde se cobra (abajo). Ese aviso le llega a la app de Cuentela y al correo del cliente, si los tiene; por WhatsApp no le llega: a quien pidió por el bot, si quieres que sepa, escríbele tú.

Cobrar y entregar

1. Cuando tu cliente llega por él, en «Listos», pulsa «Cobrar $60.00 y entregar» (con el saldo del pedido). Si ya está pagado, el botón dice «Entregar» y no pregunta la forma de pago. Si lo pidió a cuenta, dice «Entregar: queda a su cuenta»: tampoco pregunta la forma de pago, y lo que debe sigue en su libreta.
2. Si falta dinero, la ventana «Cobrar $60.00» pregunta cómo pagó: «Efectivo» o «Transferencia». «Todavía no» sale sin cobrar. No pregunta con cuánto te paga ni calcula el cambio: cobra justo el saldo, y el cambio lo das tú.
3. La caja dice «Cobrado y entregado el pedido #…» (o «Entregado el pedido #…» si ya estaba pagado, y «Entregado el pedido #…: queda en su cuenta» si es a cuenta).
4. Es el único cobro: no metas sus productos en la cesta ni uses «Cobro rápido», y que nadie le ponga «Registrar un cobro» en el panel. Cobrar aquí no crea otra venta ni vuelve a sacar la mercancía del inventario. El efectivo entra al cajón de esta caja y sale en su corte como «Pedidos de la app en efectivo»: con cajeros, en el de tu turno; sin cajeros, en el corte del periodo de esta caja. No sale en «Últimas ventas» ni en las «Ventas recientes» del panel: no es una venta de mostrador.

Un programado cuyo cliente llegó antes

1. En «Programados», en un pedido que no es a domicilio, pulsa «Ya llegó: entregar antes de su hora».
2. La caja pregunta «¿Ya está listo el #1?» y te recuerda la hora que pidió («… pidió pasar por él mañana a las 08:00. Entrégalo ahora sólo si ya está hecho.»). Pulsa «Sí, ya está listo»; «Todavía no» lo deja como estaba.
3. Si falta dinero, sale «Cobrar $380.00» (con su saldo): pulsa «Efectivo» o «Transferencia». Si ya estaba pagado, no pregunta.
4. La caja dice «Cobrado y entregado el pedido #1» (o «Entregado el pedido #1»). Es un solo paso: no hay que cobrarlo otra vez.

Un domicilio

1. Acéptalo como cualquier otro y márcalo listo igual. Su reparto se lee en una línea con color y palabra, por ejemplo «Buscando repartidor», «Esperando respuesta de Ana», «Listo: espera a Ana» o «Retirado por Ana · En camino».
2. Según el momento, la tarjeta ofrece «Reintentar», «Elegir repartidor» (manda una oferta que la persona tiene que aceptar desde su app) o, cuando quien lo lleva ya está esperando, «Se lo llevó Ana».
3. Si el local no reparte con Cuentela, la línea dice «Lo entregas por tu cuenta…» y lo cierras tú con «Cobrar $60.00 y entregar» o «Entregar».

Cancelar

1. En un pedido aceptado, en preparación o listo, pulsa «Cancelar pedido» al pie de la tarjeta.
2. Elige o escribe el motivo y confirma con «Cancelar pedido». El motivo es obligatorio. Si el pedido ya está en cocina, el servidor lo rechaza (ver «Qué no hace»).

Entregar desde «Por entregar»

1. En «Cobro y entrego», abre «Por entregar» (columna a la derecha o botón de la barra).
2. En la tarjeta «Pedido de la app · folio …», pulsa «Cobrar $60.00 y entregar» o «Entregado». Es el mismo cobro de arriba y, en un programado, antes pregunta «¿Ya está listo el #…?».

Qué pasa si…

…pulsas «Aceptar» o «Cobrar» y la caja dice algo en rojo arriba de la lista. No se pudo, y ése es el porqué; sale también en el aviso de la caja, y el pedido se queda donde estaba. Si dice «El fiado no alcanza…», lo que el cliente debe más el pedido pasa de su límite, o una caja tiene apartado su crédito para vender sin internet: el mensaje dice cuánto se le puede fiar. Cobra con otro medio, sube su límite en «Clientes» o suelta lo apartado: lee «Soltar».

…te entró un pedido por el bot de WhatsApp (o por la app) y el cliente viene a recogerlo: ¿cómo se lo cobras sin que salga dos veces? Se cobra el pedido que ya existe, aquí en «Pedidos»; no lo vuelvas a vender. Los del bot entran a la misma bandeja que los de la app y su tarjeta no dice WhatsApp: búscalo por su número («#1»), por su folio («Folio 401», que la tarjeta trae debajo del nombre) y por el nombre del cliente. Si nadie lo ha aceptado, está en «Por aceptar»; aceptado, en «Preparando», con «Aceptado · falta alistarlo»: pulsa «Ya está alistado» (con cocina, «Ya está listo») y pasa a «Listos». Ahí pulsa «Cobrar $420.00 y entregar» (con su saldo) y elige «Efectivo» o «Transferencia»: sale «Cobrado y entregado el pedido #401». No pongas sus productos en la cesta ni uses «Cobro rápido», y que nadie le ponga «Registrar un cobro» en el panel: sería un segundo cobro. Para comprobarlo, en el panel, en Pedidos, el pedido dice «Entregado» y «Pagado», en «Cobros» trae un solo «Efectivo» por el total y ya no ofrece «Registrar un cobro». Que no salga en «Últimas ventas» de la caja ni en las «Ventas recientes» de Mostrador es lo normal: no es una venta de mostrador.

…en «Cobro y entrego» los de la app se revuelven con los del mostrador y no sabes qué vaso es de quién. En «Por entregar», cada tarjeta trae su número del día («#1», «#2»…, uno solo para la app y el mostrador); la de la app, el nombre del cliente y «Pedido de la app · folio …», y la del mostrador, el nombre que pusiste en «Nombre para llamar el pedido (opcional)» o, sin nombre, «Para llevar» o «Mostrador». En su app, tu cliente ve «Orden 1 · folio 201»: el mismo número y el mismo folio. Para que sepa que ya está, aquí, en «Preparando», pulsa «Ya está listo» («El pedido #… está listo: le avisamos a …»); «Por entregar» no avisa. Entrega cada vaso por su tarjeta: «Cobrar $… y entregar» o «Entregado». Lee una cafetería de principio a fin.

…te paga con un billete más grande y la ventana «Cobrar $…» no tiene dónde poner con cuánto paga. No lo hay: esa ventana sólo pregunta «Efectivo» o «Transferencia» y cobra justo el saldo. Cuenta tú el cambio (con un billete de $500 por un pedido de $420, son $80) y toca «Efectivo». No lo pases a la cesta para usar «¿Cuánto te dio?»: sería otra venta.

…cobraste aquí un pedido en efectivo, lo metiste al cajón y te preocupa si al cerrar tu turno cuenta en lo que debe haber o te sale sobrante. Cuenta, no te sale sobrante. «Cobrar $… y entregar» ata el cobro al cajón de esta caja (con cajeros, al de tu turno; sin cajeros, al periodo de esta caja) y cuenta en lo que debe haber al cerrar: con $500 de fondo y un pedido de $420 en efectivo, deben quedar $920. El corte lo enseña aparte, en «Pedidos de la app en efectivo», y en el panel el detalle del corte trae «Pedidos de la app cobrados en la caja». No lo sumes a mano ni lo vuelvas a cobrar en la cesta. Lo que se cobra desde el panel, en cambio, no entra a ninguna caja.

…cobraste un pedido de la app con «Imprimir al cobrar» encendido y no salió ticket. Es lo normal: cobrar y entregar un pedido de la app no imprime ticket de venta (ver «Qué no hace»). El comprobante de tu cliente es el de su teléfono. La comanda de cocina es otra cosa y sale por su camino: lee la comanda impresa en cocina.

…la caja se bloquea con «Pedidos de la app» abierto. Con cajeros con turno y PIN, al caer el candado, a mano o por inactividad, la bandeja se cierra sola y, mientras se va, no enseña el cliente, los productos ni el importe. Lo mismo la lista de «Por entregar» de «Cobro y entrego» cuando se abre a un lado. Al escribir el PIN siguen cerradas: ábrelas otra vez con «Pedidos» o «Por entregar». «Pedidos de la app» vuelve a la pestaña en la que estaba. Lee bloquear la caja y volver con tu PIN.

…dice «No tienes encendido «Atiende pedidos de la app en la caja»». Esa persona no tiene el permiso. Pídeselo a la dueña: Equipo, tu nombre, «Atiende pedidos de la app en la caja» (o «Atiende pedidos»). Tendrás que volver a entrar con tu NIP.

…dice «Sin internet». La caja no pudo preguntar si hay pedidos; no es que no haya. En cuanto vuelve la señal aparecen, y «Reintentar» vuelve a preguntar. Con «No se pudo consultar» es otra falla: vuelve a intentarlo y, si sigue, avisa a quien montó la caja.

…se corta la red al cobrar. Vuelve a tocar el mismo cobro, con el mismo importe y la misma forma de pago: la caja manda la misma llave y el servidor no cobra dos veces.

…un pedido no me sale. Revisa que sea de este local, que no sea una venta de mostrador, que no tenga más de 24 horas (salvo que tenga una hora de recogida próxima o sea un domicilio en curso), que su cliente no vaya a pagar con tarjeta y todavía no haya pagado, y que no haya más de 50.

…tienes un pedido para mañana (o para otro día) y en la caja no lo encuentras por ningún lado: ¿se borró? No se borró: no lo rehagas, no le pidas al cliente que lo vuelva a pedir y no lo vuelvas a aceptar. Ya aceptado, vive en «Pedidos», pestaña «Programados» (dice «Programados (1)»). No lo ves porque la bandeja abre en «Por aceptar» (o en la última pestaña que dejaron), que dice «Ningún pedido esperando», y porque en «Cobro y entrego» la franja «Por entregar» sólo trae pedidos de cocina y dice «Nada pendiente». Su tarjeta dice «Pasa por él mañana a las 08:00» y «Aceptado · se aparta para su hora». Si nadie lo ha aceptado, está en «Por aceptar» con la misma hora. Si no sale en ninguna pestaña, búscalo en el panel, en Pedidos: un pedido cancelado sale en «Cancelado» con su motivo, y uno de hace más de un día puede haber salido ya de la caja (abajo).

…quieres saber cuándo pasa a la lista de hoy. Un programado se queda en «Programados» aunque ya sea el día: a medianoche su tarjeta cambia a «Pasa por él hoy a las 08:00», y 10 minutos antes de su hora (a las 7:50, si es a las 8:00) pasa solo a «Preparando», sin que nadie toque nada. Si alguien pulsa antes «Empezar a alistarlo» («Empezar a prepararlo» si pasa por cocina), pasa en ese momento. Lo mismo un pedido de hoy a las 11:00 que aceptaste a las 10:00. Si el cliente llega antes, usa «Ya llegó: entregar antes de su hora».

…tu cliente llega tarde por un pedido programado. No se cancela a su hora. Le guardas el pedido el «Tiempo para recoger un pedido aceptado», que cuenta desde que lo aceptaste y no desde la hora que pidió (2 días si nadie lo cambió; lee cuánto esperan tus pedidos). Pero la caja sólo lo enseña hasta 2 horas después de su hora o hasta que cumpla 24 horas de hecho, lo que pase al último: uno que hicieron hoy a las 5 de la mañana para mañana a las 8:00 deja de salir en la caja mañana a las 10:00. Desde ahí atiéndelo en el panel, en Pedidos, franja «Por recoger», con «Ver el pedido» (lee atender un pedido).

…la tarjeta dice «Requiere revisión: …». La aceptación automática del local no pudo aceptarlo y dice por qué: revísalo y acéptalo tú.

…el cliente pagó con tarjeta. Sale «Pagado con tarjeta · $… · falta que lo aceptes» mientras nadie lo acepta. Al llegar a «Listos» el botón es «Entregar»: no se cobra nada.

…la tarjeta dice «Ya se lo entregaron y falta cobrarlo». La cocina lo entregó y sigue debiendo: el botón es «Cobrar $…».

…apagas la cola de preparación. Es el interruptor «Hay algo que preparar antes de entregar», en el panel, en «Restaurante» › «Cómo vendes». Apagado, en «Cobro y entrego» no sale «Por entregar», pero «Pedidos de la app» sigue igual.

…el local no reparte con Cuentela. Pasa si el plan de pago no está vigente o si nadie tiene encendido «Reparte» en ese local. En un domicilio la línea dice «Lo entregas por tu cuenta: el reparto propio viene con la suscripción» o «Lo entregas por tu cuenta: no hay repartidores en este local», y lo entregas tú desde la caja.

…arriba sale «Atiende primero». Es un aviso de surtido: a un pedido pagado o apartado ya no le alcanza la mercancía. Cada aviso trae sus botones, por ejemplo «Ya lo repuse», «Sustituir» o «Cancelar y devolver».

…quieres ver más. Lee dónde cobrar un pedido al entregarlo y un pedido de la app de principio a fin.

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