Una cafetería de principio a fin: del menú a la entrega con «Cobro y entrego»

Qué hace

Junta, en el orden en que se hacen, las etapas de una cafetería donde el cliente paga primero, espera y recoge:

• En el panel, en «Restaurante»: ver si ya puedes atender, elegir «Cobro y entrego», publicar lo que vendes y decidir cómo se entera quien prepara.
• En la caja, con el papel «Cobro y entrego»: cobrar el pedido, prepararlo y marcarlo «Entregado» desde la lista «Por entregar».
• Al final del día, si trabajas con turnos y PIN, cerrar el turno.

Cada etapa tiene su propio artículo. Aquí ves el orden y qué pasa entre una y otra.

Qué no hace

• No es el recorrido de las mesas con cuenta abierta. Para eso lee del salón a la cuenta.
• No publica tu menú solo. Sin nada publicado, «Cómo empezar» dice «Todavía no puedes cobrar: falta publicar lo que vendes.»
• Cambiar «Cómo cobras» no mueve una computadora que ya trabaja. Decide a qué papel abren los enlaces del panel y cuál se le ofrece a una computadora nueva.
• «Cobro y entrego» no abre cuentas ni mesas, y no pide propina. Se cobra en el momento.
• No manda a «Por entregar» lo que no se prepara. La mercancía de anaquel y el «Cobro rápido» salen en el recibo y se entregan en el acto.
• Con la cola de preparación apagada no hay lista. El pedido queda entregado al cobrar.
• No sigue funcionando entero si se vence el plan. El restaurante va con la suscripción: si el plan vence, Cuentela pausa el restaurante.

Cómo se hace

1. En el panel: ¿ya puedes atender?

En «Restaurante», abre la pestaña «Cómo empezar». Dice «Prepara tu negocio para atender» y repasa tres decisiones: «Cómo atiendes», «Qué vendes» y «Cómo preparas y entregas». Con algo publicado en tu menú dice «Ya puedes atender. Tienes qué vender y sabes cómo cobrarlo.»; sin nada, «Todavía no puedes cobrar: falta publicar lo que vendes.» Cada etapa trae su botón para ir a la pestaña donde se arregla. Lee Cuentela para restaurantes.

2. Elegir «Cobro y entrego»

1. En la pestaña «Cómo vendes», en «Cómo cobras», elige «Cobro y entrego». Mientras no lo cambies, tu negocio viene con «Preparo y luego cobro» y los enlaces «Abrir la caja» del panel abren «Pedidos y comandas».
2. Se guarda al elegirlo. Lee cobrar en «Cobro y entrego».

3. Publicar lo que vendes

1. Para lo que vendes tal cual —un refresco, una concha—, abre «Productos sin preparación» y pulsa «Agregar desde catálogo». Busca cada producto y pulsa «Agregar»; en la bandeja deja encendidos «Quien toma pedidos» y «Mostrador», y pulsa «Agregar al menú». Se agregan todos juntos. Lee productos sin preparación.
2. Para lo que se prepara —un café—, da de alta el producto en el catálogo y crea sus insumos y su receta en «Restaurante»; para que se descuenten del inventario, enciende la herramienta «Inventario». En «Dónde se puede pedir», enciende «Quien toma pedidos» y también «Mostrador»: la caja cobra por «Mostrador», y una receta que no se ofrece ahí no se cobra. Lee del catálogo a tu menú.
3. Si la caja dice que no tiene el menú o que el menú no está armado, lee la caja no tiene el menú del restaurante.

4. Decidir cómo se entera quien prepara

1. En «Cómo vendes», revisa «Cola de preparación». El interruptor «Hay algo que preparar antes de entregar» viene encendido: con él, cada pedido cobrado que se prepara cae en «Por entregar». Apagado, el pedido se entrega al cobrar.
2. En «Cómo lo ve la cocina», elige «Pantalla», «Pantalla y ticket» o «Sólo ticket». Lee la cocina ve y marca los pedidos e impresión de tickets.

5. Abrir la caja en «Cobro y entrego»

1. En «Cómo empezar» o en «Cómo vendes», pulsa «Abrir la caja en Cobro y entrego».
2. Una computadora que ya trabajaba con otro papel, por ejemplo «Mostrador», pregunta «¿Qué va a hacer esta computadora?»: pulsa «Abrir Cobro y entrego» («Seguir en Mostrador» la deja como estaba). Si no pregunta y se queda en su papel, pulsa otra vez el enlace (abajo, en «Qué pasa si…»). Lee papeles de la caja y, para una computadora nueva, preparar una caja.
3. Si tu negocio usa cajeros, la caja pregunta primero «¿Quién abre el turno?». Lee cajeros con turno y PIN.

6. Cobrar un pedido

1. Marca «Aquí» o «Para llevar». La caja arranca en «Aquí».
2. Si llamas al cliente por su nombre, escríbelo en «Nombre para llamar el pedido (opcional)».
3. Toca cada producto; si lleva opciones o extras, se abre su ficha.
4. Pulsa «Cobrar $…» (en el teléfono, «Cobrar» en la barra de abajo) y cobra en la hoja de cobro. Lee cobrar en la caja.
5. Al cobrar, la caja vuelve a «Aquí» y borra el nombre, lista para el siguiente.

7. Preparar y entregar

1. Lo cobrado que se prepara cae en «Por entregar», con la cola encendida, y en la fila de la cocina. Con 1,180 píxeles de ancho o más es la tercera columna; en una ventana más angosta, el botón «Por entregar» abre la lista a un lado (en el teléfono dice «Entregar» y cuántos hay). La lista se relee cada 15 segundos.
2. Al entregarlo, pulsa «Entregado» en la tarjeta del pedido. Lee cobrar en «Cobro y entrego» y la cocina ve y marca los pedidos.

8. Cerrar el día

Con turnos y PIN, la caja ofrece cerrar el turno: abre «Contar y cerrar caja», donde eliges «Corte del período» o «Arqueo» (los dos se firman con PIN: el tuyo si tienes su permiso, si no el de quien te los autoriza) o «Cerrar turno». Lee turnos y cortes y de la caja al corte.

Qué pasa si…

…tu negocio se abrió como tienda (u otro giro que no es de comida) y en realidad es una cafetería: ¿empiezas de nuevo? No: no borres nada ni abras otro negocio. Tu catálogo, tus ventas y tus clientes se quedan. Antes de la etapa 1, la persona dueña entra a «Configuración», pulsa «Ver mis herramientas» en la tarjeta «Mis Herramientas» y enciende «Restaurante». Tu negocio viene en «Preparo y luego cobro», así que la etapa 2 sí hace falta; en la 3 publicas lo que ya tienes en tu catálogo, sin darlo de alta otra vez; y en la 5 pasas a «Cobro y entrego» la computadora que cobraba como «Mostrador». Lee qué trae cada giro.

…en la mañana se juntan los pedidos de la app con los del mostrador y se revuelven los vasos: ¿cómo sabes cuál es de quién? Todos caen en la misma lista «Por entregar», cada uno en su tarjeta, y la tarjeta trae con qué separarlos. Cuentela no rotula el vaso: ponle tú el número o el nombre de su tarjeta al prepararlo, y entrégalo por esa misma tarjeta.

• El número grande, «#1», «#2»…, es el número de orden del día de ese local: uno solo para la app y para el mostrador, y empieza otra vez cada día. La lista va en el orden en que entró cada uno a la fila (el de la app, desde que lo aceptaste), no por número.
• La tarjeta de la app trae el nombre de la cuenta de tu cliente y, debajo, en color, «Pedido de la app · folio …» (y «pasa hoy a las …» si eligió hora). En su app ella ve «Orden 1 · folio 201»: «Orden» es el «#» de la tarjeta y el folio es el mismo. Pregúntale cualquiera de los dos.
• La del mostrador trae el nombre que escribiste en «Nombre para llamar el pedido (opcional)»; si lo dejaste vacío, dice «Para llevar» si la cobraste con «Para llevar», y «Mostrador» si fue con «Aquí»; dos sin nombre del mismo tipo sólo se distinguen por el número y lo que llevan. Escribe el nombre antes de cobrar. Si la caja no imprime el recibo sola, el aviso del cobro lo repite («Folio 205 · $45.00 · Para llevar · Don Beto»); si lo imprime, dice «Pedido cobrado · Folio 205». Ese folio es el de la venta, no el «#» de la tarjeta.
• Para avisarle a la de la app que ya está: «Por entregar» no avisa ni dice si ya está listo. Abre «Pedidos», pestaña «Preparando», y pulsa «Ya está listo» en su pedido: la caja dice «El pedido #… está listo: le avisamos a …» y su app pasa a «Listo, pasa por él». Si sólo se lo entregas, su app dice «Se omitió: te lo entregaron sin avisar que estaba listo.»
• Para entregar: en la tarjeta de la app, «Cobrar $… y entregar» (la ventana dice «Pedido #1 de …», con su nombre completo) y «Efectivo» o «Transferencia», o «Entregado» si ya pagó; en la del mostrador, «Entregado». Un domicilio de la app que lleva un repartidor de Cuentela no trae botón: dice «Los domicilios se entregan desde Reparto.», y lo cobra quien lo lleva; el que tu negocio lleva por su cuenta trae «Cobrar $… y entregar».
• Un nombre largo se corta en la tarjeta. «Cobro y entrego» no imprime una etiqueta por vaso: eso sólo sale en la pantalla «Cocina», con una etiquetadora (en la caja instalada, por red y, en la computadora, también por una impresora de esa computadora; en el navegador, por la Impresión directa); lee etiquetas y comanda por unidad.

…abres la caja con el enlace del panel y se queda en «Mostrador» sin preguntar nada. Puede pasar la primera vez que la abres después de encender «Restaurante»: la caja arranca con las herramientas que sabía la última vez, ve el papel apagado, avisa unos segundos que «Esta herramienta todavía no está encendida para tu negocio» y descarta el enlace. Mientras tanto se pone al día. Pulsa otra vez «Abrir la caja en Cobro y entrego»: ahora sí pregunta «¿Qué va a hacer esta computadora?». También puedes cambiarla en la caja, en «Configuración» › «Papel de esta pantalla».

…apago la cola de preparación. Lo cobrado queda entregado en cuanto la venta llega a Cuentela y «Por entregar» no sale. La cocina no tiene fila que seguir.

…el producto con receta no se deja cobrar. Si su receta no se ofrece en «Mostrador», la caja lo dice y no lo agrega. Enciende «Mostrador» en «Dónde se puede pedir» de esa receta y publica la nueva versión.

…la caja dice «Esta caja no tiene el menú del restaurante». En «Cobro y entrego» no agrega ni cobra hasta tenerlo: a quien abrió el turno le falta el permiso para atender el restaurante (la caja todavía lo llama «Restaurante»; en «Cobro y entrego» basta «Cobra en la caja»), las comandas están apagadas o todavía no pudo leer el menú. Lee la caja no tiene el menú del restaurante.

…se venció el plan. Cuentela pausa el restaurante. «Cobro y entrego» sigue cobrando, pero como una caja de Mostrador: no pregunta opciones y lo cobrado no pasa a «Por entregar». Lo que ya se cobró antes se sigue entregando.

…se va el internet. Si ese equipo puede cobrar sin internet, la caja sigue cobrando y manda la venta al volver la señal. Sin turnos y PIN, la lista «Por entregar» se lee del servidor. Con turnos y PIN, sin red sigue a la vista con lo que la caja tiene guardado, pero marcar «Entregado» necesita conexión: dice «Marcar entregado necesita conexión; el cobro no.» Lee vender sin internet.

…a quien cobra le falta un permiso. Para tomar el papel hace falta el permiso «Cobra en la caja» y la herramienta «Restaurante» encendida; ningún permiso del restaurante. El papel sale apagado y dice qué falta; los permisos se dan en el panel, en Equipo, y la herramienta la enciende la persona dueña en «Mis Herramientas». Lee permisos de quien cobra en la caja.

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