Atender pedidos desde la app del negocio: la lista, la ficha y los botones

Qué hace

La ficha que estás viendo se pone al día cuando cambia el pedido, su pago o su entrega desde otro equipo. También funciona si abres directamente ese pedido sin pasar por la lista. Al recuperar la conexión o volver a la app, vuelve a consultar; si el aviso llega mientras carga por primera vez, lo atiende al terminar.

«Pedidos» es la pestaña de la barra de abajo de la app del negocio donde ves lo que entró y lo que falta por atender. Sale a quien tiene el permiso «Atiende pedidos». La pestaña lleva un globito con la suma de los pedidos de clientes que todavía esperan al mostrador y las devoluciones que esperan respuesta; no cuenta los pedidos de restaurante ni los de citas.

La barra de arriba. Trae «Devoluciones» (con su globito si hay devoluciones por resolver), «Configuración» y «Actualizar». «Configuración» sólo le sale a la persona dueña y abre «Configuración de Pedidos», con los plazos para aceptar un pedido y para que lo recojan: lee cuánto esperan tus pedidos.

La lista. Cada renglón dice quién compró y el total, y trae etiquetas: el estado del pedido, cómo va el pago, por dónde entró (App, Tienda en línea, WhatsApp o Mostrador, cuando el pedido trae ese dato), la sucursal (sólo si tu negocio tiene otra sucursal además de la «Matriz») y, si ya lo tiene, «El cliente ya lo tiene». Abajo van el folio, la modalidad («A domicilio», «Para recoger» o «En el local», que también es la de las ventas de la caja) y cuándo se hizo. Un pedido que espera tu respuesta trae además una etiqueta «Vence…» o «Venció…».

Arriba de la lista hay filtros que aplica el servidor, no el teléfono:

• Por estado: «Todos», «Por surtir», «En camino o listos», «Entregados» y «Cancelados». Si los pedidos cargados son sólo de servicios dicen «Por atender» y «Atendidos»; si hay de las dos cosas, «Por surtir o atender» y «Entregados o atendidos».
• Por canal: «Todos los canales», «App», «Tienda en línea», «WhatsApp» y «Mostrador», como en el panel.
• Por sucursal: sólo salen si tu negocio tiene más de una sucursal (cuentan también las cerradas). Son «Todas las sucursales» y un filtro por cada local; los cerrados llevan «(cerrada)».

Lo que guarda. La app guarda en el teléfono los primeros 30 pedidos de la lista sin filtros. Al abrir la app, Pedidos enseña esa copia mientras pide la lista al servidor, y cada vez que entras a Pedidos vuelve a pedirla.

Lo que se mueve solo. Con la lista abierta, un aviso en vivo de un pedido, un pago o una entrega vuelve a pedir la lista. Cuando entra un pedido nuevo sale arriba «¡Entró el pedido …!» o «¡Entraron N pedidos nuevos!», con el botón «Enterado».

La ficha. Al tocar un pedido se abre su ficha. De arriba abajo trae:

• «Apuntado, todavía sin mandar», si algo que hiciste en ese pedido espera señal.
• Los avisos de surtido que tenga el pedido y, si se canceló y cobró en línea, la «Devolución del dinero».
• «Esperan tu respuesta», con «Aceptar el pedido» y «Rechazarlo», o la franja «Por recoger» («Esperando al cliente» si lleva servicios), cuando ya lo aceptaste y espera a que pasen por él. Esa franja trae el botón que le avisa a tu cliente que ya puede pasar: «Avisar que ya está listo» o, si el pedido lleva servicios, «Avisar que ya puede pasar».
• El encabezado: quién compró, con su teléfono (al tocarlo se copia y sale «Teléfono copiado»), el total y las etiquetas.
• «Qué pidió», con los renglones y el desglose del total. Un platillo con opciones dice el «Precio base» de la pieza y debajo cada opción con lo que sumó, como «Extras: Extra leche · +$10.00»; la que no cambia el precio sale sin él. Lo ya devuelto sale como «Devueltas … · quedan …».
• «Cómo se entrega» («Cómo se atiende» si lleva sólo servicios): la modalidad, la hora que eligió el cliente si eligió una, la sucursal y, a domicilio, el domicilio con «Copiar el domicilio», la guía si ya se apuntó y quién lo lleva (con la herramienta «Reparto» encendida o si ya lo lleva alguien).
• Si lo lleva alguien de tu equipo y todavía falta alistarlo, «Ya está alistado» («Ya está listo» si pasa por cocina): avisa que el paquete ya se puede recoger, sin diálogo, y dice «Listo: quien lo lleva ya puede recogerlo».
• «El cobro»: «Cómo paga», «Cómo va», «Ya cobrado» y, si queda algo, «Falta».
• Con la herramienta «Facturación electrónica» encendida y el permiso «Facturación», la sección de factura.
• «Devoluciones», si el pedido tiene alguna.
• Con la misma herramienta y el mismo permiso, «Estado de cuenta del pedido» y, debajo, «Descuento o corrección»: una nota de crédito sin devolución sobre la factura de esa venta, como en el panel. Si la venta no tiene factura timbrada, lo dice al tocarlo.
• «Lo que te encargó», si el cliente dejó notas.
• «Qué le ha pasado», la bitácora del pedido.

Los botones. Abajo de la ficha salen sólo los que le tocan al pedido según su estado:

• En «Por surtir» («Por atender» si sólo lleva servicios, «Por surtir y atender» si lleva las dos cosas): el que lo deja listo o en camino y «Cancelar el pedido».
• En «En camino», «Listo para recoger» o, si lleva servicios, «Listo para que pase»: el que lo cierra, «Apuntar la guía» (sólo a domicilio; si ya hay una, dice «Cambiar la guía») y «Rechazado en la puerta» (con servicios dice «No se atendió»).
• En «Entregado» («Atendido» si lleva servicios): «Registrar una devolución», si queda algo por devolver.
• «Registrar que me pagó»: en cualquier estado menos cancelado, si el pedido no se pactó fiado y todavía falta algo por cobrar.

Todos piden el permiso «Atiende pedidos» (también el de la franja «Por recoger»), menos «Registrar que me pagó», que pide «Cobranza». Mandarlo, cerrarlo y apuntar la guía están en avanzar y cerrar un pedido desde la app; aceptarlo o rechazarlo, en aceptar o rechazar un pedido desde la app.

Avisar que ya puede pasar. La franja «Por recoger» (o «Esperando al cliente») sale en un pedido para recoger en el local que ya aceptaste y todavía tiene su plazo; en uno a domicilio no sale. Su botón hace lo mismo que el de abajo que deja el pedido listo: «Avisar que ya está listo» si el pedido es sólo de productos y «Avisar que ya puede pasar» si lleva servicios o las dos cosas. Mientras la app lo manda, el botón queda apagado. Al confirmar, el pedido pasa a «Listo para recoger» («Listo para que pase» si lleva servicios), la franja desaparece y el plazo para recogerlo deja de correr. Lo que le llega a tu cliente:

• Una notificación en su app, en los aparatos donde la tenga. Con productos dice «Pedido 128» y «Tu pedido ya está listo: pásalo a recoger.». Con servicios, «Ya puedes pasar: te están esperando.». Con servicios y productos, «Ya puedes pasar: te atienden y te llevas tus productos.».
• Un correo, si el pedido lo hizo él y su cuenta tiene correo. Con productos, «Tu pedido #128 está listo para recoger» y «Pásalo a recoger al local cuando puedas.». Con servicios, «Tu pedido #128 está listo: ya puedes pasar» y «Pasa al local cuando puedas; ya te esperan.». Con las dos cosas, el segundo renglón es «Pasa al local cuando puedas: te atienden y te llevas tus productos.».
• El nuevo estado en «Mis pedidos»: «Listo para recoger», o «Listo, ya puedes pasar» si lleva servicios.

Qué no hace

• No guarda la lista con filtros. Con un filtro puesto la app no usa la copia guardada: sin señal, la lista sale vacía.
• No ofrece «Cancelar el pedido» una vez que el pedido salió. Si ya salió, la salida es «Rechazado en la puerta»; un pedido entregado o cancelado ya no se manda ni se cancela.
• No deja mover el pedido a quien no tiene «Atiende pedidos». Si el pedido sigue abierto y no le queda ningún botón, sale «Este pedido lo mueve alguien más» y «Tu cuenta no tiene ese permiso en este negocio.» Si el pedido ya está entregado o cancelado y no hay nada que hacerle, sale «Este pedido ya está cerrado».
• No registra un cobro sin «Cobranza». Tampoco en un pedido cancelado ni en uno pactado como fiado: el saldo de un fiado se cobra en la libreta.
• No apunta para después el cobro. «Registrar que me pagó» va directo al servidor y necesita señal. Lo mismo pasa con aceptar y rechazar. Cancelar sí queda apuntado si no hay señal. Lee trabajar sin señal en la app.
• No cobra de más. Si escribes más de lo que falta, el servidor lo rechaza.
• No ofrece «Avisar que ya está listo» a quien no tiene «Atiende pedidos». La franja «Por recoger» sale igual, sin botón.
• No avisa por WhatsApp. El aviso de que ya puede pasar le llega a tu cliente como notificación de su app y, si su cuenta tiene correo, por correo. A quien no tiene la app instalada ni correo no le llega ningún aviso.
• No se deshace. Una vez que avisas, el pedido ya no vuelve a «Por surtir»: de «Listo para recoger» sólo se cierra o se manda a «Rechazado en la puerta» (con servicios, «No se atendió»).

Cómo se hace

Ver y filtrar la lista:

1. Toca «Pedidos» en la barra de abajo.
2. Para ver sólo una parte, toca un filtro de estado o de canal. Para volver a todo, toca «Todos» y «Todos los canales». Si la lista sale vacía con filtros puestos, toca «Quitar filtros».
3. Si tienes más de una sucursal, elige un local arriba o deja «Todas las sucursales».
4. Para volver a leerla, jala la lista hacia abajo o toca «Actualizar», arriba.

Abrir un pedido:

1. Toca el renglón del pedido.
2. Si arriba sale «Esperan tu respuesta», contéstalo primero.
3. Baja por la ficha y, al final, usa el botón que toque.
4. Si no se pudo abrir, la pantalla dice «No pudimos abrir este pedido». Toca «Reintentar».

Avisar a tu cliente que ya puede pasar por su pedido (para recoger en el local, ya aceptado):

1. Abre el pedido. Arriba de la ficha, en la franja «Por recoger» («Esperando al cliente» si lleva servicios), toca «Avisar que ya está listo» o «Avisar que ya puede pasar».
2. Sale «¿Ya está listo?» con lo que se le va a avisar, por ejemplo «Le avisamos a Lupita que puede pasar por su pedido 128.». Toca «Sí, ya está». Para echarte para atrás, «Mejor no».
3. La app avisa «Listo, le avisamos que pase». La franja desaparece y el pedido queda «Listo para recoger» («Listo para que pase» si lleva servicios); abajo sale el botón que lo cierra.

Registrar que un cliente te pagó:

1. Abre el pedido y toca «Registrar que me pagó».
2. En «¿Cómo te pagó?» elige «Efectivo», «Transferencia» u «Otro». La pantalla dice cuánto falta por cobrar.
3. En «Cuánto» escribe lo que te dieron. Si lo dejas vacío, se cobra lo que falta: el campo lo dice con «Déjalo vacío y cobramos…».
4. Toca «Apuntar el pago». La app avisa «Cobro registrado» con el importe.

Cancelar un pedido:

1. Abre el pedido en «Por surtir» y toca «Cancelar el pedido».
2. Escribe el «Motivo de la cancelación», de hasta 500 caracteres.
3. Toca «Cancelar el pedido» en el diálogo. Para echarte para atrás, «Mejor no».
4. La app avisa «Pedido cancelado» y vuelve a leer el pedido.

Qué pasa si…

…al abrir o actualizar Pedidos no hay señal. Arriba sale una franja con «Sin conexión. Lo intentamos de nuevo en un momento.» y el botón «Reintentar». Si la lista ya tenía pedidos (la copia guardada o los que ya habías traído), la franja empieza con «Esto es lo de la última vez.» y la lista se queda como estaba. Con un filtro puesto la lista sale vacía, porque la copia guardada es la de la lista sin filtros.

…quieres cambiar cuánto tiempo tienes para aceptar un pedido, o cuánto le guardas a quien lo va a recoger. Lo hace la persona dueña: en «Pedidos», toca «Configuración», arriba, y se abre «Configuración de Pedidos». Si eres del equipo, esa barra no trae el botón «Configuración»; pídeselo a ella. Lee cuánto esperan tus pedidos.

…no tienes el permiso «Atiende pedidos». La pestaña «Pedidos» no sale en la barra de abajo.

…el pedido ya lo pagaron con tarjeta y todavía no lo aceptas. No lleva plazo. La ficha dice «Ya lo pagó con tarjeta» y la etiqueta de la lista dice «Vence —».

…no te sale «Registrar que me pagó». El pedido está cancelado, se pactó fiado, ya no debe nada o tu cuenta no tiene «Cobranza».

…registras un cobro de un pedido que quedó a cuenta de la libreta, o escribes de más. El servidor lo rechaza y su aviso sale en el campo «Cuánto» con lo que escribiste. Un pedido que quedó a cuenta se salda con un abono en la libreta: lee libreta de fiado en la app.

…registras un cobro de un pedido con pago en línea que Stripe todavía puede confirmar. El servidor no lo deja apuntar a mano: contesta «El pedido conserva un cobro en linea que Stripe aun puede confirmar» y el aviso sale en el campo «Cuánto».

…el pedido está cancelado y el cliente lo había pagado con tarjeta. La ficha enseña «Devolución del dinero» con lo que dice el servidor y, a quien tiene «Atiende pedidos», los botones que correspondan según en qué vaya la devolución: «Devolver el dinero» (o «Reintentar la devolución» si falló), «Consultar en qué va» y «Ya lo devolví por fuera». Lee faltantes y dinero por devolver.

…tocas «Cancelar el pedido» y el servidor no lo acepta. El motivo que escribiste se queda en el campo y el aviso del servidor sale debajo, en el mismo diálogo. Un pedido que espera tu respuesta se contesta con «Rechazarlo»: lee aceptar o rechazar un pedido desde la app.

…cancelas sin señal. Queda apuntado y se manda cuando haya señal; arriba de la ficha sale «Apuntado, todavía sin mandar».

…tu cliente no sabe que ya puede pasar por su pedido. Aceptar el pedido no se lo dice: ese aviso sale cuando lo dejas listo. Abre el pedido y toca «Avisar que ya está listo» (o «Avisar que ya puede pasar» si lleva servicios) en la franja «Por recoger». Si tu cliente no tiene la app ni correo en su cuenta, el aviso no le llega por ningún lado: dile tú que ya puede pasar. Lee avanzar y cerrar un pedido desde la app.

…tocas «Avisar que ya está listo» sin señal. Queda apuntado y tu cliente no recibe nada hasta que se mande: arriba de la ficha sale «Apuntado, todavía sin mandar» y la franja «Por recoger» sigue ahí hasta que el pedido pase a «Listo para recoger».

…desde el teléfono no te deja facturar el pedido de un cliente. La factura se hace en la ficha del pedido, en la tarjeta «Factura», debajo de «El cobro»; sale con «Facturación electrónica» encendida y el permiso «Facturación». Si dice «Todavía no está listo», cada renglón dice qué falta, por ejemplo «Falta tu sello del SAT (CSD)», con su botón para arreglarlo; comprar timbres no lo quita. Lee facturar una venta desde la app.

…quieres encargar un pedido a domicilio a alguien de tu equipo, devolver algo o ver la cuenta del pedido. Lee encargar un pedido a quien reparte, devoluciones desde la app y el estado de cuenta de un pedido.

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