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Cobrar la cuenta de una mesa: cliente, cupón, propina, formas de pago y pago mixto

Cómo se cobra una cuenta de mesa en «Pedidos y comandas»: a quién se le cobra, con qué cupón y propina, con efectivo, transferencia, tarjeta o un pago mixto, qué permiso hace falta y qué pasa con la mesa al terminar.

Con la suscripción

Qué hace

Cobra la cuenta de una mesa en «Pedidos y comandas». Esto es lo que trae la pantalla de cobro:

Cobrar mesas pide el permiso «Cobra mesas», además de «Atiende el salón»; se dan por separado. La persona dueña tiene «Cobra mesas» sin que se lo den. Quien no lo tiene toma la comanda y pide la cuenta, pero no cobra.

Qué no hace

Cómo se hace

Entrar al cobro

  1. En «Mesas», toca la mesa. Si tiene varias cuentas, elige la que vas a cobrar, tocando su nombre en la banda de cuentas. En el pie de la comanda, «Falta cobrar en la mesa» dice lo que falta en toda la mesa y, arriba de él, el nombre de la cuenta elegida dice lo que esa cuenta debe. Con una sola cuenta el pie dice «Esta comanda» y «Cuenta completa».
  2. Pulsa «Cobrar» (F9; también Ctrl o Cmd con Enter). La caja dice «Sacando la cuenta…» y enseña el desglose.

Dividir la cuenta entre personas

  1. Antes de entrar a «Cobrar», en «Mesas» toca la mesa y elige la cuenta abierta. En «Cuenta de la mesa», junto a «Nueva cuenta» y «Asignar», pulsa «Dividir». Necesita internet.
  2. En «¿Entre cuántos?», elige el número de personas y revisa cuánto toca por parte. Para tres, elige «3» y confirma «Dividir entre 3».
  3. La cuenta original queda «Cancelada» y aparecen las cuentas de cada parte: no significa que se haya cancelado el consumo. Las partes salen primero en la banda de cuentas, antes de las pagadas y las canceladas, y la primera queda elegida y a la vista: «Cobrar» cobra esa parte. Para cobrar otra, tócala en la banda (si hay muchas cuentas, la banda se recorre; su barra se queda a la vista) y pulsa «Cobrar»; cobra esa cuenta completa con su forma de pago y repite con las demás. Las otras cuentas siguen abiertas hasta que las cobres; la mesa no queda libre mientras tenga cuentas por cobrar.

Encender la propina en mesas

  1. En el panel, entra a «Restaurante», pestaña «Cómo vendes». Lo hace quien puede cambiar «Cómo vendes».
  2. En «Propina», enciende «Propina en mesas». Se guarda al tocarlo. El mismo interruptor enciende la propina al entregar y la propina a domicilio en la app de tus clientes.
  3. La caja lo toma sola en cuanto tiene red, sin volver a entrar ni abrir otro turno.

Cliente, cupón y propina

  1. Para cobrarle a una persona, escribe su nombre o teléfono en «Buscar cliente o teléfono» y tócala. Si no eliges a nadie, queda «Público general», que dice «Sin puntos». Con un cliente elegido sale «Puntos y recompensas», donde puedes escoger una recompensa suya, y «Puntos previstos» dice cuántos puntos le da esta cuenta. Si nadie coincide, la caja lo dice; si la persona se registró hace poco, pulsa «Traer clientes nuevos»: con el turno abierto la caja pide tu PIN y, al ponerlo, la persona aparece en la búsqueda sin salir del cobro. En la tableta del mesero ese botón no sale: la lista de la tableta es la de su caja. Si la persona no ha activado su cuenta, debajo de su nombre la caja te avisa que su ticket trae el QR para activarla.
  2. Para un cupón, escribe el código en «Cupón» y pulsa «Aplicar». Si el negocio no lo aplica, la caja lo dice con su razón, por ejemplo «El cupón … no se aplicó: esta mesa ya usó el cupón. Vale una vez por mesa, aunque se divida la cuenta.», y el código se queda a la vista, en rojo, con esa razón. Para quitarlo, se aplique o no, pulsa «Quitar cupón».
  3. Si el bloque «Propina» está, elige «Sin propina», un porcentaje o «Otra»; con «Otra», teclea el monto y pulsa «Aplicar la propina». El porcentaje se mide sobre el consumo y la propina no pasa de lo que suma el consumo.

Cobrar

  1. En «Cómo paga», elige la forma.
  2. En «Efectivo», teclea en «¿Con cuánto paga?» o pulsa «Paga justo» o uno de los billetes que se ofrecen; abajo sale el «Cambio». El teclado cuenta en centavos: teclear 1250 es $12.50. «Cobrar $…» se enciende cuando lo recibido alcanza.
  3. En «Transferencia» o «Tarjeta (terminal)», si quieres, escribe una «Referencia (opcional)»; la pantalla dice cuánto «Se cobra».
  4. En «Pago mixto», elige la primera forma, teclea el «Monto de este pago», pulsa «Agregar este pago» y repite con la siguiente. «Falta» dice cuánto falta; los pagos tienen que sumar exactamente el total. Con propina, el total es el «Total a cobrar» (consumo más propina): la propina se toma de los primeros pagos, en el orden en que los agregaste, y lo demás cuenta como consumo.
  5. Pulsa «Cobrar $…».

Al terminar

  1. La caja dice «Cobrado $…» y el «Cambio», y si la mesa quedó libre o sigue ocupada.
  2. Si la caja tiene encendido «Imprimir al cobrar», el ticket sale solo al cobrar, también el de cada parte si dividiste la cuenta; si no sale, la caja avisa que no salió el ticket del folio, con el código corto de la operación —el que el papel pone como referencia, no el número del pedido— y el motivo. Si no, pulsa «Ver el ticket» o, si la caja tiene impresora, «Imprimir». «Ver el ticket» dice el folio del pedido y, si la cuenta es a nombre de alguien, «Cliente: …», como el papel. Si el ticket ya había salido, «Imprimir» saca una copia. Si la cuenta llevó un cupón o un canje, el ticket dice lo mismo que el papel: los platillos a precio de lista, «Subtotal», el cupón por su código con su descuento y el canje. La forma de pago sale con su nombre, por ejemplo «Tarjeta (terminal)». Con «Volver al salón» regresas a las mesas. Si el cliente no había activado su cuenta, el papel del cobro trae «Activa tu cuenta en Cuentela» con su QR.

Qué pasa si…

…«Cobrar» está apagado en la mesa. Debajo del botón, la caja dice por qué:

Si lo que tienes abierto es una comanda «Mostrador» o «Para llevar», no hay mesa ni cuenta, y la caja no manda a abrir una: dice ««Mostrador» va a la cocina sin cuenta: aquí no se cobra. Lo que se cobra al momento se vende en «Cobro y entrego».» (con «Para llevar», lo mismo con ese nombre). En un «Domicilio» dice «Un domicilio no se cobra aquí: se cobra al entregar.» Lee comandas sin mesa y cobrar en «Cobro y entrego».

…se te fue un cliente sin pagar («se me peló el de la mesa del fondo») y quieres cerrar esa mesa sin que te descuadre el corte en la noche. Cuentela no tiene un botón para perdonar la cuenta ni para darla por perdida, y «Cancelar cuenta» no sirve: sólo cancela una cuenta vacía. Con platillos ya asignados a ella o mandados a cocina sale apagado, y debajo la caja dice «Esta cuenta ya tiene platillos cargados —asignados a ella o mandados a la cocina—: no se cancela. Si se fueron sin pagar, déjala abierta aunque la mesa siga ocupada. No la cobres con dinero que no recibiste: contaría como venta y tu efectivo no cuadraría.», con turnos y PIN o sin ellos. Una caja que todavía no se actualiza puede seguir diciendo que la cobres en «Efectivo»: no lo hagas. Una todavía más vieja lo deja pulsar, pero no la cancela y la cuenta sigue igual: con turnos y PIN dice «Sólo se cancela una cuenta vacía.», y sin ellos, «Solo se cancela una cuenta vacia». El intento no queda en revisión ni te traba el cobro ni el cierre del turno.

Lo que se comieron ya bajó de tu inventario cuando se mandó a cocina: no lo ajustes. Cuentela todavía no tiene un camino para apuntar una cuenta que no se pagó. Si ya la cobraste en efectivo sin recibir el dinero, lee el corte no cuadra.

…el comensal se identificó en el menú digital. Con el autoservicio del menú, el cobro de esa mesa ya empieza con él seleccionado, con sus puntos y su visita; si la caja todavía no lo tiene en su lista, sale como «Cliente del menú digital». Si lo cambias, se respeta.

…el comensal ya pagó en línea desde el menú. Con el autoservicio del menú y «Pagar en línea desde el menú», la cuenta se cobra sola y la mesa se cierra sin pasar por la caja. La caja no imprime ticket de esa venta: el comensal tiene el suyo en su teléfono. Mientras se está pagando en línea, la cuenta no se puede cobrar en la caja.

…a media cuenta, la caja te pide entrar otra vez. Dice «Tu sesión se cerró: vuelve a entrar. Lo que tenías abierto en la pantalla se cerró sin hacerse.» Lo que estabas haciendo —por ejemplo, dividir la cuenta— no se hizo: la cuenta sigue como estaba. Entra otra vez y vuelve a hacerlo.

…la caja no puede sacar la cuenta. Dice el motivo y «Revisa que la comanda tenga algo capturado y asignado a la cuenta.», con «Volver a intentar». Con varias cuentas, lo que no está asignado a ninguna no se cobra: el panel de cuentas dice «N sin asignar · no se cobran». Con una sola cuenta no pasa: aunque haya rondas del menú digital sin cargar, el panel dice «Todo va a esta cuenta».

…sacaste la cuenta de una y eliges otra. Cada cuenta se cobra con lo suyo. Al elegir otra cuenta de la mesa, la caja descarta el cobro de la anterior —su total, el cliente, la recompensa y la propina—, y al entrar a «Cobrar» saca la cuenta de la que elegiste. Lo que habías tecleado en el cobro (lo recibido, los pagos, la referencia o el cupón) tampoco pasa de una cuenta a otra.

…dividí la cuenta y no veo las partes para cobrarlas. Las partes sí nacieron: la caja dice «Cuenta 4 quedó dividida entre 3.» (con el nombre de la cuenta que partiste). La banda de cuentas pone primero las cuentas abiertas, en el orden en que nacieron, y al final las pagadas y las canceladas: las partes («Cuenta 4 (1/3)», «Cuenta 4 (2/3)», «Cuenta 4 (3/3)») salen antes que las cuentas viejas, y la cuenta original queda al final como cancelada. La banda mide dos renglones: con muchas cuentas se recorre, con una barra a la vista, y la cuenta elegida se trae sola a la vista. Al dividir queda elegida la primera parte, así que «Cobrar» cobra esa parte y no una cuenta vieja de la mesa; para cobrar otra, tócala en la banda y pulsa «Cobrar». Una caja que todavía no se actualiza puede dejar las partes fuera de la vista y mandar «Cobrar» a otra cuenta: toca la parte que quieres cobrar antes de pulsar «Cobrar».

…el cobro se rechaza por una comanda sin mandar. El servidor dice «La cuenta contiene una comanda que aún no fue enviada a cocina». Manda la comanda a cocina y vuelve a cobrar.

…el pago mixto no cuadra. «Cobrar $…» se enciende cuando lo pagado alcanza, pero el servidor exige que sume exactamente el total: si te pasas dice «Las formas de pago deben sumar exactamente el total cotizado». Quita un pago o corrígelo.

…repites una forma en el pago mixto. La pantalla te deja agregar la misma forma dos veces, pero el servidor rechaza el cobro: «La forma de pago se repite o no está permitida». Junta los dos montos en un solo pago de esa forma.

…el total queda en $0.00 por un descuento. Se cobra sin forma de pago: «Cobrar $0.00» cierra la cuenta.

…sale «El cupón … no se aplicó: esta mesa ya usó el cupón. Vale una vez por mesa, aunque se divida la cuenta.». Otra cuenta de la misma mesa ya se cobró con ese cupón. La caja lo dice al pulsar «Aplicar» y deja el código a la vista, en rojo, con esa razón: pulsa «Quitar cupón» y cobra sin él. Si dos cuentas de la mesa se cobran con el cupón casi al mismo tiempo, el servidor rechaza la segunda con «Esta mesa ya usó la promoción «…»». Si divides con «Dividir» una cuenta que ya traía cupón, el cupón se queda sólo en la primera parte.

…el cupón ya no tiene cupo o el cliente ya lo usó. Al pulsar «Aplicar», la caja dice «El cupón … no se aplicó: ya se acabaron los usos de este cupón. Cóbralo sin él o sube su máximo de usos desde Promociones.» o, con un cliente elegido, «El cupón … no se aplicó: esta persona ya usó este cupón todas las veces que le tocaban.». Si se acaba entre que lo pones y cobras, el servidor rechaza el cobro con «El cupo de la promoción «…» ya se agotó» o «Ya usaste la promoción «…» todas las veces que se puede».

…la caja dice «El cupón … no se aplicó» por otra razón. Detrás dice por qué: que otra promoción de la cuenta descuenta más y ya se aplicó, que el código no aplica a lo que hay en la cuenta, o que no se pudo comprobar en ese momento (vuelve a intentarlo). El código se queda a la vista, en rojo, con esa razón, hasta que pulses «Quitar cupón».

…el cupón sale «Un cupón lleva de 4 a 20 letras o números.» El código está incompleto o muy largo; no se manda.

…el campo «Cupón» está apagado. Sin internet, el campo «Cupón» y los botones «Aplicar» y «Quitar cupón» se apagan: poner o quitar un cupón necesita conexión, porque la cuenta se cotiza en el servidor.

…el desglose dice «Propina $0.00», pero no aparecen porcentajes ni «Otra». El renglón del desglose no es un campo para escribir propina. Si no aparece el bloque para elegirla, la propina en mesas está apagada: se enciende en el panel, en Restaurante › «Cómo vendes» › «Propina en mesas». Desde esa hoja de cobro no se puede agregar. Puedes cobrar sólo el consumo de la cuenta y dejar las demás cuentas abiertas, sin registrar una propina que la pantalla no admite.

…dice «Esos puntos ya no estaban apartados para este cobro: se devolvieron, se usaron o vencieron. Se quitó la recompensa; vuelve a aplicarla para autorizarla de nuevo.» La recompensa que tenía la cuenta ya no está apartada: por ejemplo, alguien devolvió esos puntos desde el panel. La caja la quita y vuelve a sacar la cuenta sin ella. Si pasa al cobrar, no se cobró nada: revisa el total nuevo y pulsa otra vez para cobrar. Si la persona sí quiere su recompensa, vuelve a aplicarla: se pide otra vez quién la autoriza y los puntos se apartan de nuevo.

…la propina no se acepta. Si el servidor la rechaza, la caja conserva «Sin propina» y dice «La propina en mesas está apagada en este negocio: la enciende quien lo administra, en el panel › Restaurante › Cómo vendes › «Propina en mesas». Se conservó «Sin propina» y el resto del cobro sigue como estaba.» Pasa si la apagaron mientras cobrabas. Si el monto pasa del tope, dice «Como mucho $… de propina, que es lo que suma el consumo de esta cuenta.»

…elegir una recompensa dice «Los puntos son del cliente: sin su código, hace falta que quien supervisa cajas lo autorice con su PIN.» Al elegir una recompensa, la caja pide la autorización de quien supervisa cajas con su PIN; si nadie la da, o nadie tiene PIN configurado, no se elige y sale ese aviso. Con la autorización, elegir la recompensa le aparta esos puntos al cliente. Sin internet, y sin un vale ya apartado antes, la caja no la aparta y dice «Esta recompensa necesita un voucher reservado antes de quedar sin red.»

…cobras la última cuenta de la mesa. La mesa queda libre sola. Si queda algo abierto, la mesa sigue ocupada y la caja dice por qué: «sigue ocupada: quedan cuentas por cobrar.», «sigue ocupada: hay una comanda sin mandar a cocina.» o «sigue ocupada: hay platillos enviados que no están en ninguna cuenta: asígnalos a una cuenta y cóbralos.». Si no sabe qué falta, dice «sigue ocupada: todavía queda algo pendiente en la mesa.» Una ronda a la que le quitaste todo —por ejemplo, un renglón que la caja no dejó mandar porque se acabó un insumo— ya no cuenta como «comanda sin mandar a cocina»: si es lo único que queda, la mesa queda libre al cobrar. Las mesas que se habían quedado «Ocupada · $0» por eso se liberaron solas con esta actualización.

…se va el internet. Sacar la cuenta, cobrarla y poner o quitar un cupón piden conexión. Con la cuenta de la mesa elegida, «Pre-cuenta» y «Cobrar» se apagan antes de tocarlos y, debajo de «Cobrar», la caja dice «Sin internet la mesa no se cobra: «Cobrar sin internet» es sólo de Mostrador. Lo pedido sigue en la cuenta.» Si ya estabas en el cobro de la mesa cuando se fue la señal, la hoja de cobro enseña esa misma frase y no el teclado ni las formas de pago, aunque hubiera quedado una cuenta sacada de antes. Cuando vuelve la señal, se encienden solos. Si la caja todavía ve señal pero no llega al negocio, «Cobrar» sigue encendido y, con turnos y PIN, al pulsarlo la caja dice, en lugar de la cuenta, «Sin internet no se saca el total de la cuenta, ni para cobrarla ni para la pre-cuenta: sácalo cuando vuelva la señal. Lo que se pidió sigue en la cuenta.» Debajo sigue saliendo «Revisa que la comanda tenga algo capturado y asignado a la cuenta.»: sin internet no es eso, la comanda está bien. Cuando vuelva la señal, pulsa «Volver a intentar». Aunque la señal diga que hay conexión, la caja comprueba antes que de verdad llega al negocio; si el internet se va justo en ese momento, dice «Se fue el internet: lo pendiente de la mesa quedó cargado a la cuenta y se manda solo, pero no se sacó el total. Sácalo cuando vuelva la señal.»: lo de la mesa ya quedó en la cuenta. Si el internet se va con la cuenta ya en pantalla, el campo «Cupón», «Aplicar» y «Quitar cupón» se apagan (el cupón se pone o se quita cuando vuelva la señal), y al pulsar «Cobrar $…» la caja dice «Sin internet no se cobra una cuenta del restaurante: cóbrala cuando vuelva la señal. Lo que se pidió sigue en la cuenta.» Aunque la señal todavía diga que hay conexión, antes de cobrar la caja comprueba que de verdad llega al negocio; si no llega, dice eso mismo y no cobra nada. Si el cobro alcanzó a salir y la red se cayó antes de la respuesta, dice «El cobro quedó guardado en esta caja y todavía no llega a Cuentela: se manda solo. No lo vuelvas a cobrar; la mesa dirá cuando quede cobrada.» El cobro sí se hizo y va en camino: no lo cobres otra vez. Si vuelves a pulsar «Cobrar», la caja reenvía ese mismo cobro, no hace otro. «Nueva cuenta», en cambio, no pide internet en una mesa abierta que la caja tenía apartada (con turnos y PIN): la cuenta nace en la caja, aparece en la mesa y sale sola, una vez, cuando vuelve la señal. «Dividir» sí lo pide.

…se vence el plan. Lo ya servido se termina y lo nuevo espera. Arriba de «Pedidos y comandas» la caja dice «El plan venció: sólo se termina lo servido», qué sigue y que lo demás vuelve al renovar el plan. Sigue: entrar a las mesas ocupadas, «Asignar», «Dividir», la pre-cuenta y «Cobrar»; sin turnos y PIN, también «Pedir la cuenta». Se apagan: abrir una mesa libre, «Nueva cuenta», agregar platillos del menú, «Mandar a cocina», para llevar, mostrador y domicilio. Con turnos y PIN, el turno que estaba abierto al vencer sigue hasta cerrarse, sólo para cobrar lo servido, contar y cerrar; nadie del equipo abre otro turno ni lo recibe al cerrar el de otra persona. Las mesas sin turno las cobra la persona dueña del negocio: con mesas servidas, entra a la caja o abre su turno sólo para terminarlas. Sin nada servido, sin plan la caja no se prepara. Al renovar el plan todo vuelve, sin tocar nada.

…tu negocio usa turnos y PIN. En lugar de «Pedir la cuenta» la caja trae «Pre-cuenta» y el cobro de la cuenta se hace directo. «Dividir» sí está, y necesita internet. Lee cajeros con turno y PIN.

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