Qué se puede deshacer y qué no: productos, categorías, listas, proveedores, entradas y facturas

Qué hace

Dice qué se puede deshacer en Catálogo, Compras y Facturas, y qué no. La regla de la casa: lo que se apaga, o se cancela con un movimiento contrario, puede volver atrás; lo que se borra, o se cancela ante el SAT, no. Objeto por objeto:

• Un producto. Apagarlo se deshace: «Hay hoy» lo deja de mostrar como disponible sin darlo de baja, y «Dado de alta» lo retira del catálogo sin borrarlo; cuando quieras, lo vuelves a encender. Borrarlo no se deshace: la ficha dice «Esto no se deshace.» Al borrar un producto caen también sus presentaciones y sus fotos.
• Una presentación. Con «Se puede pedir» apagado deja de ofrecerse y conserva todo. «Eliminar» la borra, y con ella caen sus renglones en las listas de precios y en los carritos que todavía no son pedido.
• Una categoría. «Borrar» la quita, pero sus productos no se borran: se quedan sin categoría y siguen a la venta. Borrarla no se deshace: se crea otra vez y se le vuelven a poner sus productos.
• Una lista de precios. Se apaga con «Aplicándose»: quienes la tienen vuelven al precio del catálogo y la lista no pierde sus renglones. Borrarla no se deshace y sólo se deja si ningún cliente la tiene; al borrarla caen la lista y sus renglones.
• Un proveedor. No se borra. «Ya no le compro» lo apaga: lo que le compraste y su bitácora se quedan, y «Volver a comprarle» lo regresa.
• Una entrada de mercancía. No se borra: se cancela con «Cancelar esta entrada», y Cuentela asienta los movimientos contrarios. Si llevas el control de existencias, el inventario baja lo que había subido; la deuda con el proveedor se cancela con un ajuste contrario; lo que le hubieras pagado ahí vuelve a quedar a tu favor; y si era de un pedido, el pedido recupera lo que se le había contado y recalcula su estado.
• Un movimiento de inventario. No se edita ni se borra: «una corrección es un renglón nuevo».
• Una factura timbrada. No se borra ni se edita: se cancela ante el SAT desde su ficha, y «Cancelar es irreversible.»

Qué no hace

• No tiene papelera. Un producto, una presentación, una categoría o una lista borrados no vuelven: se dan de alta otra vez. Si borras una categoría y vuelves a crearla, sus productos no regresan a ella.
• No fusiona productos. El catálogo no tiene una acción para juntar dos productos repetidos en uno. Lo que sobra se da de baja con «Dado de alta» o, si no tiene existencias ni historia, se borra.
• No deja borrar lo que tiene existencias o historia. Un producto o una presentación con existencias en algún local, o que ya salió en pedidos o cotizaciones, o tiene movimientos de inventario, compras a proveedores o canjes de puntos, no se borra: se apaga.
• No deshace el costo del catálogo al cancelar una entrada. El inventario y la deuda vuelven atrás, pero el costo no: si aquella entrada le movió el costo a un producto, se corrige a mano en su ficha. Las propuestas de costo que esa entrada dejó esperando sí se descartan.
• No edita ni borra los movimientos de inventario. Para corregir una cifra se cuenta o se ajusta, y eso agrega un renglón nuevo.
• No revierte la cancelación de una factura. Lo que sí hay, antes de cancelar, es «Corregir y sustituir»: prepara una factura nueva con los datos de ahora y, cuando la nueva se timbra, Cuentela pide la cancelación de la original.

Cómo se hace

Dejar de vender algo sin borrarlo:

1. Entra a «Catálogo», pestaña «Productos».
2. Para dejarlo de vender por hoy, apaga «Hay hoy» en su tarjeta: se guarda al momento. Para retirarlo, pulsa «Editar», apaga «Dado de alta» y pulsa «Guardar los cambios».
3. Para volver a venderlo, busca el producto con el filtro «Dados de baja», pulsa «Editar», enciende «Dado de alta» y pulsa «Guardar los cambios». Lee borrar un producto o dejar de venderlo.

Borrar un producto: pulsa «Editar», baja hasta la sección «Borrar el producto», pulsa «Borrar el producto» y confirma con «Sí, bórralo».

Quitar una presentación ya guardada: en la ficha, pulsa «Eliminar» —sale cuando el producto tiene más de una presentación— y confirma con «Sí, elimínala». Si no se deja, ofrece «Mejor apágala».

Borrar una categoría: en la pestaña «Categorías», pulsa «Borrar» junto a su nombre y confirma con «Sí, bórrala».

Apagar o borrar una lista de precios: en la pestaña «Listas de precios», pulsa «Ver y editar» en la lista. Para apagarla, apaga «Aplicándose» y pulsa «Guardar cambios». Para borrarla, pulsa «Borrar la lista» y confirma con «Sí, bórrala». Lee listas de precios.

Dejar de comprarle a un proveedor: en Compras, abre el proveedor desde «Proveedores», pulsa «Ya no le compro» en la pestaña «Datos» y confirma con «Sí, ya no le compro». Para regresarlo, filtra por «Los que dejé de usar», abre su ficha y pulsa «Volver a comprarle». Lee cómo se da de alta un proveedor.

Cancelar una entrada de mercancía: en «Recibir mercancía», abre la entrada, pulsa «Cancelar esta entrada», escribe «¿Por qué la cancelas?» y pulsa «Sí, cancélala». Lee recibir mercancía.

Cancelar una factura timbrada: en su ficha, pulsa «Cancelar esta factura». Lee cancelar o corregir una factura timbrada.

Qué pasa si…

…borré una categoría sin querer y mi tienda se ve desordenada: ¿se puede deshacer? No: una categoría borrada no vuelve y no hay papelera. Pero no perdiste productos: siguen a la venta «Sin categoría», con su precio y sus existencias, y en tu tienda siguen en el mismo orden dentro de «Todo» (de lo más nuevo a lo más viejo); lo que se fue es el botón de ese pasillo. Se rehace a mano: en «Categorías», escribe el mismo nombre en «Nombre de la categoría nueva» y pulsa «Agregar categoría» (nace vacía y al final); súbela a su lugar con la flecha ↑ («Subir»); y en «Productos», en cada uno que diga «Sin categoría», pulsa «Editar», elige la categoría en «Categoría» y pulsa «Guardar los cambios». Si la flecha no la mueve, o para revisar cómo quedó tu tienda, lee categorías. Cada cosa tiene su regla: un producto borrado tampoco vuelve (se da de alta otra vez), pero uno apagado con «Dado de alta» sí; una lista apagada con «Aplicándose» vuelve, una borrada no; y un proveedor nunca se borra.

…un producto o una presentación todavía tiene existencias. No se borra. Un producto dice «No se puede borrar «…»: todavía tiene existencias (…). Ajústalas, trasládalas o agótalas en Inventario, o dalo de baja (apaga «Dado de alta») para que deje de ofrecerse.», con lo que queda en cada local. Con una presentación, el aviso dice lo que tiene en cada local y el panel te ofrece apagarla.

…ya se vendió, se cotizó o tiene movimientos. El producto dice «El producto "…" ya aparece en pedidos» o «No se puede borrar «…» definitivamente: ya tiene …. Dalo de baja (apaga «Dado de alta») para que deje de ofrecerse sin perder su historia.», y lo que ya tiene puede ser pedidos o cotizaciones, movimientos de inventario (conteos, ajustes, compras o ventas), compras a proveedores o canjes de puntos. Con una presentación, el panel te ofrece apagarla: se queda con su historia y deja de poder pedirse.

…lo usan recetas, comandas, citas o traslados. No se borra: el aviso dice que tiene recetas, comandas, citas o traslados que lo usan y que lo des de baja.

…no tengo el permiso «Catálogo». Apagar y borrar productos, presentaciones, categorías y listas es de ese permiso, y la base de datos lo comprueba. La persona dueña siempre lo tiene; a una persona del equipo se lo pueden apagar.

…una lista de precios la tiene algún cliente. No se borra. El panel lo dice al preguntar: si algún cliente la tiene puesta, hay que quitársela primero o apagar la lista; y la base de datos responde que la lista está asignada a esos clientes y que los reasignes antes de borrarla.

…mi plan venció y quiero apagar una lista. Sin el plan de pago no se pueden crear ni editar listas, así que el interruptor «Aplicándose» no se puede cambiar; borrar una lista no pide plan, sólo el permiso «Catálogo».

…no me deja cancelar una entrada. Compras exige la herramienta encendida, el permiso «Compras» —la persona dueña de oficio; el equipo sólo si se lo dieron— y la suscripción al corriente. Además: si ya le devolviste mercancía de esa entrada, el panel dice «De esta entrada ya le devolviste mercancía. Cancela primero la devolución y luego la entrada.»; si ya está en una factura del proveedor, hay que quitarla de la factura antes; y si llevaba un pago, cancelarla también pide el permiso «Paga a proveedores». Una entrada ya cancelada no se cancela dos veces.

…mi suscripción venció. En Compras puedes seguir viendo a quién le compras y cuánto le debes, pero no escribir: no se cancela una entrada ni se apaga un proveedor. En Facturas, Cuentela apaga la facturación electrónica: tus facturas ya emitidas se pueden consultar y descargar, pero no cancelar ni corregir.

…quiero cancelar una factura y soy del equipo. Cancelar pide el permiso «Cancela facturas», que la persona dueña tiene de oficio y el equipo no trae de origen: «Facturación» solo no alcanza, y la persona dueña te lo enciende en Equipo. Tampoco sale el botón si la factura no está timbrada.

…me arrepiento de una factura que ya cancelé. No se revierte: «Cancelar es irreversible.»

…lo que quiero deshacer es un abono o un ajuste de la libreta de fiado. No está en esta lista y tampoco se borra ni se cancela: la libreta no se edita. Un abono apuntado con otra cantidad se corrige en la cuenta del cliente con «Corregir»: «Le subo» con la diferencia si apuntaste de más, u otro «Me pagó» con lo que faltó si apuntaste de menos. El abono original se queda en sus movimientos y la corrección entra como renglón nuevo, con tu motivo. Lee la libreta en la app.

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• Dar de alta un proveedor y llevar su ficha — Apunta a quien te surte con «Nuevo proveedor» (su teléfono, los días que te da para pagarle y lo que quedaron) y lleva en su ficha sus contactos y una bitácora.
• Recibir mercancía: lo que te llega sube a tu inventario — Apunta en «Me llegó mercancía» lo que te trajo el proveedor; en un solo paso sube a tu inventario, pone al día su pedido y su costo, y deja apuntado lo que le debes.
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