Vender por WhatsApp de principio a fin: del número al pedido

Qué hace

Junta, en el orden en que pasa, lo que hace falta para vender por WhatsApp:

• Tu número y tu saludo: ves por qué número te escriben —el de Cuentela o el tuyo— y escribes lo que dice tu bot al recibirlos.
• Lo que ofrece: tu bot enseña lo que tienes en tu «Catálogo» y arma el pedido de tu cliente.
• En WhatsApp: tu cliente escribe, arma su pedido y lo confirma, en su chat y no en tu panel.
• «Conversaciones» (su propia sección del menú, aparte de «Ventas por WhatsApp»): lees lo que dijo tu cliente y lo que contestó tu bot, y le contestas tú cuando hace falta una persona.
• «Pedidos»: el pedido que confirmó llega marcado «WhatsApp» y espera a que lo aceptes.

Cada pantalla tiene su artículo; aquí ves el orden y qué pasa entre una y otra.

Con etiquetas. Si lo que tu cliente busca es de una sola categoría y esa categoría tiene etiquetas (Bebidas › Caliente · Fría; ve Categorías), el bot le pregunta «¿Cuál prefieres?» con esas etiquetas y «Todas», y vuelve a buscar con la que elija. «Ver más» la conserva; buscar otra cosa la olvida.

Qué no hace

• Tu bot no acepta el pedido por ti: lo aceptas tú. La excepción: si en «Reparto» encendiste «Aceptar solos los pedidos que cumplan todo», esos se aceptan sin que los toques. Reparto automático
• No ofrece lo que apagaste a mano: lo que tiene «Hay hoy» apagado no sale.
• No toma como pedido un servicio que se reserva con cita: «Hacer un pedido» ofrece tus productos y los servicios que no llevan cita, como una envoltura de regalo, que se piden igual que un producto. Un servicio con cita sí sale en «Ver el catálogo», pero al pedirlo ahí el bot contesta «No encontré esa opción en la lista.» (o «No encontré «…».» con el nombre que escribió, si lo pidió en su primer mensaje); ese lo toma Agenda («Agendar una cita»).
• No manda el video como video de WhatsApp: va como enlace, «Video: …», con la portada como imagen. Los videos grabados con teléfono suelen estar en formatos que WhatsApp no recibe y el mensaje se perdería.
• No lee el catálogo de WhatsApp Business: enseña tu «Catálogo» de Cuentela, y no subes nada a WhatsApp.
• Ventas por WhatsApp viene con la suscripción.

Cómo se hace

1. Tu número y tu saludo

En «Ventas por WhatsApp» › «Configuración», «¿Por qué número te escriben?» dice cuál usas: el de Cuentela, donde tu cliente escribe el código de tu tienda, o el tuyo si pulsas «Conectar mi número de WhatsApp» (el botón sale en los negocios que Cuentela ya habilitó). Escribe «Tu saludo», pulsa «Guardar el saludo» y enciende «Contestar los pedidos por WhatsApp» (con «Conversaciones» encendida: si no, tu bot queda encendido pero callado). Dale a tu gente el número y el código de «Cómo se entera tu clientela»: «Escríbele a este número» es el tuyo si lo conectaste y está activo y, si no, el WhatsApp de Cuentela por el que vende tu negocio, que Cuentela le da a la pantalla. Es otro que el número que te manda el código para entrar a tu cuenta. Si en su lugar lees «Todavía no hay un número de WhatsApp por el que vendas.», mira abajo …no ves el número para tu cartel. Ventas por WhatsApp

2. Lo que ofrece tu bot

En «Quién contesta y qué atiende» deja encendido lo que quieres que atienda. Lo que enseña sale de tu «Catálogo», el mismo que tu tienda: apaga «Hay hoy» en lo que hoy no tengas. Un producto se puede pedir por el bot tal cual. Un servicio también, si su opción no se reserva con cita: se pide como un producto, sin hora. Uno que se reserva con cita lo toma «Agendar una cita», no «Hacer un pedido». Hay hoy

3. Tu cliente pide

Pasa en su WhatsApp, no en tu panel: te escribe, arma su pedido y lo confirma. Puede escribir lo que quiere con sus palabras, como «quiero unas sabritas»: el bot busca lo que nombra, sin el «quiero» ni las cantidades, y le enseña lo que encontró («Esto encontré de «sabritas»:»). Si no hay nada, le dice «No encontré «pizza».» y le enseña la lista de siempre.

No tiene que repetir lo que ya dijo. Si dice cuántos quiere («quiero 3 coca cola de 600»), el bot no se lo vuelve a preguntar. Si pide varias cosas en un mensaje, las anota una por una antes de preguntar «¿Quieres agregar algo más?».

Si pregunta por un producto y salen pocos (hasta cuatro), o pide «la foto de la coca cola» o «el video del pastel de tres leches», el bot le manda la ficha de cada uno: su foto, sus precios con la promoción de cada presentación entre paréntesis, como «(3×2)», su descripción y, si tiene video, el enlace «Video: …». Con «¿qué promociones tienen?» le dice «Esto tenemos en promoción:» y le enseña lo que está en promoción. Si no hay, le dice «Por ahora no tenemos promociones. Esto es lo que hay:» y le enseña el catálogo.

Antes de cerrar, «Llevas:» dice la promoción de cada renglón y «Ahorras $… con promociones.». La confirmación, «Tu pedido:», también dice la promoción de cada renglón y, si se lo llevan, el envío: su «Total:» ya lo incluye y es lo mismo que se le cobra. Si tu cliente da un cupón al confirmar, dice «Ahorras $… con promociones y tu cupón ….», con lo que ahorra entre las promociones y el cupón juntos. Si el cupón no aplica, le dice por qué, por ejemplo «Tu cupón … no mejora las promociones que ya tienes: tu pedido ya va con el mejor precio.»: un cupón nunca sube el total. Promociones

4. La conversación

En «Conversaciones», en el menú del panel, lees lo que dijo tu cliente y lo que contestó «Tu bot»; si ya hizo su pedido, arriba de la conversación sale su folio. Si pidió una persona, su conversación está en «Te esperan»: ábrela y contéstale, y al contestarle la conversación queda contigo (ahí no hay botón). Si todavía la lleva tu bot, pulsa «Contestar yo» para callarlo; si la lleva otra persona de tu equipo, pulsa «Atenderla yo». Al acabar, «Devolvérsela al bot» (sale mientras tu bot atienda). Conversaciones

5. El pedido

En «Pedidos», en «Esperan tu respuesta», el pedido llega marcado «WhatsApp». Acéptalo pronto: si no cambiaste el plazo, tienes 5 minutos. Pulsa «Ver el pedido» y «Aceptar el pedido». Mientras no lo aceptas, tu cliente leyó «Tu pedido #… por $… quedó registrado y ahora … tiene que aceptarlo.». Cuando lo aceptas, lo marcas listo, sale o lo entregas, el bot se lo cuenta en su chat («… aceptó tu pedido #…», «Ya está listo tu pedido #…», «Tu pedido #… quedó entregado…»), si tu cliente te escribió en las últimas 24 horas. Lo que atiende tu bot Aceptar o rechazar y, después, atender un pedido

Si tu cliente pasa a recogerlo y paga en el local, se cobra en la caja, en «Pedidos», con los de la app (ahí la tarjeta no dice WhatsApp): «Ya está alistado» y, en «Listos», «Cobrar $420.00 y entregar». No lo vuelvas a vender en la cesta. Atender los pedidos en la caja

Qué pasa si…

…tu bot dice «Apagado»

Nadie recibe respuesta y no entran pedidos. Enciende «Contestar los pedidos por WhatsApp».

…tu bot dice «No contesta»

Está encendido, pero «Conversaciones» está apagada en «Mis Herramientas»: tu bot contesta dentro de tus conversaciones, así que nadie recibe respuesta por WhatsApp. Arriba sale «Tu bot no contesta: Conversaciones está apagada.». Pulsa «Encender Conversaciones en Mis Herramientas», enciende «Conversaciones» y tu bot vuelve a contestar, con tu saludo como lo dejaste. Más detalle en Ventas por WhatsApp.

…no ves «Devolvérsela al bot»

Sale sólo cuando una persona atiende la conversación y tu bot atiende. No sale en «Te esperan» ni mientras la lleva el bot, y tampoco si tu bot dice «Apagado» o «No contesta»: no hay a quién devolvérsela. Enciéndelo y vuelve a abrir la conversación. Más detalle en Conversaciones.

…no ves el número para tu cartel

En «Cómo se entera tu clientela» lees «Todavía no hay un número de WhatsApp por el que vendas. Conecta el de tu negocio más arriba, o escríbenos para activarlo.» en lugar de «Escríbele a este número», el código y la frase. Cuentela no tiene puesto un número de ventas para darte y tú no tienes el tuyo activo: conéctalo en «¿Por qué número te escriben?» › «Conectar mi número de WhatsApp», o escríbenos para activarlo. En la app del negocio el aviso es el mismo, con «desde el panel» en lugar de «más arriba». Más detalle en Ventas por WhatsApp.

…no te deja encender algo en «Quién contesta y qué atiende»

Dice qué le falta a tu negocio, como «productos en tu catálogo»: da de alta tus productos en «Catálogo».

…no alcanzas a aceptar el pedido

Se cancela solo con el motivo «El negocio no confirmó el pedido a tiempo» (lo que ya te pagaron, no) y, si llevas inventario, lo apartado vuelve a estar disponible. Para darte más tiempo, cambia «Desde WhatsApp» en «Pedidos por confirmar», que está en la pestaña «Configuración» de «Pedidos» (sólo la dueña o el dueño): plazos para confirmar.

…tu tienda enseña un producto y tu bot dice que no lo tiene

Tu tienda y tu bot leen el mismo «Catálogo». Tu tienda enseña también lo que ahí no se puede pedir; el bot, al pedir, ofrece productos y servicios sin cita que estén disponibles. Si tu cliente pidió algo, como el pastel de chocolate, y el bot le contestó «No encontré esa opción en la lista.» o «No encontré «pastel de chocolate».», no es el bot: revisa la tarjeta de ese producto en «Catálogo».

Si dice «Servicio» (en tu tienda sale «Servicio» debajo del precio, con duración sólo cuando todas sus opciones usan agenda), se dio de alta con «Qué vendes: Servicio» y el bot lo trata según su opción:

• Sin cita («Se reserva con cita» apagado, o sin la herramienta Agenda encendida): sale en «Hacer un pedido» y se pide como un producto, sin hora. Si no sale, revisa «Hay hoy» y «Dado de alta».
• Con cita («Se reserva con cita» encendido): el bot lo enseña en «Ver el catálogo», pero no sale en «Hacer un pedido»; lo toma «Agendar una cita». Si lo que quieres es que tu cliente lo pida sin hora, abre el servicio con «Editar», apaga «Se reserva con cita» en esa opción y pulsa «Guardar los cambios».

Si en tu tienda dice «Por ahora no hay», se agotó por inventario. El bot lo marca «(agotado)» y no deja pedirlo hasta que cuentes existencias en «Inventario».

Si dice «Producto» y está a la venta, tu cliente lo escribió de otra forma. El bot busca lo que tu cliente nombra, entre todos tus productos disponibles y por el nombre del producto, no por su categoría: si el nombre no lo dice, no lo encuentra, y le contesta «No encontré «pizza».» con la lista de siempre. Cuando varios se parecen, enseña «Esto encontré de «…»:» para que toque el que quiere; y si ya tenía dos parecidas en pantalla, como la Coca-Cola de 600 ml y la de 2 L, con escribir «coca cola de 600» el bot elige esa.

Para comprobarlo, pide a tu cliente que vuelva a pedirlo y lee en «Conversaciones» lo que le contestó tu bot.

…se te acabó un producto

Apaga su «Hay hoy» y deja de salir. Si llevas inventario y llega a cero, tu bot lo marca como agotado y no deja pedirlo, o lo esconde si apagaste «Enseñar lo agotado» en «Inventario», pestaña «Configuración». Si algo se acaba mientras tu cliente arma su pedido, el bot se lo dice y lo quita.

…tu cliente viene a recoger el pedido que hizo con tu bot

Cóbralo como pedido, no como venta nueva: en la caja, en «Pedidos», búscalo por su número del día o por su folio (el que le dio el bot, que la tarjeta trae debajo como «Folio …») y por el nombre del cliente; márcalo con «Ya está alistado» y cóbralo en «Listos» con «Cobrar $… y entregar», o en el panel con «Ya lo recibió». Una sola de las dos: el pedido queda «Pagado» y ya no ofrece «Registrar un cobro». Que ya está listo, el bot no se lo dice por WhatsApp: avísale tú.

…no ves «Configuración» o «Conversaciones»

Configurar el bot es de la dueña o el dueño; las conversaciones, de quien tenga el permiso «Conversaciones» en «Equipo», con la herramienta «Conversaciones» encendida en «Mis Herramientas».

Relacionados

• Ventas por WhatsApp: tu bot toma los pedidos — Enciende tu bot para que tu clientela te pida por WhatsApp con el código de tu tienda, sin instalar nada. Escribe su saludo, decide qué atiende y pásale a tu gente cómo escribirte.
• Conversaciones: lee y contesta a tus clientes por la app, correo y WhatsApp — Conversaciones es su propia sección del menú y su propia herramienta. Ahí lees lo que te escriben tus clientes por la app, por correo y, con Ventas por WhatsApp, por WhatsApp, y les contestas tú cuando quieras.
• Pedidos que esperan tu respuesta — Los pedidos que llegan de la app, la tienda en línea o WhatsApp esperan tu «sí» antes de surtirse. Cómo aceptarlos, cómo rechazarlos con un motivo y qué pasa si nadie contesta.
• Atender un pedido: de que llega a que lo entregas — Cómo avanza en el panel un pedido de la app, la tienda en línea o WhatsApp, de «Por surtir» a «Entregados», y qué botón le toca en cada momento.
• «Hay hoy» y «Dado de alta»: dejar de vender sin borrar — La diferencia entre apagar un producto por hoy, darlo de baja y apagar sólo una de sus presentaciones.
• Cuánto esperan tus pedidos: plazos para confirmar y para recoger — Cuánto tiempo tienes para aceptar un pedido de la app, la tienda en línea o WhatsApp, cuánto le guardas a tu cliente lo que va a recoger, y cómo cambiar esos plazos.
• Reparto automático: quién recibe cada pedido y aceptar solos — Decide en cada local si los pedidos a domicilio se le ofrecen solos a tu gente —por turnos, por cercanía o a quien llegue antes— y si los pedidos que cumplen todo se aceptan sin que nadie los toque.
• Lo que atiende tu bot, agente por agente, y lo que cada uno necesita — Los trece agentes que aparecen en «Quién contesta y qué atiende» —Catálogo, Cajero, Restaurante, Agenda, Mis pedidos, Facturación, Fiado, Puntos, Cotizaciones, Mi cuenta, Hablar con una persona, Cobro e Identidad—, qué hace cada uno por tu clientela y qué necesita tu negocio para tenerlo.