La agenda en la app del negocio: citas, prestadores, horarios y excepciones

Qué hace

La pestaña «Agenda» de la app es la agenda de tu negocio. Desde ahí:

• Ves las citas en «Día», «Lista» (desde el día que miras y los 30 días siguientes) y «Semana» (de lunes a domingo). «Semana» sólo sale en pantallas de 620 puntos de ancho o más.
• Agendas con «Nueva cita»: servicio, para qué cliente (si quieres), quién lo atiende, día, una de las horas libres y una nota. Sin señal también: la hora la pones tú y la cita sale sola al volver.
• Atiendes cada cita desde su menú «Acciones de cita». Una cita «Pendiente de confirmar» trae «Reprogramar», «Cancelar», «Confirmar» y «No asistió»; una «Confirmada», «Reprogramar», «Cancelar», «Iniciar», «Completar» y «No asistió»; una «En curso», sólo «Completar». Las terminadas no traen menú.
• Configuras con el icono «Configurar agenda»: reglas de reserva, prestadores, horarios y excepciones.

La app nombra los estados «Por agendar», «Pendiente de confirmar», «Confirmada», «En curso», «Completada», «Cancelada» y «No asistió». «Pendiente de confirmar» es la «Retenida» del panel: el horario está apartado y falta confirmarlo.

Quién ve qué. La pestaña sale con la herramienta Agenda encendida y el permiso «Atiende citas» o «Ve la agenda de todos», o si atiendes citas y la app ya sabe que tu agenda es sólo la tuya.

• La dueña o el dueño y quien tiene «Ve la agenda de todos» ven la agenda de todo el equipo. Quien tiene «Atiende citas» y no atiende citas él mismo, también.
• Quien atiende citas (tiene su ficha de prestador) y no tiene «Ve la agenda de todos» ve «Mi agenda»: así se titula la pantalla, en lugar de la lista de prestadores sale «Mi agenda» y sólo trae sus citas.

La agenda es de la suscripción. Lo que agendas, mueves, cancelas o atiendes sin señal se apunta en el teléfono y sale solo: trabajar sin señal.

Qué no hace

• «Cobro asociado» no registra ningún cobro. «Nueva cita» ofrece «Sin cobro ahora», «Efectivo», «Transferencia» y «Terminal externa» y la app manda tu elección, pero el sistema no la guarda: la cita queda igual elijas lo que elijas. Si cobraste, regístralo por donde registras tus cobros.
• No da de alta clientes: «Elegir cliente (opcional)» busca entre los que ya tienes. A quien todavía no es tu cliente, apúntalo en «Notas (opcional)» (nombre y teléfono); sin elegir, la cita queda «Sin cliente asociado», como en el panel.
• Sin señal no ve los horarios libres: pones la hora a mano y la cita no aparta el horario hasta que llega; si para entonces ya está ocupado, no queda.
• La cita nueva no queda firme sola: nace «Pendiente de confirmar» y hay que confirmarla.
• No enseña las citas «Por agendar»: «Día», «Lista» y «Semana» sólo acomodan citas con hora.
• No le avisa a tu clienta. Mover o cancelar su cita no le manda mensaje ni notificación; avísale tú. Para un pedido sin cobrar, lee citas.
• La ventana de cancelación no te frena a ti: sólo impide que tu clienta mueva o cancele cuando ya falta poco.
• No guarda lo de «Configurar agenda» sin señal: reglas, prestadores, horarios y excepciones necesitan señal en el momento.
• La lista de excepciones no dice de qué prestador es cada una: sólo el día, «Cerrado» u «Horario especial», sus horas y su nota.
• Con «Mi agenda» no tocas las citas de otra persona: no te aparecen, y no las puedes mover ni cancelar. Al reprogramar una tuya, sólo puede quedar contigo.

Cómo se hace

Ver tu agenda

1. Toca «Agenda» en la barra de abajo y elige «Día», «Lista» o «Semana». Cambia de día con las flechas o con el botón de fecha («Elige un día»).
2. Elige a una persona en la lista de prestadores, o «Todo el equipo». Si tu agenda es sólo la tuya, ahí sale «Mi agenda».
3. Para ver sólo un estado, elígelo a un lado: «Por agendar», «Retenidas», «Confirmadas», «En curso», «Completadas», «Canceladas» o «No asistió»; «Todos los estados» los vuelve a enseñar. Vale para las tres vistas, como el «Estado» del panel.
4. Para traer lo último toca «Actualizar» o jala la lista hacia abajo.

Agendar una cita

1. Toca «Nueva cita».
2. En «Servicio» escribe al menos dos letras del nombre o la clave y toca «Elegir» en el que quieres; debajo ves cuánto dura. La lista trae sólo servicios, 30 a la vez, y «Ver más» trae los siguientes. Si tienes 30 servicios o menos, el primero ya sale elegido; para otro toca «Cambiar».
3. Si la cita es de un cliente tuyo, toca «Elegir cliente (opcional)»; en «¿Para quién es la cita?» búscalo por nombre o teléfono y tócalo. Para cambiarlo toca «Cambiar»; para dejarla sin cliente, la «×».
4. En «Prestador» elige a quien la atiende o deja «Quien tenga horario». Si tu agenda es sólo la tuya, elige tu nombre.
5. Elige el día con el botón de fecha («Elige el día de la cita») y, en «Horario», una de las horas libres.
6. Deja «Cobro asociado» como está: no guarda nada.
7. Si hace falta, escribe en «Notas (opcional)» lo que quieras recordar; si no es tu cliente, su nombre y su teléfono.
8. Toca «Guardar cita». Sale «La cita quedó registrada.»
9. Confírmala enseguida: en «Acciones de cita» toca «Confirmar» y, en el cuadro, «Confirmar».

Agendar sin señal

1. Toca «Nueva cita». El servicio sale de lo que tu teléfono ya guardó del catálogo.
2. En «Horario» sale «Sin señal no vemos los horarios libres…»: toca «Elegir la hora» y escoge la hora. Si tienes más de un prestador, elige quién la atiende.
3. Toca «Guardar cita». La hoja se cierra con «Sin señal: la cita sale sola en cuanto vuelva. Hasta entonces el horario no está apartado.» y arriba de la lista sale la banda de operaciones pendientes.
4. Cuando vuelva la señal la cita se manda sola, una sola vez aunque se reintente. Revísala y confírmala.

Confirmar, iniciar, completar o marcar que no llegó

1. En «Acciones de cita» elige «Confirmar», «Iniciar», «Completar» o «No asistió».
2. El cuadro pregunta «¿Confirmar cita?», «¿Iniciar servicio?», «¿Completar servicio?» o «¿Marcar como no asistió?». Toca su botón («Confirmar», «Iniciar», «Completar» o «Marcar inasistencia»); con «Mejor no» te arrepientes. Sale «La cita quedó actualizada.»

Mover o cancelar una cita

1. «Reprogramar»: en «Reprogramar cita» cambia el «Prestador», el día y la hora y toca «Guardar horario». Sale «La cita quedó reprogramada.» Las horas que ofrece incluyen las que sólo se enciman con esa misma cita: moverla 15 minutos se puede.
2. «Cancelar»: en «¿Cancelar cita?» escribe el «Motivo» (hasta 300 letras; vacío, la app manda «Cancelada desde la app») y toca «Cancelar cita». Sale «La cita quedó cancelada.»

Configurar la agenda

1. Toca el icono «Configurar agenda» de la barra de arriba. Sólo sale si eres la dueña o el dueño o tienes el permiso «Configura la agenda», aunque también atiendas citas.
2. En «Reglas de reserva» ajusta «Zona horaria», «Intervalo de horarios» (cada 5, 10, 15, 30 o 60 minutos), «Anticipación mínima (minutos)», «Hasta cuántos días se puede reservar» (de 1 a 730) y «Ventana de cancelación (minutos)». Toca «Guardar reglas»: sale «Reglas de agenda guardadas».
3. La anticipación y la ventana van de 0 a 525,600 minutos. La ventana de cancelación es el tiempo antes de la cita en que tu clienta ya no puede moverla ni cancelarla; si el servicio trae la suya, cuenta la mayor de las dos, y si nunca la cambiaste vale 0. El panel no la enseña en su pestaña «Configuración»: se cambia aquí.
4. Para dar de alta a alguien, en «Prestadores» toca el icono «Agregar prestador», escribe su «Nombre», elige a la «Persona del equipo (obligatorio)», busca en «Agrega un servicio» cada cosa que hace y toca «Agregar» (queda arriba, en «Servicios que atiende»; se quita con su «×») y toca «Guardar prestador». Con más de un local contestas también «¿En qué local atiende?».
5. Para ponerle horario, en «Acciones del prestador» toca «Horarios». En «Horarios de …» enciende los días que trabaja, escribe «Inicio» y «Fin» como 09:00 y 18:00 (el fin puede ser 24:00) y toca «Guardar horarios». Se guarda la semana completa: los días apagados quedan sin horario.
6. Para un día libre o un horario especial, en «Excepciones» toca el icono «Agregar excepción». En «Excepción de horario» elige el «Prestador» y el día. Con «Cerrar agenda ese día» encendido, ese día no se le ofrece nada; apágalo y pon «Inicio» y «Fin» para abrir ese horario, que se suma al de la semana. Si quieres, escribe una «Nota» y toca «Guardar excepción».
7. Para quitar una excepción toca «Eliminar excepción» y, en «¿Eliminar excepción?», «Eliminar»: vuelve el horario regular de esa fecha.
8. Para dejar de ofrecer a alguien, en «Acciones del prestador» toca «Desactivar»: conserva su historial. Para volver a ofrecerlo, «Editar» y enciende «Puede recibir citas».

Convertir un producto en servicio

Si tu catálogo no tiene ningún servicio, «Nueva cita» te dice qué hacer:

1. Con «Primero agrega un servicio», toca «Abrir catálogo» y cambia un artículo a «Servicio».
2. Con «Lo que tienes está dado de alta como producto», toca «Convertir …» con el nombre del primer artículo por convertir. Se abre su ficha con «Servicio» ya elegido, sin guardar nada.
3. Revisa su «Duración» y «Se agenda» y toca «Guardar cambios».

Qué pasa si…

• …tu cita «Pendiente de confirmar» se cancela sola. Aparta el horario 15 minutos, lo que trae la agenda si nadie lo cambió. Pasado ese tiempo el sistema la cancela con el motivo «Retención vencida» cuando revisa la agenda. Si pulsas «Confirmar» después, el cuadro dice «La transición de cita no está permitida»: agéndala otra vez y confírmala al momento.
• …«Nueva cita» dice «No hay horarios libres ese día.» Puede no haber hueco (esa persona no trabaja ese día, tiene una excepción que cierra, ya tiene citas, o las horas quedan fuera de la anticipación y de los días que permite tu agenda) o la app no pudo consultar los horarios. Sin señal no sale esto: sale «Elegir la hora» (lee «Agendar sin señal»). Si tu agenda es sólo la tuya, elige tu nombre en «Prestador»: con «Quien tenga horario» el servidor no te ofrece horarios.
• …no sale tu servicio en «Servicio». Desde la app 1.3.76, «Nueva cita» y «Servicios que atiende» de un prestador buscan en todo tu catálogo, pero no lo bajan entero: escribe al menos dos letras de su nombre o su clave. Sólo salen los servicios disponibles; un artículo dado de alta como producto no sale. Si dice «No encontramos» con lo que escribiste, revisa cómo se llama en Catálogo; si salen muchos, «Ver más» trae la siguiente tanda.
• …dice «No pudimos buscar en tus servicios: …». El servidor no contestó, o no hay señal y tu teléfono todavía no guardó tu catálogo (abre Catálogo una vez con señal y queda guardado). Lo que ya habías elegido no se pierde: toca «Reintentar» cuando vuelva la señal.
• …se va la señal al agendar. Lee «Agendar sin señal»: la hoja se cierra y la cita sale sola. Si al llegar el horario ya está ocupado o la agenda no lo permite, el sistema dice que no y la cita desaparece de los pendientes sin avisarte el motivo: revisa tu agenda al volver la señal.
• …se va la señal en el menú de una cita. El cuadro dice «Quedó pendiente de enviar. No la damos por confirmada hasta que el negocio responda.» y se queda abierto; arriba de la lista sale «Hay una operación de agenda pendiente. No se muestra como confirmada.» No vuelvas a tocar su botón: apuntaría otra operación. Ciérralo y deja que salga sola. Si el servidor dice que no, la operación desaparece sin avisarte el motivo.
• …el plan no abre Agenda. La pestaña lleva un candado; al tocarla se abre la hoja que presenta el plan y la pantalla se ve borrosa, con «Agenda de servicios» y «Ver qué incluye», sin «Nueva cita» ni «Configurar agenda».
• …apagas la herramienta Agenda. La pestaña sale de la barra y, por un enlace, dice «Agenda está apagada»; un aviso de una cita sí abre esa cita sola, con el título «Cita». Lee Mis Herramientas.
• …el servidor dice que no tienes permiso. Mover y cancelar citas pide «Atiende citas» o «Ve la agenda de todos». Guardar reglas, prestadores, horarios y excepciones pide «Configura la agenda»; atender citas no lo trae. Lee permisos del equipo.
• …atiendes citas y no ves la pestaña «Agenda». Sin el permiso «Atiende citas» ni «Ve la agenda de todos», sólo sale cuando la app ya sabe que tu agenda es sólo la tuya, y eso lo sabe después de sincronizar la agenda. Con el permiso «Atiende citas» la pestaña sale mientras la herramienta Agenda esté encendida, y sigues viendo «Mi agenda».
• …ves «Mi agenda» y te piden mover la cita de una compañera. Desde tu teléfono no se puede: su cita no te sale y el sistema no te deja moverla ni cancelarla. Que la mueva ella desde su agenda, la dueña o el dueño, o alguien con «Ve la agenda de todos». La dueña lo hace en el panel: Agenda, «Calendario», abre la cita, «Reprogramar» (citas). Si la cubres seguido, pídele que te encienda «Ve la agenda de todos»: sólo ella cambia permisos, en Equipo (cómo se da). Cuando lo guarde, abre «Agenda» o toca «Actualizar»: el título cambia de «Mi agenda» a «Agenda», sale «Todo el equipo» y ves y mueves las citas de todas.
• …un prestador dice «Falta asignar». Es uno de antes sin persona del equipo: ábrelo con «Editar» y elige a quien lo atiende, o desactívalo. Más en prestadores y horarios.

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