Confirmar una visita: el código de la persona, sin contarla dos veces

Qué hace

Cada visita avanza la tarjeta de visitas de la persona. Al completar la meta que pusiste en la regla de visitas, recibe sus puntos.

Una visita se cuenta de tres maneras:

• La pide la persona desde su app: escanea el cartel QR de la sucursal (o usa su ubicación, según cómo configuraste esa sucursal) y le sale un código. Lo hace con el ícono «Registrar una visita» de la barra de tu tienda en su app, con «Registrar visita» dentro de «Mis puntos» o con el ícono del escáner de «Mis tiendas»; el de la barra sólo le sale si no tienes caja. Tú lo confirmas aquí, en «Operación» › «Confirmar visita». Hasta que lo confirmas, no suma nada.
• Con su compra: si al pagar en la caja lees su código («Mi código», en su app) con «Leer código del cliente», la visita se cuenta sola, siempre que la compra llegue a la mínima de tu regla y ya haya pasado el intervalo.
• La das tú en la caja: con la persona identificada, en «Puntos y recompensas», con «Registrar visita». Pide dos permisos: «Cobra en la caja» y «Atiende el programa de puntos». Al cobrar la cuenta de un restaurante, la misma tarjeta sale en «Puntos y recompensas» de la hoja de cobro, y también se le ofrece a quien atiende el salón.

Todas quedan en «Visitas recientes», con quién la registró y cómo llegó: «La pidió el cliente», «La dio el negocio» o «Con su compra». La lista dice: las que ya contaron, confirmadas aquí, registradas en la caja o al cobrarle con su código; el método («QR» o ubicación) sólo sale en las que la persona pidió desde su app.

Quién se entera. Con el panel o la app abiertos, la solicitud le llega en vivo a la persona dueña y a quien tiene «Atiende el programa de puntos» (antes sólo a la dueña), y una solicitud sin confirmar vence a los 10 minutos. A la persona que pidió la visita le llega un aviso al teléfono cuando se resuelve: «Tu visita ya cuenta», «Tu visita no se confirmó» o «Tu visita ya no se puede confirmar».

Con dos o más locales: la visita cuenta en el local del cartel que la persona escaneó (o del que eligió por ubicación), y con ese local sale en «Visitas recientes». El «Intervalo mínimo» de tu regla es de la persona en todo tu negocio, no de cada local: una visita contada en un local no deja contar otra en ningún local, ni en ése ni en otro, hasta que pase ese tiempo.

Qué no hace

• No acredita nada sin tu confirmación. La lista de pendientes no enseña el código: lo tiene la persona en su teléfono. Acredita sólo cuando sepas que está en tu local: Cuentela no comprueba dónde está ella (la ubicación la reporta su teléfono) ni dónde estás tú.
• Cada código sirve una sola vez. Ya acreditado, rechazado o vencido, deja de funcionar. Vence a los 10 minutos de pedirlo.
• Cada persona tiene a lo más una solicitud esperando. Mientras tenga una, su app no la deja pedir otra.
• No cuenta dos visitas dentro del «Intervalo mínimo» de tu regla, venga de la app, de una compra o de la caja, ni aunque la segunda sea en otro de tus locales: el intervalo es de la persona en todo tu negocio.
• Pulsar dos veces no duplica: repetir «Sí, acreditar» contesta lo mismo, y una venta cuenta a lo más una visita.
• La ubicación no está comprobada: la reporta el teléfono de la persona.
• El código de alguien de tu equipo no cuenta la visita solo al pagar; si le toca, se la das con «Registrar visita».
• «Registrar visita» no es para cualquiera que cobre. Sin «Atiende el programa de puntos», la caja enseña la tarjeta de visitas pero no el botón: dice qué permiso falta.
• Una visita acreditada no se deshace desde esta pantalla. La que se contó con una compra se deshace si devuelven esa compra; con una devolución parcial, sólo si lo que queda ya no llega a la compra mínima.

Cómo se hace

Confirmar la visita de quien tienes enfrente:

1. En «Puntos y visitas», pestaña «Operación» (la ve quien tiene «Atiende el programa de puntos»), pulsa «Confirmar visita» en «Qué vas a atender»: te lleva a esa sección, y el botón dice cuántas esperan.
2. Pídele a la persona el código que le salió en su app y escríbelo en «Código de la visita». Son 16 letras y números en cuatro grupos; los guiones se ponen solos.
3. Pulsa «Revisar solicitud». Sale su nombre, la sucursal, cómo pidió la visita y a qué hora.
4. Si es ella y está contigo, pulsa «Acreditar visita» y luego «Sí, acreditar». Sale «Visita acreditada. El contador y los puntos ya están actualizados.»

Desde la lista de pendientes: debajo del campo están las solicitudes que esperan, con la hora a la que vence cada una. «Validar visita» te lleva al campo, y el código tiene que ser el de esa fila. Para escribir el de otra persona, pulsa «Usar otro código». Si hay muchas, pulsa «Ver más pendientes».

Rechazar una solicitud: después de «Revisar solicitud», pulsa «Rechazar», escribe el «Motivo» y pulsa «Confirmar rechazo». No suma visitas ni puntos. «Cancelar» cierra la pregunta sin decidir.

Revisar lo que ya contó: en «Visitas recientes» está cada visita que ya contó, con su avance y los puntos que dio, venga de la app, de la caja o de una compra. «Ver más visitas» trae las anteriores.

En la caja: con la persona identificada, abre «Puntos y recompensas» (F4) y, en «Tarjeta de visitas», pulsa «Registrar visita». La caja necesita internet para registrarla, y quien la registra necesita poder cobrar en la caja y atender el programa de puntos. Al cobrar la cuenta de una mesa, está en «Puntos y recompensas» de la hoja de cobro.

Desde tu celular, en la app del negocio:

1. Abre «Más» › «Puntos y visitas» y, en «Visitas por confirmar», toca «Confirmar visita» en el renglón de la persona.
2. Escribe en «Código de confirmación» el código que ella ve en su app, en «Mis puntos», «Solicitudes de visita»; si no estás en el local, que te lo dicte o te lo mande por WhatsApp. Toca «Inspeccionar».
3. En «Revisar visita», con «Confirmar» elegido, toca «Confirmar visita». Sale «Confirmamos la visita.»

En la app no hay «Operación», «Código de la visita», «Revisar solicitud» ni «Acreditar visita»: ésos son los nombres del panel. Lee puntos y visitas desde la app.

Qué pasa si…

…sale «La visita NO se acreditó». Al confirmar se vuelve a revisar todo, y la tarjeta de la persona no se movió. La frase dice por qué:

• «Todavía no pasa el tiempo mínimo entre visitas de esta persona»: ya contó una visita dentro de tu «Intervalo mínimo», aunque haya sido en otro de tus locales.
• «El código de la persona caducó antes de confirmarlo»: pasaron los 10 minutos. Que vuelva a escanear.
• «Cambió algo entre el escaneo y la confirmación»: cambió la regla de visitas, la sucursal o su QR. Que vuelva a escanear.

…no estás en el local y tu cliente dice que su visita no le aparece: ¿la confirmas desde tu celular? Sí. Le aparece cuando la confirmas: mientras, su app dice «Pendiente de confirmación» con su «Código de confirmación» y «Vence en …». Que te dicte el código o te lo mande por WhatsApp, y en la app del negocio abre «Más» › «Puntos y visitas», «Visitas por confirmar», «Confirmar visita»; escríbelo en «Código de confirmación», «Inspeccionar» y, en «Revisar visita», «Confirmar visita» (en el panel, con «Código de la visita», «Revisar solicitud», «Acreditar visita» y «Sí, acreditar»). Antes de que pasen los 10 minutos. Confírmala sólo si sabes que está en tu local —la ve quien atiende, por ejemplo—: Cuentela no comprueba dónde está. Si no, que la confirme alguien de tu equipo que esté ahí con el permiso «Atiende el programa de puntos», o que la pida en su próxima visita.

…la solicitud ya no sale en la lista de pendientes («0 pendientes»; en la app, «No hay visitas por confirmar») y no la confirmaste. Pasaron los 10 minutos: venció, sale sola de la lista y no se contó. En la app de tu cliente dice «Solicitud vencida» con «La solicitud venció antes de confirmarse.». Que vuelva a escanear el cartel en tu local: le sale un código nuevo, y la vencida no le quita esa visita ni la hace esperar.

…ya la confirmaste y no sabes si quedó, o tu cliente dice que no le aparece: ¿la confirmas otra vez? No: ya contó una vez y no se vuelve a contar. Ya no sale en pendientes y su código ya no sirve: escrito otra vez, sale «La solicitud de visita no existe.». Míralo en «Visitas recientes» (su nombre, el local, «1 de 5 visitas · Sin puntos en esta visita»). En su app, «Mis puntos» dice «1 de 5 visitas» y «Visita acreditada» con el local. Si escanea otra vez el mismo día, su app dice «No se registró la visita» y no crea otra. Los puntos llegan con la visita que completa la meta, no con cada una.

…sale «La solicitud de visita no existe.» debajo del campo. Ese código ya se usó, ya venció o no es de tu negocio. Pídele que vuelva a escanear el cartel.

…sale «Escribe el código completo que muestra la persona.» Faltan letras o números del código.

…sale «El código corresponde a otra solicitud. Usa el código de la fila elegida.» Pulsaste «Validar visita» en otra fila. Pulsa «Usar otro código» para confirmar el que tienes.

…la ficha dice «Ubicación reportada por el dispositivo, no comprobada.», o que el teléfono reportó la ubicación como simulada. Acredita sólo si ves a la persona en la sucursal.

…tu cliente escaneó el cartel, lo volvió a intentar y ya no le cuenta otra visita (o su app no la deja pedir). Al escanear, su app revisa antes de crear nada y, si hoy no contaría, sale «No se registró la visita» con la causa y «Entendido»:

• «Tu última visita contó hoy a las 22:50; la siguiente cuenta desde mañana a las 22:50.» (con sus horas): ya le contó una visita dentro de tu «Intervalo mínimo». Es de la persona en todo tu negocio: si la primera fue en un local, el cartel de otro tampoco cuenta hasta esa hora. Volver a escanear, escanear el cartel de otro local o pedir «Registrar visita» en la caja no la adelanta: la caja revisa el mismo intervalo. Desde esa hora cuenta en cualquiera de tus locales, con su cartel.
• «Ya tienes una visita esperando confirmación en …»: la primera todavía espera; confírmala con su código en «Confirmar visita» antes de que venza.
• «… no está recibiendo visitas por ahora.»: ese local está pausado o cerrado.

Ese intento no deja nada: no le sale código, no aparece en «Confirmar visita» y no suma. Para comprobar que su visita quedó una sola vez y en qué local: en su app, en «Mis puntos» de tu tienda, «Visitas» dice «1 visita registrada» (o las que lleve), «Solicitudes de visita» dice «Visita acreditada» con el local, y «Visitas recientes» trae el local y su avance, como «Matriz» con «1 de 5 · hace 12 minutos». Tú la ves en tu «Visitas recientes», con su nombre, el local, «QR» y la hora.

…en la caja, en «Tarjeta de visitas», no sale «Registrar visita» y dice «Registrar la visita pide «Atiende el programa de puntos». La dueña o el dueño lo da en Equipo.» Quien cobra tiene «Cobra en la caja» pero no «Atiende el programa de puntos». La persona dueña lo enciende en Equipo, en «Ver permisos de …». Pasa igual al cobrar la cuenta de una mesa. La tarjeta ya no se esconde: antes, a quien le faltaba un permiso, la caja no decía por qué.

…en la caja sale «Hoy ya contó tu visita.» Ya se contó una visita dentro del intervalo: no la registres otra vez, porque no contaría.

…una visita de «Visitas recientes» dice «Se deshizo: …». La compra con la que se contó se canceló o se devolvió, y ya no cuenta. La persona conserva ese registro en su historial: la app dice «Visita revertida» y explica que no cuenta para su meta; la tienda web la marca como revertida. El progreso excluye esas visitas. En una devolución parcial sólo se deshace si lo que quedó de la compra ya no cubre el mínimo de visitas.

…una visita dice, por ejemplo, «0 de 5 visitas · +10 puntos». Es la que completó la tarjeta: los puntos ya se sumaron y la cuenta vuelve a empezar.

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