Conciliación de pagos: importar el CSV del banco, la terminal o Stripe y relacionarlo con tus ventas

Qué hace

La pestaña «Conciliación», dentro de «Cobros y cortes», compara el archivo original de tu banco, tu terminal o Stripe con las ventas, propinas y devoluciones que ya registraron tus cajas. Cada asignación y cada reversión conserva su historial.

Tiene cuatro piezas:

• «Fuente financiera». De dónde vienen tus archivos: una terminal, una cuenta de banco, Stripe. Lleva un «Nombre visible», un «Proveedor», la «Cuenta del proveedor», una «Terminal (opcional)», una «Moneda» y un «Alcance»: «Una sucursal» o «Todo el negocio» (sólo la persona dueña). Se da de alta con «Agregar fuente», en «Cobros y cortes», pestaña «Conciliación».
• «Archivos». Importas un CSV por fuente y dices en qué columna viene la fecha, la referencia y el importe, y, si las trae, la clase, el lote, la zona horaria y la moneda. La vista previa enseña hasta 8 filas; el servidor valida el archivo completo. El original se conserva privado y se baja con «Descargar original». Cuando sale «Preparada» en «Historial de archivos», se leyó entero y sin filas rechazadas ni en revisión: sus filas válidas ya están en «Movimientos».
• «Movimientos». Las filas válidas del archivo: su referencia, su tipo («Cobro», «Devolución», «Comisión» o «Depósito»), su fecha y, en «Disponible», cuánto queda de su importe. Con «Conciliar», en un cobro o una devolución, eliges qué ventas, propinas o devoluciones de tus cajas lo explican, la cantidad de cada una y una justificación. Lo que un cobro conserva en «Disponible» después de relacionarlo es dinero que el archivo reporta y que ninguna venta de tus cajas explica.
• El lote. La liquidación del proveedor: lo que el archivo declara bajo una misma referencia de lote. «Ver lote» suma «Cobros», menos «Devoluciones», «Comisiones» y «Depósitos», y da la «Diferencia». Cuadra cuando da cero.

A un cobro del archivo se le pueden relacionar ventas de tus cajas y propinas cobradas con una forma de pago que no sea efectivo ni fiado; a una devolución, las devoluciones ya confirmadas fuera de efectivo y las reversas de propina. Siempre de la misma moneda y, si la fuente es de una sucursal, de esa sucursal.

Qué no hace

• No concilia sola. No empareja ni propone: tú marcas cada venta, pones la cantidad y escribes una justificación de 3 a 500 caracteres.
• No cambia ventas, cobros ni inventario, ni mueve dinero. Sólo deja asentado qué movimiento del archivo explica qué. Relacionar no crea otra venta ni otro cobro, ni vuelve a cobrar: una venta ya explicada por completo deja de salir para relacionarla otra vez.
• No relaciona lo que no se cobró en una caja. Las ventas compatibles son las de tus cajas (Mostrador); un cobro que registraste en «Pedidos» no sale.
• No te da una lista aparte de lo que falta. Se lee en dos lugares: los cobros de «Movimientos» que se quedan con algo en «Disponible» y las ventas que siguen saliendo en «Ventas y movimientos compatibles».
• No relaciona efectivo ni fiado.
• No relaciona una «Comisión» ni un «Depósito» con una venta. La pantalla lo dice: «Comisión del proveedor: no se relaciona con una venta, se lee en su lote.»
• No borra. Una asignación se revierte con otra fila; la original queda en el historial.
• No importa dos veces el mismo archivo en la misma fuente, aunque cambies las columnas: reconoce el archivo por su contenido y enseña la importación que ya existe.
• No acepta archivos de más de 16 MiB ni de más de 100,000 filas, ni archivos que no estén separados por comas o no estén en UTF-8.
• No es para quien tenga uno solo de los dos permisos. Hace falta «Supervisa cajas» y «Concilia pagos» (la persona dueña entra de oficio) y, quien no es dueña, concilia los pagos de sus locales: el que tiene asignado o los que la persona dueña dejó encendidos (con todos encendidos, todos). Lee Permisos de quien cobra en la caja.

Cómo se hace

Cómo debe venir el archivo

• Qué bajar de tu banco o tu terminal: el detalle de tus ventas con tarjeta o de tus movimientos en CSV, una tabla de texto con las columnas separadas por comas. El PDF no sirve, y «Archivo CSV original» sólo ofrece archivos .csv: si tu banco sólo da Excel, ábrelo y guárdalo como CSV UTF-8 (delimitado por comas).
• Los nombres de las columnas, tal cual: en «Columna de fecha», «Columna de referencia» y «Columna de importe» escribe el nombre que trae la primera fila de tu archivo (la vista previa te la enseña), con las mismas mayúsculas y acentos. Vienen escritos fecha, referencia e importe; si tu archivo dice Fecha, Autorizacion e Importe, cámbialos. Si no son iguales, al pulsar «Subir y procesar» sale arriba «El mapeo usa columnas que no existen en el CSV: …».
• Si tu archivo trae en cada venta su comisión, su IVA y lo que te abonaron, en «Columna de importe» va la columna del importe completo de la venta, el que cobraste, para que se relacione con tus ventas. Las de comisión, IVA y abono no se leen, y no estorban: lo que te depositó es la suma del abono.
• La primera fila son los nombres de las columnas: ninguno vacío ni repetido. Las filas siguientes tienen el mismo número de columnas.
• Importe: un número sin símbolo de moneda ni comas de miles, con hasta dos decimales y distinto de cero (puede llevar signo), como 1250.50.
• Clase: si no hay columna de clase, un importe positivo es «Cobro» y uno negativo es «Devolución». Si la hay, sus valores son cobro, devolucion, comision o deposito, sin acento; y una «Comisión» o un «Depósito» necesitan su lote.
• Fecha: 2026-09-30 14:05 (con T o espacio; los segundos son opcionales). Si no trae zona al final (Z o -06:00), hace falta la columna de zona horaria con un nombre como America/Mexico_City.
• Moneda: si el archivo trae columna de moneda, tiene que ser la de la fuente.

Dar de alta la fuente

1. En «Cobros y cortes» abre la pestaña «Conciliación».
2. Pulsa «Agregar fuente», llena «Alcance», «Sucursal» (si es de una sucursal), «Nombre visible», «Proveedor», «Cuenta del proveedor», «Terminal (opcional)» y «Moneda» (tres letras; viene MXN), y pulsa «Guardar fuente». Si ya hay una fuente con el mismo alcance, proveedor, cuenta, terminal y moneda, no se crea otra: se usa esa.

Importar un archivo

1. Elige la «Fuente financiera» y, en «Archivos», el «Archivo CSV original». Revisa la vista previa.
2. Escribe cómo se llaman en tu archivo la «Columna de fecha», la «Columna de referencia» y la «Columna de importe» (vienen fecha, referencia e importe) y, si las trae, la «Columna de clase (opcional)», la «Columna de lote (opcional)», la «Columna de zona horaria (opcional)» y la «Columna de moneda (opcional)».
3. Pulsa «Subir y procesar». El archivo aparece en «Historial de archivos»; con «Ver detalle» ves cuántas filas son «Válidas», «Duplicadas», «Rechazadas» y «En revisión».

Relacionar y cuadrar

1. En «Movimientos» pulsa «Conciliar» en un cobro o una devolución.
2. Marca lo que corresponda en «Ventas y movimientos compatibles», ajusta la «Cantidad a relacionar», escribe la «Justificación» y pulsa «Registrar asignaciones».
3. Para deshacer, pulsa «Revertir» junto a la asignación, pon la cantidad y la justificación y pulsa «Confirmar reversión».
4. Para un lote, pulsa «Ver lote». Si no cuadra y el cobro llegó en otro archivo, en «Agregar un cobro que ya está en la casa» elige el «Cobro sin lote», escribe «Por qué pertenece a este lote» y pulsa «Agregar al lote».

Saber qué coincide y qué falta

1. Con el archivo en «Historial de archivos», abre «Movimientos»: cada cobro del archivo dice su referencia, su fecha y, en «Disponible», cuánto le queda.
2. En cada cobro pulsa «Conciliar». En «Ventas y movimientos compatibles» salen las ventas de tus cajas que todavía no están explicadas, cada una con su «Folio», su fecha y lo que le queda. La que coincide es la del mismo importe y la misma hora: márcala, escribe la «Justificación» y pulsa «Registrar asignaciones». Sale «Las asignaciones quedaron registradas.» y ese cobro queda en cero en «Disponible».
3. Cuando ya relacionaste todo lo que coincide, lo que queda es lo que falta. Un cobro del archivo que sigue con algo en «Disponible» lo reporta la terminal o el banco sin una venta de tus cajas que lo explique: no lo relaciones con una venta de otro importe; déjalo así y revísalo.
4. Una venta que sigue saliendo en «Ventas y movimientos compatibles» al abrir cualquier cobro la cobraste con tarjeta o transferencia en tu caja, pero el archivo no la trae: revisa si se cobró en otra terminal, si es de otro día o si el cobro no pasó. Las ventas en efectivo o fiado no salen: no pasan por la terminal ni por el banco.

Qué pasa si…

…el banco te depositó menos de lo que vendiste con tarjeta y quieres saber si falta una venta o te cobró de más

Lo que cobraste con la maquinita de tu banco y apuntaste en la caja como «Tarjeta (terminal)», Cuentela lo guarda completo y sin comisión; tu banco te deposita ya sin su comisión (y, por lo común, el IVA de esa comisión), y Cuentela no ve ese descuento. Para saber si falta alguna venta:

1. Baja de tu banco o tu terminal el detalle de esas ventas en CSV (no en PDF) y súbelo aquí con «Subir y procesar», con la columna del importe completo de cada venta y los nombres de columna tal cual (lee «Cómo debe venir el archivo»).
2. En «Movimientos», pulsa «Conciliar» en cada cobro y marca la venta de tu caja del mismo importe y la misma hora. Sólo salen tus ventas cobradas con tarjeta o transferencia: las de efectivo no.
3. Si todos los cobros quedan en cero en «Disponible» y en «Ventas y movimientos compatibles» ya no queda ninguna venta con tarjeta de esos días, no falta ninguna venta: la diferencia con tu depósito es lo que te descontó tu banco, y la ves en las columnas de comisión e IVA de su archivo. Si sobra un cobro, el banco trae algo que tu caja no tiene; si sobra una venta, tu banco no la trae.

Lo que cobraste con tarjeta ese día también lo ves en «Reporte de cobranza», con «Ver el corte»: el renglón «Tarjeta externa». Si tu tienda cobra en línea, ese dinero va aparte, en «Cobrado en línea · está en Stripe o PayPal, no en tu caja»: lee cobrar con tarjeta en tu tienda.

…la terminal o el banco no cuadran con tus cobros y quieres saber qué falta

Se hace en «Cobros y cortes», pestaña «Conciliación». Da de alta tu terminal o tu banco con «Agregar fuente» (una sola vez), sube su archivo CSV con «Subir y procesar» y abre «Movimientos». En cada cobro pulsa «Conciliar» y marca la venta de tu caja con el mismo importe y la misma hora. Al final, un cobro que se queda con algo en «Disponible» es dinero que el archivo trae sin venta en tus cajas, y una venta que sigue saliendo en «Ventas y movimientos compatibles» es un cobro tuyo que el archivo no trae. Relacionar no crea otra venta ni otro cobro, ni cobra dos veces.

…el archivo sale «Preparada» o con «Duplicadas»

«Preparada» es que se leyó entero, sin filas rechazadas ni en revisión: sus filas válidas ya están en «Movimientos», no falta publicarlas. «Duplicadas» cuenta las filas repetidas: la misma referencia con los mismos datos, en el mismo archivo o en uno que ya habías subido. Entra una sola vez como movimiento, así que ese cobro no se cuenta dos veces. Si la referencia se repite con otro importe o fecha, esa fila queda «En revisión».

…no tienes los dos permisos o el plan es gratuito

Sin los dos permisos, la pestaña no sale. Para que tu contador o alguien del equipo concilie, necesita «Supervisa cajas» y «Concilia pagos». Concilia los pagos de sus locales: el que tiene asignado o, si no tiene uno, los que la persona dueña dejó encendidos en «Alcance de sus permisos de caja»; con todos encendidos, todos. Antes, sin un local marcado la pestaña salía pero decía «Tus permisos de caja no tienen ningún local asignado»; ya no. Para limitarla a ciertos locales, la persona dueña, en «Equipo», pulsa «Ver permisos de …» de esa persona, en «Alcance de sus permisos de caja» apaga los locales que no apliquen (el último encendido no se apaga) y pulsa «Guardar dónde valen sus permisos de caja». Esta pestaña no queda tras un candado, pero el servidor no atiende nada de ella con el plan gratuito o vencido: es de la suscripción.

…el archivo sale «Con filas por revisar»

Las filas buenas sí entran. Una fila rechazada no se publica: importe que no es número válido, clase que no es una de las cuatro, comisión o depósito sin lote, o moneda distinta a la de la fuente. Una fila en revisión tampoco: referencia vacía, fecha sin zona o inválida, o una referencia ya importada que ahora trae otro importe o fecha. Si corriges el archivo y lo importas de nuevo, lo que ya estaba entra como «Duplicadas» y no se cuenta dos veces.

…el archivo sale «Fallida»

Es que no se pudo leer entero. «Ver detalle» dice por qué: «El archivo no tiene un CSV válido.» (una fila con otro número de columnas, comillas mal cerradas o texto que no es UTF-8), «El mapeo no corresponde a sus columnas.» o «El archivo supera 100,000 filas.»

…importas un archivo que ya estaba

Sale «Este archivo ya estaba importado. Se muestra la importación existente.» o, si cambiaste las columnas, «Este archivo ya estaba importado con otro mapeo. Revisa la interpretación existente.»

…se corta la subida

La pantalla dice en qué tramo quedó («La importación quedó a medias.») y ofrece «Reintentar subida», con exactamente el mismo archivo, o «Descartar importación pendiente». Si el archivo sí llegó y ya se procesa, pide «Recuperar importación». Mientras haya una pendiente no se cambia de fuente.

…una acción queda sin confirmar

Sale «Hay una acción pendiente de confirmar» con «Recuperar acción pendiente»: reutiliza la misma solicitud, así que no se asigna dos veces.

…el importe pasa del saldo

Sale «El importe supera el saldo disponible. El rechazo quedó registrado; puedes intentar otra asignación.» (o «…saldo reversible…» al revertir).

…el lote no cuadra

Dice «No cuadra: faltan…» de cobros para amparar sus comisiones y depósitos, o «No cuadra: quedan…» de cobros sin comisión ni depósito que los explique. Si cuadra: «El lote cuadra: sus cobros, menos comisiones, igualan lo depositado.»

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