Cómo reserva tu clienta su cita: de «Agendar» en tu tienda a la cita en tu agenda

Qué hace

Cuenta, de punta a punta, cómo reserva un servicio tu clienta y cómo llega esa cita a tu agenda:

• En la página de tu tienda las tarjetas dicen «Servicio» y sólo muestran una duración si todas sus opciones se reservan con cita. Una tarjeta con opciones con cita y sin cita no les atribuye una duración a todas. Al abrirla, las opciones con cita traen su duración y un botón «Agendar». Las opciones sin cita no muestran duración ni márgenes de agenda y se pueden agregar al pedido cuando la tienda está abierta y están disponibles. La app distingue las opciones de la misma manera.
• «Agendar» no reserva en la web: lleva a la app de Cuentela, con ese servicio. Si tu clienta todavía no tiene la app, la barra de descarga de la página le ofrece «Android» e «iPhone» o le dice que busque Cuentela en la tienda de apps de su celular. Si todavía no tiene tu tienda, la app la agrega y sigue con la reserva.
• En la app tu clienta elige el servicio, con quién (o «Quien tenga horario»), el día y una de las horas libres. Esas horas salen por la misma consulta de disponibilidad que usas tú al agendar.
• La cita viaja con el pedido. Al mandar el pedido, el pedido y la cita nacen juntos: la cita no espera a que aceptes el pedido.
• El estado con el que nace: «Confirmada»; o «Retenida» si el pedido es de pago con tarjeta, hasta que el pago llegue.
• Tu clienta la ve en «Mis citas» (en su app, abre tu tienda y toca «Citas»), y tú en tu Agenda.

Es distinto de la cita que agendas tú a mano en el calendario: ésa no espera ningún pago, nace «Retenida» y la confirmas tú con «Confirmar» antes de 15 minutos, sin aviso a tu clienta ni anticipo; ella también la ve en «Mis citas» si la agendaste con su nombre: citas. Todo esto necesita la Agenda de tu negocio: recibir citas de principio a fin.

Qué no hace

• La página de tu tienda no aparta horarios. En una opción con cita, «Agendar» lleva a la app para escoger prestador, día y hora. Una opción sin cita sí se puede comprar desde la página cuando la tienda está abierta; agregarla al pedido no ocupa agenda.
• No hay «Agendar» sin la agenda. Si el negocio no tiene plan, la agenda se pausa: el servicio se sigue mostrando y vendiendo, pero sin «Agendar» y sin cita.
• Una cita por servicio y por pedido. La app dice «Por ahora agrega cada servicio una vez por pedido para elegir su horario.»
• No aparta una hora sin internet. La app dice «Los servicios con horario necesitan señal para apartar la cita. Inténtalo cuando vuelva.»
• No inventa horas. Sólo ofrece las que el servidor dice libres, y al mandar el pedido el servidor las vuelve a comprobar.

Cómo se hace

1. Deja lista tu agenda

Da de alta el servicio con cita, a quien lo atiende y su horario: vender servicios, con cita o sin cita y prestadores y horarios. Sin eso no salen horas libres. Comparte tu tienda con tu clienta: compartir tu tienda.

2. En la página de tu tienda

1. Tu clienta abre el servicio y busca una opción con cita; ésta muestra su duración y «Agendar». Una misma ficha puede incluir opciones sin cita para agregar al pedido.
2. Toca «Agendar» en la opción con cita que quiere y continúa en la app para escoger prestador, día y hora.

3. En la app

1. La app abre la tienda. Si ya la tiene, el botón dice «Agendar servicio»; si no, «Agregar tienda y agendar». Si todavía no ha entrado a la app, guarda la tienda y el servicio y los retoma cuando entre.
2. En la ficha del servicio (si llegó desde «Agendar», su título es «Agenda» y el nombre del servicio), el campo «Servicio» deja elegir la opción; cada una dice su precio, y las que se reservan con cita muestran además su duración. Una opción sin cita no muestra duración ni márgenes de agenda.
3. En «¿Con quién?», elige el «Prestador», o deja «Quien tenga horario». Si tienes varios locales, las horas son las del local en el que compra.
4. En «¿Qué día?», elige la fecha. En «¿A qué hora?», toca una de las horas; junto al título dice «Hay N horarios».
5. Pulsa «Agregar al pedido · $…». La app dice «Servicio apuntado. Revisaremos el horario al mandar el pedido.» y la lleva al pedido.

4. El pedido

1. En «Hacer mi pedido», la sección «Agenda de servicios» muestra el horario elegido. Si quiere otro, «Cambiar horario».
2. Elige dónde la atienden y cómo paga: «Lo acuerdo con el negocio» («En efectivo o por transferencia, cuando te atiendan.»), «A mi cuenta» o «Con tarjeta».
3. Pulsa «Mandar el pedido · $…». La app dice «¡Listo, ya está pedido!» (si eligió «Con tarjeta» y falta pagar, «Tu pedido está guardado» y le ofrece pagar), enseña «Citas del pedido» con su horario y su estado, y ofrece «Ver mis citas», que lleva a «Mis citas».

5. En tu negocio

1. El pedido llega a «Pedidos» y la cita a tu «Agenda»: citas. En «Pedidos», un pedido que sólo lleva servicios se rotula «Por atender».
2. Si pagó con «Lo acuerdo con el negocio» o «A mi cuenta», la cita nace «Confirmada».
3. Si pagó con «Con tarjeta», nace «Retenida» (en la app dice «Pendiente de confirmar») y se confirma sola cuando el pago llega.
4. Cuando la atiendes, pulsa «Completar» en la cita y cobra ESE pedido: en la caja, en «Pedidos de la app», con «Cobrar $…: ya lo atendí»; o en «Pedidos» del panel. No le vendas el servicio otra vez. Sus puntos llegan cuando la cita está «Completada» y el pedido cobrado. Lee cobrar en la caja.

Qué pasa si…

…en la caja ves un pedido de tu clienta y en la Agenda su cita, y no sabes si son lo mismo. Son la misma reserva: la cita nació con ese pedido. En «Pedidos de la app» sale con su nombre, el servicio y «Falta cobrar $…»; ése es el cobro de la cita. Cóbralo ahí con «Ya puede pasar» y «Cobrar $…: ya lo atendí», y completa la cita en la Agenda con «Completar». Si además le vendes el servicio en la cesta, le cobras dos veces.

…la cita nace «Retenida» y el pago no llega. La retención dura 15 minutos. Si el pedido no queda pagado en ese tiempo, la cita se cancela con el motivo «Retención vencida» y la hora vuelve a quedar libre. Esa liberación ocurre cuando la agenda se consulta o se usa —al calcular horarios o al intentar una reserva—, no en el segundo exacto. Si la «Retenida» es una cita que agendaste tú en el calendario, no espera ningún pago: confírmala tú con «Confirmar» en la Agenda antes de los 15 minutos (citas).

…no salen horas. La app dice «No encontramos horarios libres ese día.» Ese día no hay hueco para ese servicio con la persona elegida (o con cualquiera, si dejó «Quien tenga horario»): prueba otro día u otra persona, o revisa el horario en prestadores y horarios.

…alguien se lleva la hora mientras tu clienta decide. Al mandar el pedido el servidor vuelve a comprobar la hora y, si ya no está libre, rechaza el pedido; la app muestra su aviso arriba del botón (por ejemplo «El recurso acaba de ser reservado en ese horario») y tu clienta elige otra hora. También lo rechaza si la hora no respeta la anticipación mínima o el máximo de días por delante de tu agenda o del servicio; los de tu agenda se definen en Agenda, en la pestaña «Configuración».

…el servicio no tiene botón «Agendar» en tu tienda. Revisa si esa opción se reserva con cita. Si no lleva cita, se puede agregar al pedido desde la tienda web cuando «Acepta pedidos por internet» está encendido y la opción está disponible; no reserva un horario. Sin plan, la agenda se pausa y los servicios se siguen vendiendo sin cita por los canales que tengas disponibles. Si la tienda web está cerrada, no aparece el botón para agregar y la ficha avisa que el negocio no está tomando solicitudes por internet. En una ficha mixta, «Agendar» corresponde sólo a las opciones con cita.

…el servicio de «Agendar» ya no está disponible. Si tu clienta toca «Agendar» sobre un servicio que ya no existe, que ya no es un servicio o cuya opción ya no está disponible, la app dice «Este servicio ya no está disponible para agendar.»

…se cancela la cita (tu clienta desde «Mis citas» o tú desde la Agenda). Si el pedido está abierto, sólo lleva servicios con todas sus citas canceladas, no se ha cobrado nada y no era de pago con tarjeta, el pedido se cancela con ella, con el mismo motivo. Un pedido pagado, de pago con tarjeta o con productos además del servicio no se toca. Lee citas.

Relacionados

• Recibir citas de principio a fin: del servicio en el catálogo a la Agenda — El camino completo para recibir citas —el servicio con cita en Catálogo, quien lo atiende con su horario y sus días libres, qué servicio hace cada quien y el trabajo diario de la Agenda— y qué falta para que salgan horas libres.
• Vender servicios, con cita o sin cita — Da de alta un servicio —un corte, una lavada, una reparación— para cobrarlo en la caja, ponerle hora desde el acuse o dejar que tu clientela lo reserve en tu agenda.
• Citas: ver horarios, agendar, confirmar, mover y cancelar — Cómo ves los horarios libres de alguien de tu equipo, agendas una cita, la confirmas para que no se cancele sola, y la mueves o la cancelas.
• Prestadores y horarios: quién atiende y cuándo — Da de alta a quien atiende citas, ponle su horario de la semana y sus días libres, dile qué servicios hace y ajusta las reglas de tu agenda.
• Compartir tu tienda: el enlace, el código y el QR — En Configuración, «Para compartir» tiene el enlace de tu tienda para mandarlo por WhatsApp, el código del negocio para dictarlo y el QR para imprimirlo en un cartel o bajarlo en PNG o SVG.
• Tienda en línea: que te pidan por internet — Abre tu tienda para que te pidan desde el enlace de tu negocio, con el envío ya sumado al total. Decide cuánto cobras por llevarlo, desde cuánto es gratis y cómo te pagan.
• Cuentela para servicios con cita — Para la barbería, la estética, el spa, la lavandería o el taller. Tus servicios con su precio y su duración, gratis; con la suscripción, la agenda con quién atiende y sus horarios, y citas que tu clientela te pide por WhatsApp.