Citas por WhatsApp: qué necesita tu negocio para que el bot las ofrezca

Qué hace

Cuando alguien le escribe a tu WhatsApp y pide «Agendar una cita» (así se llama la opción del menú), el agente Agenda de tu bot le aparta una cita. Le pregunta, en este orden:

1. «¿Qué servicio quieres agendar?»
2. «¿Con quién quieres tu cita?», con quien tenga horas libres y «Con quien esté libre». Con esa última, cada hora sale una sola vez, aunque haya varias personas de tu equipo libres a esa hora.
3. «¿Qué día te acomoda?»
4. «¿A qué hora?»

Después le dice «Te aparto … La cita queda al confirmar tu pedido.» y la pasa al agente Cobro, que cierra el pedido. Si eligió «Con quien esté libre», el aviso dice con quién quedó: «Te aparto … a las 12:00 con Lucía.». Las horas son las de la misma consulta de disponibilidad que usas tú al agendar, desde la siguiente hora en punto y por las próximas dos semanas. Antes de enseñarlas, si la persona todavía no está identificada, el bot pasa por su agente de identidad.

Si tu cliente lo dice todo en su primer mensaje, como «quiero una cita para corte mañana a las 10 con Lucía», el bot usa el servicio, el día, la hora y con quién, y no se lo vuelve a preguntar. Si a esa hora no hay lugar, dice «No tengo lugar a esa hora.» y le enseña las horas que sí hay ese día. Si ese día no hay nada, por ejemplo un domingo que cierras, dice «No tengo lugar ese día.».

La cita nace con el pedido. El bot no la crea al elegir la hora: cuando tu clienta confirma su pedido, el agente Cobro lo manda con el servicio, el prestador y la hora al mismo checkout que usa la app, y la cita queda en tu Agenda. Al confirmar, el bot le dice cuándo es («Tu cita: …», con el día y la hora) y, si paga en efectivo, «Lo pagas en efectivo en tu cita». Con qué estado nace lo cuenta cómo reserva tu clienta su cita.

Qué necesita tu negocio, todo junto:

• El agente «Agenda» encendido. Si nunca tocaste un interruptor, participan todos los agentes que estén disponibles.
• La herramienta Agenda encendida.
• La suscripción vigente.
• Un servicio dado de alta y disponible que se reserva con cita («Se reserva con cita» en el panel, «Se agenda» en la app).
• Al menos un prestador activo («Disponible para citas») que haga ese servicio.

No pide que ese prestador tenga su horario guardado: el agente puede estar disponible y no tener horas que ofrecer.

Qué no hace

• No aparta la hora mientras la persona decide. Si cuando confirma esa hora ya no está libre, por ejemplo porque otra persona la tomó, el bot dice «Ese horario se ocupó mientras cerrábamos. Vamos a elegir otro.»; si ya está muy cerca, «Ese horario ya es muy pronto para apartarlo. Vamos a elegir otro.» En los dos casos quita el servicio del pedido y regresa a elegir.
• No inventa horas. Si no hay ninguna en las próximas dos semanas, dice «Por ahora no hay horarios libres para … en las próximas dos semanas.» y ahí termina.
• No toma citas con el agente apagado. Y sin sus requisitos el agente no se puede encender: su interruptor sale apagado, sin poder tocarse, con «Para tenerlo necesitas Agenda con algún servicio y quien lo atienda.»
• No reprograma por WhatsApp. El único paso del bot sobre una cita ya hecha es cancelarla, en el agente «Mis pedidos» («¿Qué cita cancelo?»). Lee cuando tu clienta mueve o cancela su cita.
• No repite aquí lo de cada agente. Eso está en lo que atiende tu bot, agente por agente.

Cómo se hace

Dejar listo lo que el bot necesita

1. Da de alta el servicio con «Se reserva con cita»: vender servicios, con cita o sin cita.
2. En Agenda, pestaña «Prestadores y horarios», da de alta a quien lo atiende con «Agregar prestador» y enciéndelo para ese servicio en «Quién puede prestar cada servicio».
3. Guarda su horario, o el bot no tendrá horas que ofrecer. «Agregar prestador» no lo guarda, aunque al pulsar «Editar» en su renglón ya veas de lunes a sábado, de 09:00 a 18:00, encendidos: eso lo propone la pantalla, no está guardado. Ajústalo y pulsa «Guardar prestador y horario», aunque no cambies nada; sale «Prestador y horario guardados.». Más en prestadores y horarios.
4. Compruébalo sin esperar a tu clienta: en Agenda pulsa «Nueva cita», elige el servicio y a esa persona, pon en «Fecha y hora» un día que trabaje y pulsa «Ver horarios disponibles». Si salen botones con horas, tu bot ya tiene qué ofrecer y no hay que tocar nada en «Ventas por WhatsApp». Si no sale ninguno, lee «Qué pasa si…».

Encender el agente

1. Entra a «Ventas por WhatsApp» y abre «Configuración». Sólo la ve la dueña o el dueño.
2. Baja a «Quién contesta y qué atiende».
3. Enciende el interruptor «Agenda». Si sale apagado y no lo puedes tocar, te falta algo de lo anterior: la línea de abajo dice qué.

Qué pasa si…

• …el interruptor «Agenda» sale apagado y no lo puedes tocar. Falta alguna de las cinco cosas de arriba. Revisa que la herramienta Agenda esté encendida, que tu suscripción siga vigente, que haya un servicio con cita disponible y que alguien activo lo haga.
• …el bot dice «Por ahora no hay horarios libres para … en las próximas dos semanas.» Ese mensaje sólo sale con el agente «Agenda» encendido y un servicio con cita: no es el interruptor. Falta una hora libre en esos 14 días, y lo más común es que quien lo atiende no tenga su horario guardado. Su ficha no lo delata: enseña de lunes a sábado, de 09:00 a 18:00, encendidos aunque nunca se haya guardado, y el «Disponible» de su renglón es «Disponible para citas», no su horario. Si nunca pulsaste «Guardar prestador y horario», en Agenda, pestaña «Prestadores y horarios», pulsa «Editar» en su renglón y «Guardar prestador y horario». Si ya estaba guardado, revisa que esa persona esté encendida para ese servicio en «Quién puede prestar cada servicio», que no tenga una excepción que cierre esos días y que la anticipación mínima y los días por delante de tu agenda dejen horas en esas dos semanas (citas). No hace falta tocar nada en «Ventas por WhatsApp»: el bot busca las horas cada vez que le piden una cita. La conversación que terminó así no se reanuda sola: cuando tu clienta vuelva a pedir su cita, ya le ofrece días y horas.
• …sumas a otra persona que atiende. Hazle lo mismo: «Agregar prestador», «Editar» y «Guardar prestador y horario», y enciéndela en «Quién puede prestar cada servicio» para cada servicio que hace. Mientras no tenga horario guardado, el bot no la ofrece en «¿Con quién quieres tu cita?», pero sigue ofreciendo a quien sí lo tiene.
• …el bot no pregunta el servicio o con quién. Si sólo hay un servicio con cita, o una sola persona con horas libres, o si tu cliente ya lo dijo en su primer mensaje, no lo pregunta y pasa a lo siguiente: con un servicio y una persona, en cuanto confirma quién es tu clienta le pregunta «¿Qué día te acomoda?».
• …el bot dice «No tengo lugar a esa hora.» o «No tengo lugar ese día.». Tu cliente pidió una hora o un día concreto en su primer mensaje y no hay lugar. Con «No tengo lugar a esa hora.» le enseña las horas libres de ese día y puede elegir otra. Con «No tengo lugar ese día.» ese día no tiene ninguna hora libre, por ejemplo porque tu negocio cierra. Si no esperabas que estuviera cerrado, revisa lo mismo que en «Por ahora no hay horarios libres…»: el horario guardado de quien atiende y sus excepciones.
• …apagas el agente, apagas la herramienta Agenda o se vence tu suscripción cuando alguien ya eligió su hora. Al confirmar, el pedido con cita se rechaza con «Este negocio no agenda citas por WhatsApp» y no se crea la cita.

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